Особові офіційні документи (документи щодо особового складу)

Особові документи – це документи, що містять інформацію щодо особового складу організації чи підприємства, яка фіксується в заявах, автобіографіях, характеристиках, в наказах про особовий склад і т.д.

Заява – це публічне повідомлення в усній або писемній формі, в якому викладається якесь прохання, рідше – пропозиція. Заяви поділяються на особисті і офіційні, прості і складні.

Особиста заява складається в вільній формі, але повинна мати такі реквізити:

1. Праворуч, на останній третині листка вказується:

- посада керівника організації

- назва організації

- прізвище, ініціали керівника організації – все в Д.в.

2. Нижче, стовпчиком викладаються дані про особу, що складає заяву:

   • посада;

   • назва організації;

   • прізвище, ініціали

2.1. Якщо заява подається в організацію вперше ( особа не має посади), то

вказується: прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання.

3. Посередині назва виду документа – Заява

4. З абзацу і з великої літери викладається текст з коротким його обґрунтуванням.

5. Якщо заява проста - після тексту документа ліворуч ставиться дата складання, праворуч - підпис особи, що склала документ.

6. Заява вважається складною, якщо до тексту заяви додаються документи, що підтверджують факти, викладені в заяві. В складній заяві дата складання, підпис ставляться особою після вказаного переліку документів, що підтверджують текст.

Перелік документів починається реченням:

До заяви додаю: (в З.в). До заяви додаються такі документи: (н.в)

Додаток:

Заява як документ може існувати і в бланках і в формулярах.

Скарга – документ, в якому особа чи організація вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи або організації і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Реквізити:

1. Посада, назва організації, прізвище, ініціали особи, якій адресується документ.

2. Прізвище, ім`я, по-батькові, посада, при потребі домашня адреса і паспортні дані особи, що складає документ.

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Ліворуч – дата, праворуч – підпис.

6. Засвідчення підпису (при необхідності).

Автобіографія – документ особистого характеру в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності. Автобіографія – обов`язковий документ особової справи. Основні вимоги до написання - принцип хронологічного викладу тексту і лаконізм викладу фактів. Автобіографія має дві форми: автобіографія – розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія – документ з точним поданням фактів. Текст викладаються від першої особи однини в вільній формі, але обов’язкові такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

• прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце народження;

• відомості про навчання;

• короткі відомості про трудову діяльність, громадську роботу:

• короткі відомості про склад сім ї (батько, мати, .......)