1.4.Цели проекта и критерии успешности

Как уже говорилось выше, каждый проект должен иметь определенные заранее цели.

Цели проекта — важнейший элемент управления проектом, от которого в итоге во многом зависит успешность проекта.

Приведем следующий пример. В крупной компании начинается внедрение информационной системы управления взаимодействием с контрагентами. Руководство компании декларирует для команды проекта и будущего подрядчика по выполнению работ цели:

• повысить эффективность взаимодействия с контрагентами;

• увеличить клиентскую базу компании;

• увеличить количество положительных отзывов потребителей и уменьшить количество жалоб.

Определены сроки проекта — 31 декабря и бюджет проекта — 1000000 рублей.

Команда проекта реализует проект в рамках бюджета, однако с запаздыванием сроков на два месяца. По окончании проекта информационная система не используется пользователями, руководство компании признает проект неуспешным и увольняет руководителя проекта. Необходимо отметить, что во многом причина такого провала кроется в неправильной постановке целей проекта.

Во-первых, цели поставлены неконкретно. Клиентская база могла быть увеличена на 20 контрагентов, что, конечно, очень мало, но, тем не менее, обеспечивает выполнение поставленной цели «Увеличить клиентскую базу компании». Аналогичная ситуация с количеством отзывов потребителей. Кроме того, достижение данных целей можно оценить только после того, как пользователи информационной системы начнут в ней работать и внесут соответствующие данные по истечении периода времени.

Во-вторых, как выяснилось к концу проекта, главной целью, которую команда проекта не учла, являлось завершение проекта именно к 31 декабря, так как к этой дате руководство компании должно было отчитаться управляющему совету о выполнении цели. Так как отчитаться о результатах было нельзя, деятельность руководителей была признана неуспешной в целом.

В третьих, в целях проекта и в ходе работ были не учтены интересы и желания сотрудников компании — конечных пользователей информационной системы, что привело к саботажу использования системы.

Таким образом, небрежная постановка целей часто приводит проект к провалу.

Цели проекта должны соответствовать требованиям SMART (Specific — Специализированные, Mesurable — Измеримые, Actively Influencible — Актуальные, Realistic — Реалистичные, Time Limited — Ограниченные по времени).

Для приведенного примера необходимо было определить цели:

• проект должен быть завершен к 31 декабря;

• после завершения проекта 90% сотрудников используют информационную систему;

• система содержит актуальные данные;

• увеличить клиентскую базу компании на 20% за полгода использования системы;

• увеличить количество положительных отзывов потребителей на 10% и уменьшить количество жалоб на 10% за полгода использования системы.

Такие цели соответствуют требованиям SMART и позволяют команде проекта и руководству компании отслеживать показатели успешности проекта объективно.

Для оценки выполнения целей проекта вводят критерии успешности проекта. Проект успешен, если он:

• завершен в установленные сроки;

• в рамках выделенного бюджета;

• при удовлетворении заказчика.