12.2.Организация проведения поставок

В процессе организации проведения поставок происходит получение предложений от продавцов, выбор продавца и заключение контрактов (табл. 12.3).

Таблица 12.3.

Организация проведения поставок

Входы в процесс	Методы и инструменты	Выходы из процесса
План управления проектом Документация по поставкам Критерии выбора поставщиков Список аттестованных поставщиков Предложения поставщиков Документация проекта Решения «производить или покупать» Соглашения о партнерстве Активы организационного процесса	Конференции контрагентов Методы оценки предложений Независимые оценки Переговоры о поставках Экспертная оценка Рекламные объявления Поиск через Интернет	Выбранные продавцы Решение о заключении контракта Календари ресурсов Запросы на изменения Обновления плана управления проектом Обновления документации проекта

Предложения — это подготовленные поставщиком документы, описывающие намерения и возможности поставщика поставить продукты или услуги, указанные в документации по поставкам:

• готовятся в соответствии с требованиями, изложенными в документации по поставкам;

• представляют собой официальную, имеющую юридическую силу оферту. (Таким образом, предоставляя предложение заказчику, поставщик не имеет юридического и морального права отказаться от заключения договора.

При выборе поставщика используются:

• система весов;

• экспертные оценки;

• система рейтинговых оценок поставщиков;

• система отсева.

Контракт — это взаимно согласованный документ, обязывающий заказчика и подрядчика выполнить оговоренные условия. Споры по контракту решаются в судебном порядке.

Основные разделы контракта:

• содержание работ или результаты;

• расписание выполнения работ;

• вид и периодичность отчетности по исполнению;

• обязанности и ответственность сторон;

• цены и порядок оплаты;

• критерии приемки;

• гарантийные обязательства и поддержка продукта;

• штрафные санкции;

• механизм прекращения действия контракта и разрешения споров.

12.3.Администрирование поставок

Администрирование поставок — процесс проверки, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям. Управление контрактами также имеет компоненты управления финансами (табл. 12.4).

Таблица 12.4.

Администрирование поставок

Входы в процесс	Методы и инструменты	Выходы из процесса
Документация по поставкам План управления проектом Контракт Отчеты об исполнении Одобренные запросы на изменения Информация об исполнении работ	Система управления изменениями контракта Анализ исполнения поставок Инспекции и аудиты Отчетность по исполнению Схемы оплаты Администрирование претензий Система оперативного учета	Документация по контракту Обновления активов организационного процесса Запрошенные изменения Обновления плана управления проектом

Система управления изменениями контракта — определяет процесс внесения изменений в содержание контракта. Система включает документы, системы отслеживания, процедуры разрешения конфликтов и уровни иерархии, на которых производится авторизация изменений. Система управления изменениями контрактов должна быть интегрирована в систему общего управления изменениями.

Инспектирование и аудит — проводятся по требованию покупателя и поддерживаются продавцом на основании положений контракта. Они могут проводиться во время исполнения проекта, и предназначены для определения недостатков в процессах выполнения работ продавцом или в результатах работ. Некоторые команды инспекций и аудита могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся поставками, если это предусмотрено условиями контракта.

Отчетность по исполнению — предоставляет руководству информацию о том, насколько эффективно поставщик продвигается к целям контракта. Отчетность по исполнению контракта является частью общей отчетности по исполнению.

Схемы оплаты. Платежи продавцу обычно отслеживаются и осуществляются при помощи системы оплаты счетов, имеющейся на предприятии покупателя. Для больших проектов со сложным расписанием поставок или многоступенчатыми поставками может быть разработана особая схема оплаты. В любом случае, схема оплаты пересматривается и одобряется командой управления проектом, а осуществление платежей производится согласно условиям контракта.

Администрирование претензий. Оспариваемые изменения и подразумеваемые изменения представляют собой запрошенные изменения, по которым покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о размерах компенсаций изменений, или не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений. Оспариваемые изменения называются иногда «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на всем протяжении жизненного цикла проекта, обычно, на основе условий, предусмотренных контрактом. Если стороны не могут сами договорится о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом способы и механизмы разрешения разногласий. Эти статьи контракта могут предусматривать решение спорных вопросов посредством арбитражных или судебных разбирательств, и могут быть инициированы как в период действия, так и по окончании периода действия контракта.

Система оперативного учета — это особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, и являющихся частью информационной системы управления проектами. Система оперативного учета используется менеджером проекта для управления контрактной документацией и учетно-отчетными материалами. Данная система используется для поддержания каталога контрактной документации и корреспонденции, а также для поиска и архивирования подобных документов.

12.4.

Закрытие поставок

Закрытие поставок — процесс завершения всех поставок проекта путем подтверждения, что все работы и результаты по контракту приняты (табл. 12.5).

Таблица 12.5.

Закрытие поставок

Входы в процесс	Методы и инструменты	Выходы из процесса
План управления проектом Документация по поставкам	Аудит поставок Урегулирование путем переговоров Система оперативного учета	Закрытые поставки Обновления активов организационного процесса

Досрочное завершение контракта является частным случаем этой процедуры.

Обязанности менеджера проекта по закрытию поставок:

• формальная приемка всех предоставленных результатов, работ по контракту;

• содействие завершению всех действий компании по закрытию поставок и перечислению окончательного платежа;

• размещение в архиве документов по поставкам.

Документация, размещаемая в архиве:

• первоначальный запрос на предложение от заказчика и все его модификации;

• копии предложения и всех поправок к нему;

• протоколы переговоров;

• корреспонденция по контракту;

• подписанные оригиналы или ксерокопии контракта и всех дополнительных соглашений к нему;

• акты сдачи-приемки;

• счета и платежные поручения.