5.6. День народження в колективі

Традиція відзначати свята і дні народження співробітників в колективі сама по собі хороша, але ніж менший розмах має торжество, тим краще. У „складщині” для покупки подарунка не зобов'язані брати участь всі члени колективу. Бере участь тільки той, хто хоче. Яке-небудь примушення неприпустимо. Колегу можна привітати окремо від інших, сказавши при цьому: «Подарунок від Олександра Н. і мене».

Приймаючи поздоровлення, іменинник встає. У відповідь він може запропонувати скромне пригощання (кава, тістечко). Не потрібно пригощати дуже широко. У робочій обстановці це недоречно і до того ж як би зобов'язує до подібного наступного іменинника. Якраз такі речі іноді перетворюють хорошу традицію на лихо.

Якщо в подарунок отримані солодощі, ними слід пригостити товаришів. Можна понести коробку з собою тільки в тому випадку, якщо ви передбачливо принесли цукерки з будинку. Отримані в подарунок квіти слід понести додому.

День народження керівника відзначають залежно від традиції, що склалася в установі. Сама відповідна форма поздоровлення керівника — поставити квіти на його письмовий стіл. Якщо ж співробітники неодмінно хочуть піднести подарунок, то краще всього виглядають «нейтральні» і недорогі речі, наприклад, солодкості (якщо їх люблять), рідкісні фрукти, попільничка або інші дрібниці для письмового столу, альбом, книги. У невеликих колективах можна практикувати і такі подарунки, як гаманець, портфель, рукавички.

Збір грошей на подарунки до днів народження, що іноді практикують на роботі, вельми спірний захід. Багато хто сприймає це як нескінченне посягання на їх гаманець і беруть участь тільки тому, що не хочуть «відриватися від колективу». Подарунок, що з'явився результатом такої примусової кампанії, навряд чи буде зроблений від душі. Тому краще відмовитися від крупних зборів на подарунок. Якщо ж найближчі колеги по роботі поклопочуться про те, щоб прикрасити робоче місце «новонародженого» і приготувати для нього яку-небудь приємну дрібничку, то це дуже хороший звичай, який слід зробити традицією. Якщо в приготуванні подарунка брало участь велике число співробітників, то всі підписуються під поздоровленням, а подарунок разом з поздоровленням винуватцеві торжества передає «делегація» від імені всіх інших.

5.6. Службовий етикет секретаря керівника

Секретаріат — дуже важливий підрозділ в організації. Перефразовуючи відомий вислів про театр, який починається з вішалки, можна сказати, що організація починається з секретаріату (приймальні). Секретаріат — обличчя організації.

Співробітники секретаріату звільняють керівника (шефа) від багатьох робіт адміністративного характеру, сприяють тій організації праці, яка найбільш прийнятна для нього, тобто звільняють його від роботи рутинного або організаційного характеру, тим самим дають можливість зосередитися на основних напрямах діяльності.

Співробітники секретаріату відповідають на телефонні дзвінки, приймають і відправляють повідомлення факсом, встановлюють телефонну і інші види зв'язку для шефа, підбирають потрібну інформацію, оформляють документи для службових відряджень, беруть активну участь в підготовці і проведенні прийому відвідувачів, приймають від відвідувачів документи на підпис шефові і т.п.

Межі діяльності і відповідальності секретаріату вельми різні: вони залежать від масштабу організації, особливостей характеру функціонування організації, від особових рис того менеджера, якого даний секретаріат обслуговує, і т.п. Секретаріат може складатися з однієї людини — секретаря, а може бути розгалуженою і численною службою.

Робота секретаріату багато в чому визначає ефективність діяльності того менеджера, якого він обслуговує.

Розглянемо вимоги ділового етикету по відношенню до секретаря. Для зручності викладу матеріалу говоритимемо про одного секретаря, хоча набір секретарських обов'язків може бути вельми обширний і вимагати більшого числа співробітників.

Як правильно говорити: «секретар» або «секретарка»? Річ у тому, що у французькому, італійському і деяких інших мовах є рівноправні терміни: «секретар» (чоловіч. роду) і «секретарка» (жін. роду). У російській мові немає цього терміну в жіночому роді. «Генеральша» і подібні словесні конструкції позначали в колишні, дореволюційні часи не формальну посаду, а ту персону, яка була дружиною людини, яка мала посадовий статус генерала. Зараз термін «генеральша» зник з ужитку, будучи заміненим словосполученням «дружина генерала». До речі, такі слова, як «учителька», «майорша», до цих пір уживаються малоосвіченою частиною населення, безвідносно до того, чи має дана особа посаду вчителя і є при цьому жінкою (вчителька) або має статус дружини вчителя-чоловіка.

Виходячи з сказаного, можна зробити висновок: оскільки в російській мові немає граматичної конструкції для жінки-секретаря, не слід займати місце відсутньої граматичної форми помилковою формою «секретарка». Незалежно від статі особи, що посідає цю посаду, слід використовувати граматичну форму «секретар».

Професійний секретар повинен мати високий рівень особистої культури, знання, потрібні для виконання посадових обов'язків, і уміти використовувати їх на практиці в повсякденній діяльності.

Робота секретаря більшою мірою, чим інших співробітників, вимагає знань правил ділового етикету, а також певних природних якостей — доброзичливості, оптимізму, врівноваженості, стриманості, відчуття власної гідності.

Секретар — одна з найважливіших посад організації, оскільки він контролює проходження і правильне оформлення документів, отриманих від свого керівника. Якщо яка-небудь третя особа формує і друкує той або інший документ, секретар тримає цей процес під контролем.

Секретар своєчасно повинен нагадати про майбутні ділові зустрічі і допомогти менеджерові до них приготуватися. Секретар має тактовно, м'яко, але одночасно рішуче позбавляти свого керівника від небажаних або зайвих контактів з відвідувачами. Таке завдання виникає протягом навіть одного дня багато разів.

У тандемі «керівник — секретар» обов'язки є не тільки у секретаря, але і у другої партнерської сторони. Менеджер, у свою чергу, повинен інформувати секретаря про своє місцеперебування (якщо він йде з кабінету), про свої ділові наміри на найближчий час і т.п., оскільки секретар повинен мати рацію щоб відповісти на питання: «Коли прийде пан N?», чи «Отримав пан N мої документи?» і т.п.

Зарубіжні бізнесмени в приватних розмовах, а іноді в ділових листах, виражають подив і незадоволеність тим, що секретарі російських бізнесменів далеко не завжди мають в своєму розпорядженні потрібну інформацію про те, коли, де і за яких умов можна побачитися з їх шефом, і не можуть відповісти на досить примітивні питання в рамках сфери своєї передбачуваної компетенції.

Вкажемо на основні обов'язки секретаря і відповідні вимоги ділового етикету.

Робота з поштою. Секретар розкриває пошту, що приходить на ім'я керівника, сортує її. З дозволу свого керівника секретар може сам відповісти на деякі нескладні листи. В деяких випадках секретар може ухвалити рішення про передачу ділових листів іншим співробітникам, якщо, наприклад, керівник у відпустці або відсутній достатньо довго з інших причин.

Існує також наступна практика роботи з поштою. Менеджер, проглядаючи ділові листи і іншу ділову кореспонденцію, коротко повідомляє секретаря, що і як потрібно відповісти на той або інший лист, а секретар потім самостійно пише відповіді, завершуючи лист відповідними «формулами ввічливості», друкує лист (або організовує друкування) і передає його на підпис. Для самостійного написання ділового листа потрібна висока кваліфікація секретаря, знання ділової кореспонденції, принципів її складання і оформлення.

Неприпустимо для секретаря накопичувати нерозпечатану, нерозібрану пошту, довго не давати відповіді на одержані ділові листи.

Телефонні розмови. Вони повинні бути гранично ввічливими, інформацію слід передавати стисло, відповідати на питання повно, щоб не викликати потік нових питань. Форма відповіді на телефонний дзвінок «Алло» в діловій обстановці недопустима, оскільки це неофіційна відповідь. Відповідаючи на дзвінок, слід назвати організацію (або її відділ, якщо організація чимала) або посаду особи, секретарем якої є той, хто зняв трубку (наприклад, «Приймальня ректора М»), потім сказати: «Слухаю Вас».

Поточна робота. Щодня на початку робочого дня секретар повинен проглянути свої колишні записи про справи, намічені на даний день, виділити серед них головні і невідкладні і приступити до їх виконання. Документи слід зберігати в теках, кожна з яких має спеціальне призначення.

Ділові зустрічі. Секретар нагадує своєму шефові про ділові зустрічі, готує до них необхідну документацію, оформляє матеріали результатів зустрічі, контролює терміни виконання рішень, прийнятих в ході ділової зустрічі.

Секретар також виконує ряд інших робіт по вказівці свого керівника.

Вимоги ділового етикету до зовнішнього вигляду і манер секретаря достатньо прості, проте ступінь їх виконання часто служить підставою для формування певної оцінки не тільки шефа як ділової людини, але і організації в цілому. Тому якщо секретар — жінка, недопустимі надмірна косметика, зайві прикраси (довгі сережки, багато кілець).

Переважний одяг для секретаря такий, як і для будь-якої ділової жінки, — костюм або строге плаття. Виключені джинси і інший одяг з джинсової тканини, лосини, брюки в обтягування; шорти, майки і т.д. Не можна знаходитися на роботі в босоніжках, спортивному взутті, без панчох.

Секретар виконує окрім інших і представницьку функції в організації, тому у нього повинен бути доглянутий вигляд, одяг потрібний елегантний, модний, але в помірному прояві (наприклад, довжина спідниці допускається по коліна, але не вище).

Секретар має особисті контакти з великою кількістю людей: це і співробітники організації (проте якщо організація велика, то секретар особисто знайомий далеко не зі всіма); це і сторонні відвідувачі, також не завжди знайомі. Про необхідність дотримувати ввічливість, такт, люб'язність при таких контактах мовилося вище.

Можна стверджувати, що етика ділових відносин особливо вимоглива до секретаря, хоча саме робота секретаря дає привід, щоб не сказати «спокусу», більше, ніж на інших посадах, відступити від істини, тобто порушити етичні принципи. Як підтвердження приведемо цитату з одного джерела рекомендацій по діловому етикету (проте тактовно не указуватимемо автора і назву джерела): «Шеф використовує також свій робочий час для... занять, присвячених головним проблемам установи, якою він керує: готує доповіді або готує переговори із зарубіжними клієнтами. Це вимагає тиші і спокою. Секретарка (-«ша»!) в даному випадку охороняє шефа від небажаних візитів співробітників і відвідувачів. Одним говорить, що шефа немає, а іншим — що у нього відвідувач, третім — що він готується до важливої розмови».

Залишається тільки поспівчувати тим читачам, які із старанністю вивчатимуть рекомендації, подібні останньою, тому що такі вказівки можна назвати «рекомендаціями по неетичній поведінці секретаря».

На закінчення можна ще раз послатися на відому істину: внутрішня особиста культура — основа етичної поведінки і слідування нормам ділового етикету.