4.6.Закрытие проекта (или фазы)

Закрытие проекта или фазы — это процесс завершения всех выполненных операций во всех группах процессов управления проектом для формального закрытия проекта или проектной фазы. Процесс закрытия проекта также определяет процедуры исследования и документирования причин отклонений (табл. 4.6).

Таблица 4.6.

Закрытие проекта или фазы

Входы в процесс	Методы и инструменты	Выходы из процесса
План управления проектом Одобренные результаты проекта Активы организационного процесса	Экспертная оценка	Окончательный продукт, услуга или результат Обновление активов организационного процесса

Необходимо отметить, что процессу формального завершения проекта очень часто не уделяется достаточно внимания, что ведет к серьезным проблемам в работе с заказчиками. Самая распространенная ситуация, когда результат проекта передается заказчику в недоработанном виде или с заказчиком остаются невыполненные договоренности о доделках каких-либо работ. Например, команда проекта реализует проект открытия нового торгового центра. Торговый центр должен открыться к определенной заранее дате, так как именно к этой дате приурочена рекламная компания и церемония открытия, перенести сроки которых очень сложно. Сроки выполнения работ по проекту  задерживаются, и команда проекта к открытию доделать все работы не успевает. Торговый центр открывается с небольшими недоделками — не работает лифт, не установлена система кондиционирования в рабочих помещениях и т.д. Все недостатки собственными силами доделывает служба эксплуатации здания, что приводит к дополнительным затратам времени и средств. Команда проекта не несет ответственности за свои недоработки, но получает положенную премию и считает проект завершенным.

Таким образом, на этапе завершения проекта должны быть проанализированы критерии закрытия проекта:

• все работы проекта завершены, подписаны акты сдачи-приемки работ;

• заказчик оплатил все работы, все финансовые обязательства с подрядчиками закрыты;

• нет договоренностей с заказчиком о доделке работ;

• документация проекта заархивирована;

• полученные уроки проекта учтены;

• команда проекта распущена;

• премия по проекту рассчитана;

• и т.д.

Только после выполнения всех требований к завершению проект может быть закрыт.

5.Управление содержанием проекта

Управление содержанием проекта включает процессы, необходимые для того, чтобы удостовериться в том, что проект включает все необходимые работы (и только их) для достижения успеха проекта.

Процессы этой области знаний:

• сбор требований;

• определение содержания;

• создание ИСР (иерархической структуры работ);

• проверка содержания;

• управление содержанием.

Управление содержанием осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Содержание проекта — работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными свойствами и функциями.

Содержание продукта — свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат.

Определение содержания и управление им определяет общий успех проекта. При работе над каждым проектом важно соблюдать баланс средств, источников данных и методологий, процедур и других факторов для того, чтоб усилия, потраченные на работу с содержанием, соответствовали размеру, сложности и важности проекта.

Многие проекты терпят неудачи чаще всего из-за того, что их содержание и границы плохо определены. Ожидания стороны, заинтересованной в реализации проекта (в частности, заказчика или спонсора), часто не совпадают с ожиданиями команды, занятой в проекте. Сделать так, чтобы ожидания совпадали, — задача трудная, однако крайне важно решить ее для успеха проекта в целом.

Когда речь заходит об определении содержания проекта, команда проекта и клиент как бы меняются ролями. До этого момента с заказчиком в основном контактируют люди, в задачи которых входит «продать» проект. «Продавец» пытался убедить заказчика, что проект — дело стоящее, на него стоит потратиться. Иногда «продавец» описывает проект в столь ярких красках, что намеренно или непроизвольно заставляет клиента поверить: все, что мог себе представить последний в самых невероятных мечтах, благодаря проекту превратится в реальность. На деле такое происходит весьма редко. У заказчика формируются завышенные ожидания, что очень опасно для проекта.

Когда команда проекта сформирована и определение содержания проекта происходит в процессе переговоров, заказчик считает, что проект уже согласован. В итоге весь процесс определения содержания и границ проекта заказчик считает пустой тратой времени. Клиент может даже воспротивиться определению содержания проекта. Это происходит в том случае, если заказчик не знает в точности, что ему необходимо.

Одно из наиболее сложных испытаний для команды проекта — убедить представителей заказчика, что их цели в проекте во многом схожи. Другими словами, главная цель проекта — дать заказчику то, что ему действительно нужно и очень важно, и описать содержание проекта.

Команда проекта должна войти в положение заказчика. То, что заказчик знает о проекте немного, не помешает его успешно реализовать. В конечном счете, причина, по которой на проекте работают определенные люди, как раз в том и состоит, что это специалисты именно в данной области. Что бы представители заказчика ни думали, они специалистами не являются, иначе не обратились бы к подрядчику.

Иногда для определения границ проекта должны быть использованы неординарные средства. Возможно, одному или нескольким сотрудникам проекта придется поработать какое-то время у заказчика, чтобы войти в курс дела и осознать, каких усовершенствований он ждет от проекта. Это хороший прием, если клиент не желает или не способен выделить необходимые временные и кадровые ресурсы для работы с командой проекта. Представитель проекта как бы перевоплощается в заказчика и, узнав о нем достаточно много, начинает выступать от его имени.