32) Документ – це матеріальний об»экт, що містить закріплену певним способом інформацыю для ъъ фіксацїї та передавання у часі і просторі.

За способом фыксацыъ: письмові,графічні, фото,кіно,фоно,відео

За змістом: адміністративні,комерційні,бухгалтерські, кадрові,фінансові,

За походженням: офіційні і особисті

За спеціалізацією: фінансові,адміністративні,загальні

Та ін..

Досконалий текст відзначають: достовірність викладеної інформації,точність,логічність,лаконічність, аргументованість,

6)Розпорядчі документи.Розпорядження - це правовий акт управління державного органу.

Розпорядження належить до розпорядчих документів, які видаються вищими і центральними органами державного управління, а також керівниками підприємств, установ із метою вирішення важливих завдань.

Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Реквізити розпорядження та інших розпорядчих документів:

1. Герб України (або слово УКРАЇНА).

2. Автор (назва органу управління, що видає документ).

3. Назва виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Місце видання.

7. Заголовок.

8. Текст.

9. Підпис.

10. Печатка.

11. Гриф погодження (у разі необхідності)

3)Формуляр-зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності, загальноприйнятій суспільством.

Реквізит – це структурні елементи із яких скл. документ. Держ. герб зображ. на бланках держ. установ, друкованих орнаментах держ. влади й держ. управ., на службових посвідченнях, штампах з обов’язковим додержанням пропорцій зображ. герба. Герб розміщений посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою док. Емблема орг-ції чи під-ва – умовне символічне граф. зобр., що реєструється відповідним чином. Емблемами орг-цій можуть бути: діючий товарний знак, малюнок, абревіатура,всіляки комбіновані зображення. При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташована у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки. Код п-ва, установи, орг-ії пишеться у верхньому правому кутку. Назва міністерства або відомства пишеться у верхньому лівому кутку або посередині стор. Повна назва п-ва, установи чи орг-ії автора документа вказана у верхньому лівому кутку. Назва структурного підрозділу вказана у верхньому лівому кутку. Індекс п-ва зв’язку, поштова й телеграф. адреса установи розташ. у верх. лів. кутку й оформ. відповідно до поштових правил.

Дата документа надається днем його підписання або затвердження на бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо док. скл. не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2007) або цифровим; трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік (17.06.07). Гриф затвердження ставиться у верхній правій частині док. Затвердження – спосіб засвідчення після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: слово “затвердження”, назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила док; дата затвердження. Гриф узгодження – розрізн. 2 форми узгодження документу: внутрішнє і зовнішнє. Цей реквізит складається із: слова “ узгоджено ”; назва посади службової особи, з якою

узгоджено документ та назви установи; особистого

підпису; його розшифрування; дати. Грифи узгодження розташ. нижче від реквізиту “ підпис ” або на окремій сторінці. Резолюція ставиться у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте ін. реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Склад. з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; вказівка на порядок вик. документа; термін вик. док.; особистий підпис керівника; дата. Заголовок до тексту – друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею док. і здебільшого починається з прийменника “про”; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст док.

. Підписують перший примірник документа. До складу підпису входять:

- зазначення посади (ліворуч);

- ініціали й прізвище особи, що підписала документ ( праворуч);

- підпис (посередині).

Підписи к-кох службових осіб на документах розт-ся один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді.

Печатка прикладається до документів. що вимагають особливого засвідчення. Печатки є чергові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб.

Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядних документів при їх розсиланні.

Засвідчення копій – у правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця, підпис.

Відмітка про виконання розміщуєтьсь в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа. Містить такі елементи: стислу довідку про виконання; слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Складається із скороченої назви організацій, що отримала документ та дата його надходження.

5)Положення — це правовий акт, який встановлює основні прави­ла організаційної діяльності державних підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складаються пере­важно при створенні нових підприємств або установ. Ці документа можуть бути як типовими, так і індивідуальними Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств склада­ються на базі типових

Типові положення, як правило, затверджуються вищими органа­ми управління, індивідуальні - керівниками підприємств, органі­зацій, установ.

Положення повинно мати такі реквізити: найменування виду до­кумента, герб, назва установи, дата, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

Текст звичайно складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Майно та кошти підприємства.

3. Виробнича та господарча діяльність.

4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація та ліквідація установи, організація підприєм­ства.

У першому розділі вказуються мета створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні за­вдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями, підрозді­лами.

У другому розділі вказуються основні та оборотні кошти, поря­док придбання майна, амортизаційні відрахування та їх призна­чення, прибуток, відрахування на премії робітникам та службов­цям, житловий фонд, службові приміщення, порядок використову­вання надлишків невикористаних оборотних коштів.

В інших розділах регламентується виробнича та господарча діяльність підприємства.

Залежно від специфіки діяльності в положенні можна також ві­добразити процес капітального будівництва, винахідництва та ра­ціоналізації, стан матеріально-технічного забезпечення.

Статут — це зведення правил, які регулюють:

а) основи організації та діяльності підприємств і установ певної галузі господарства;

б) умови створення, склад, будову та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління;

в) конкретну сферу діяльності організації. Як приклад розглянемо статут залізниці. Він містить такі реквізити: гриф затвердження вищою організацією або органом управління;

найменування виду документа (статут); заголовок; текст.

Текст складається з таких розділів:

1. Загальні положення, де розкриваються мета, завдання залізниці, її функції, чинність статуту за об'єктами та суб'єктами.,

2. Головна діяльність, її зміст.

3. Планування та облік робіт.

4. Призначення допоміжних служб.

5. Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.

6. Специфічні особливості діяльності (перевезення пасажирів, вантажів, пошти).

7. Відповідальність організації за належне виконання зобов'я­зань та порядок вирішення спорів, подання претензій. Звичайно текст статуту поділяють на статті (пункти), які групуються в розділи (позначаються римськими цифрами).

Інструкція — це правовий акт, який видається органами державного управління для прийняття правил, що регулюють організа­ційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні види діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Кожна інструкція повинна бути затверджена вищими органами або керівниками організацій (з номером і датою видання).

Інструкція крім грифу затвердження має такі реквізити: найме­нування її виду, короткий зміст (заголовок), текст, посаду та прі­звище особи, відповідальної за її складання, її підпис, дату і номер (індекс) за класифікатором.

Текст подають в логічній послідовності, групують за розділами, поділяють на параграфи (позначають арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією. Розділи ве­ликих інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти — арабськими.

Правила — це службові документи, які визначають настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки.

За формою та змістом правила схожі на інструкції, іноді вони бу­вають їх складовою.

Реквізити правил:

1. Гриф затвердження.

2. Вид документа (правила).

3. Заголовок (короткий зміст призначення правил).

4. Дата та номер.

5. Текст (може складатися з пунктів).

6. Підпис особи, що відповідає за складання правил. Правила обов'язкові для виконання.

7) Наказ - розпорядчий документ, який видає керівник під­приємства, організації, установи на правах єдиноначальності і відповідно до своєї компетенції.

Наказ видають на підставі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

За призначенням накази поділяються на накази із загальних питань (з питань основної діяльності) і накази з особового складу.

Накази із загальних питань поділяють на ініціативні та ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.

У наказах з особового складу мова йде про призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, різні заохочення працівників, про нагороди та стягнення.

Ініціативні накази видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації чи підприємства.

Накази на виконання розпоряджень вищих органів видають, якщо створюють, реорганізовують або ліквідовують структурні підрозділи, якщо затверджують положення про структурні підрозділи, підсумовують діяльність установ, затверджують плани тощо.

Реквізити6

1. назва установи,що видає наказ

2. назва документа

3. дата підписання наказу

4. номер наказу

5. Місце видання

6. заголовок до тексту

7. текст наказу

10)Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб.

Заяви бувають від організацій чи від установ (їх пишуть, переважно, на готових бланках) і особисті. Адресатом може бути посадова особа або організація чи установа.

Розрізняють заяви прості (які містять лише прохання) та складні (у яких викладено мотивацію прохання). Якщо до заяви долучаються документи, то подається їх перелік.

Реквізити:

1. Адресат (назва організації або службової особи, якій адресована заява).

2. Адресант (прізвище, ім'я, по батькові особи, якщо потрібно -домашня адреса, посада; в окремих випадках паспортні дані).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Додаток (тільки у складній заяві).

6. Дата.

7. Підпис.

8) Автобіографія - це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст автобіографії, у якому вказується такі дані:

- прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку однини;

- дата народження;

- місце народження: місто (село, селище); район; область; держава (якщо особа, котра пише автобіографію, народилася в іншій країні);

- відомості про навчання (подаються в хронологічній по­слідовності, вказуючи повну назву всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);

- відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності назви місць праці й посад, час праці на тій чи іншій посаді, у тій чи іншій установі);

- відомості про громадську роботу;

- відомості про склад сім'ї - батько, мати, брат, сестра, (чоловік або дружина, діти); (вказується повністю прізвище, ім'я, по батькові у називному відмінку однини (для матері та дружини - дівоче прізвище), рік народження, посада і місце праці (для тих хто навчається - факультет і повну назву навчального закладу).

3. Дата (ліворуч).

4. Підпис (праворуч).

9)Резюме - це документ, у якому коротко викладаються Ваші особисті, освітні та професійні дані. Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, у якому вказується:

- домашня адреса, телефон, факс, е-таіі;

- ім'я, прізвище;

- мета, з якою створюється документ;

- дані про особу (дата народження; сімейний стан; національність (якщо потрібно);

- відомості про освіту (повиє найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися; ступінь володіння чужоземними мовами (якщо потрібно);

- відомості про професійний досвід (яку посаду займає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);

- відомості про публікації (якщо потрібно);

- інша інформація (на вимогу роботодавця).

3. Дата.

4. Підпис.

11)Контракт — це особлива форма трудового договору, в якому термін його дії, права й обов'язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору встановлюються угодою сторін. Сторонами в контракті є підприємство (роботодавець) в особі керівника та працівник.

Реквізити контракту такі:

1) назва документа із стислим обгрунтуванням його призначення (на виконання обов'язків ... , на управління підприємством тощо);

2) дата й місце підписання;

3) орган, що наймає керівника;

4) посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кого наймають;