3 Работа со списком документов

Информация о списке выводится в его начале и содержит общее количество объектов в списке и поясняющий текст. Каждый объект списка представлен в виде аннотации – пиктограммы (с полным перечнем которых можно ознакомиться в электронном справочнике-подсказке, являющемся неотъемлемой частью программного комплекса) и краткой характеристики объекта с точки зрения его назначения, содержания, вида и других особенностей [6].

Для быстрого ознакомления с документом стоит воспользоваться аннотацией к документу. Она позволит, не открывая документ, ознакомиться с ним и понять, подходит ли он нам. Для этого кликнем мышкой на значок «Аннотация».

Списки документов или материалов по результатам интеллектуального поиска можно отфильтровать, чтобы получить нужные объекты по заданным параметрам, а по результатам атрибутного поиска – отсортировать, чтобы расположить объекты списка (документы, тематики, рубрики, другие материалы) в требуемой последовательности.

Отметим: результат, который выдает в ИПС «Кодекс» «Интеллектуальный поиск», отличается от того, который выдают «Поиск по атрибутам» и «Судебный аналитик». Если два последних выдают просто список документов, то «Интеллектуальный поиск» выдает еще и ссылки на справочные материалы, которые располагаются наверху списка. В основном же списке присутствуют только законодательные акты. Все остальные документы (комментарии, консультации, корреспонденция счетов, формы, судебная практика и т.д.) можно увидеть, кликнув по соответствующим ссылкам на боковой панели.

Однако есть и недостаток в том, как предоставляется информация в списке ИПС «Кодекс». Это касается вопросов-ответов и судебных решений. Когда поиск выдает общий список консультаций, не всегда понятно, какая из них затрагивает именно интересующий пользователя вопрос. Дается просто краткий заголовок, в то время как в ИПС «Консультант Плюс» вопрос пишется целиком уже в самом списке, и легче разобраться, которая из ситуаций «наша» [4].

В ИПС «Кодекс» по умолчанию выпадает список, отсортированный комплексно: по дате, юридической силе и релевантности. Только по юридической силе сортировать, как в системах «Консультант Плюс» и «Гарант», нельзя.

К результатам интеллектуального поиска применяется фильтр по атрибутам, который содержит набор полей из атрибутного поиска.

К списку результатов атрибутного поиска применяются в фильтре его же параметры, но с возможностью сортировки. Например, по названию – значит, по алфавиту. По номеру – значит, в соответствующем порядке.

Однако возможности выбрать документы определенного вида в результатах атрибутного поиска нет.

4 Печать документов и списков, сохранение и передача в ms Word

КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА В ТЕКСТОВЫЕ РЕДАКТОРЫ

Для открытия документа или его части в текстовом редакторе используем команду «Открыть в Word», вызвав ее из функционального или контекстного меню.

В результате выполнения команды будет открыт новый документ текстового редактора, содержащий текст или фрагмент текста документа. Если текстовый редактор не был открыт ранее, то он запустится автоматически.

Пользователь ИПС «Кодекс» может скопировать документ целиком или его фрагмент в буфер обмена. Для этого надо воспользоваться командой «Копировать», вызвав ее из контекстного меню или при помощи комбинации клавиш Ctrl+C, после чего можно вставить скопированный документ или часть документа в любой текстовый редактор.

СОХРАНЕНИЕ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В ФАЙЛ

Для сохранения документов в файл в формате .rtf используем команду «Сохранить в файл», выбрав соответствующий пункт функционального или контекстного меню.

В диалоговом окне можно выбрать имя файла и тип файла.

ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА

Для вызова диалога печати используем команду «Печать» функционального или контекстного меню.

Диалоговое окно «Предварительный просмотр» позволяет:

– начать процесс печати;

– изменять настройки параметров печати;

– изменять масштаб просмотра документа;

– изменять ориентацию бумаги;

– указывать количество страниц на листе;

– настроить колонтитулы;

– увеличить масштаб печати;

– уменьшить масштаб;

– выбрать размер;

– закрыть окно печати.

СОХРАНЕНИЕ И ПЕЧАТЬ ОБРАЗЦОВ И ФОРМ ОТЧЕТНОСТИ

Для работы с образцами и формами отчетности пользователям ИПС «Кодекс» доступен сервис «Оригиналы форм». Он позволяет не только знакомиться с ними, но и редактировать и печатать их в соответствии с оригинальной структурой (сохранением всех необходимых отступов и полей).

При открытии образца или формы, для которых доступен сервис, в верхней части экрана перед самой формой пользователь увидит соответствующую информацию. В данной информации содержится краткая справка по сохранению и печати оригинала формы, а также ссылка на «Руководство по выводу форм отчетности на печать».

Пользуясь соответствующими значками, нетрудно перенести данную форму для заполнения и печати в ассоциированных приложениях, например, редакторах Microsoft Word или Microsoft Excel.

Наряду с вышесказанным, можно отметить, что в системах «Кодекс» содержатся графические копии (сканер-копии) документов, при работе с которыми существуют некоторые особенности.

Для быстрого и удобного просмотра графического образа документа в информационном окне отображается панель просмотра, при помощи которой пользователь может:

– изменить масштаб просмотра;

– быстро перейти к нужной странице или перейти к следующей странице последовательно.

Графические объекты сохраняются в формате *.tif с помощью команды «сохранить в файл» функционального меню или контекстного меню.

В дальнейшем файлы можно просматривать в любом графическом редакторе, поддерживающем этот формат. Часто эти файлы имеют несколько страниц. Поэтому для их просмотра необходимо выбрать графический редактор, поддерживающий показ многостраничного tiff-файла.

Для поиска в тексте сканер-копии используется сервис «Найти в тексте». По результатам поиска в левой части окна пользователь увидит «подборку цитат» по искомой фразе, также в сканер-копии будут выделены строки с искомой фразой.