6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

2) з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах

бумаги, підписує виконувач). Приклад укладення службової записки: Відділ стандартизації Головному технологові СЛУЖБОВА ЗАПИСКА 25.09.00 №72-15/138 Про подання матеріалів до проекту СТП

Прошу в термін до 5 жовтня 2000 року подати до відділу стандартизації перелік фрез, що використовуються на підприємстві, для занесення до стандарту підприємства «Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору.»

Начальник відділу стандартизації (підпис) П. Р. Діденко

20)Протокол - це документ, що відбиває процес і результати постійно діючих та тимчасових колегіальних органів, фіксує проведення різних зборів, засідань, нарад тощо.

Протоколи бувають стислі (у яких переважно оформляють лише ухвали), повні (стисло записуються виступи доповідачів, інших осіб, що беруть участь у роботі колегіального органу, формулюються ухвали), стенографічні (дослівно фіксується весь хід засідання колегіального органу).

Протокол оформляє спеціально призначений (або обраний) працівник - секретар, який пише чернетку під час роботи колегіального органу (зборів, засідання, наради), доопрацьовує текст документа після засідання і, узгодивши його з учасниками заходу (при потребі), подає на підпис керівникові (голові) колегіального органу (зборів, наради, засідання тощо).

Протоколи роботи колегіальних органів (засідань, нарад, зборів) підписують голова (керівник органу) та секретар, а протокол засідань комісії - усі члени комісії.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва заходу, який протоколюється (нарада, засідання, збори).

4. Назва організації, підприємства, установи, де відбувалися збори, нарада чи конференція.

5. Дата проведення заходу (пишеться ліворуч).

6. Місце проведення заходу (місто Львів - записуємо м. Львів, праворуч на рівні дати проведення заходу.

7. Посада, прізвище та ініціали керівників зборів, нарад, конференцій (голови, секретаря, членів президії, членів постійно діючого колегіального органу).

8. Кількісний склад учасників заходу. Якщо є 10-12 осіб, то можна вказати всіх присутніх. Якщо ж склад зборів, засідання, наради великий, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист. Так само оформляється кількість відсутніх.

9. Порядок денний (питання, які розглядаються на заході, формулюють у називному, а не в знахідному відмінку однини).

10. Текст протоколу, який складається з окремих розділів відповідно до пунктів порядку денного; кожний розділ подають за схемою: "СЛУХАЛИ:", "ВИСТУПИЛИ:", "УХВАЛИЛИ:". Ці слова треба писати великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку. Кожний розділ подаємо з абзацу.

11. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок (якщо потрібно).

12. Підписи керівників зборів (засідання, наради) - голови, секретаря

Іноді фізична або юридична особа потребує для користування не повний текст протоколу, а лише ту частину, яка стосується розгляду окремого питання. У цьому випадку оформляють витяг з протоколу.

Реквізити: