Писемне мовлення. Вимоги до мови ділових паперів

Писемне мовлення – це універсальний засіб спілкування людей. За допомогою писемної мови думки і почуття передаються від покоління до покоління, відображаються суспільні відносини в державі.

Писемне мовлення переважно монологічне, має свої лексичні й стилістичні особливості, відповідну граматичну будову. Писемне мовлення спирається на усне і є вторинним.

У писемному мовленні точніший добір лексики, яка вживається в прямому значенні. Переважає суспільно-політична, професійно-виробнича, науково-термінологічна лексика. З діалектної лексики добираються лише найцінніші життєво необхідні слова і граматичні форми.

У писемному мовленні використовуються складні речення, різні форми сурядності і підрядності, відокремлення, вставні слова. Писемне мовлення передається не лише словами й літерами, а й графічними знаками, схемами, таблицями, малюнками і т.д.

У писемному мовленні форма викладу залежить від того, який стиль використовуються для викладу тексту.

Одиницею писемного мовлення є текст.

Текст – головний реквізит документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об`єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв`язного мовлення, тобто висловлювання,

пов` язаного однією темою, основною думкою та структурою

Вимоги до мови документів (до тексту документа):

Об`єктивність( відсутність суб`єктивних зарактеристик):

• уникати особових займенників, умовного і наказового способів дієслова, слів тип дуже, великий;

• відсутність питальних і окличних речень, прямої мови;

• уживання аналітичних форм і розщепленого присудка:

не заводчани, а працівники заводу, не повніший, а більш повний, не здійснюватимуться, а будуть здійснюватися;

• переважне вживання пасивкних зворотів:завод будується робітниками, лекції вивчаються студентами.

Логічна послідовність:

• тісний логічний зв`язок між реченнями;

• частотність слів з ознаками мети, причини, результативності (для цього, з цією метою, таким чином);

• чітке членування тексту на окремі пункти, абзаци, параграфи.

Переконливість і доказовість:

• викладення причини у конкретній формі з точним добором фактів і цифрових даних;

• обгрунтованість висловленої думки, доказовість матеріалу;

• лаконічність(більшість документів складає одну сторінку із залученням фактичного матеріалу у додатках).Досягається шляхом попереднього обдумування змісту, складання плану і уживання простих речень і скорочень.

Уніфікація і стандартизація:

• наявність схем побудови тексту;

• підготовка і виготовлення бланків, якщо в установі виникає більше 20 % стандартних ситуацій.

Ясність викладу і точність опису:

• точний вибір слова;

• правильне користування термінами;

• уникання професіоналізмів;

• орфографічна, пунктуаційна і граматична точність.

Основні реквізити справочинства

Справочинство(діловодство)(делопроизводство) – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінської діяльності.

Реквізити – основні елементи, з яких складається будь-який документ. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен з них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у різних документах розташовується по-різному.

Основними реквізитами є:

• зображення герба республіки;

• емблема організації чи підприємства

• зображення урядових нагород

• найменування міністерства чи відомства

• найменування організації чи установи

• назва структурного підрозділу

• адресат

• резолюція

• гриф затвердження

• поштова адреса, номер телефону

• назва виду документа

• дата

• індекс

• дата вхідного документа

• місце складання або видання

• відмітка про контроль

• заголовок до тексту

• текст

• відмітка про наявність додатків

• підпис

• гриф погодження

• відмітка про завірення копії

• візи

• відмітка про виконання документа й відсилання його в справу

Формуляр - сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що мають постійну інформацію. У бланках документів в основному використовується трафаретний текст.

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на 2 категорії:

• документи з низьким рівнем стандартизації;

• документи з високим рівнем стандартизації.

Документи з низьким рівнем стандартизації – це ділові папери, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості. Основне для цієї категорії документів - правильно розмістити реквізити і підібрати спосіб викладу тексту. Ця категорія документів в основному існує в формулярах.

Документи з високим рівнем стандартизації – це ділові папери, в яких може бут передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, в яких виражена думка, за винятком цілком конкретних відомостей. Для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць.

Документи цієї категорії в основному оформляються на бланках. Переважна кількість документів з високим рівнем стандартизації оформляється як службова документація від імені підприємств, організацій чи установ. Перевага документів високого рівня стандартизації полягає в тому, що вони вимагають мінімального напруження при сприйманні і пришвидшують процес укладання документа, дозволяючи не витрачати зусиль на пошуки способу викладу тексту.

Спосіб викладу тексту – це добір слів, словосполучень, побудова речень і зв`язки між ними. В основному використовується в документах з низьким рівнем стандартизації і кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, від певних обставин ділового спілкування. Для цього типу документації найважливішим є вміння організувати виклад матеріалу так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації.

За способом викладу виділяють такі види текстів:

• розповідь

• опис

• міркування (роздум).

Для розповіді, яка відтворює реальне життя у динаміці характерним є:

- вживання обставин часу, що вказують на послідовність перебігу подій або виконання дій ( спочатку, тоді, потім, пізніше), та обставин місця ( в Україні, у коледжі, у місті).

- використання дієслів-присудків із значенням послідовності дій, що стосуються однієї особи ( народився, навчався, працював);

- можливість уживання в одному тексті дієслів різних часових форм ( народився, навчаюся, проживаю).

Використовується такий вид тексту в протоколах, звітах, автобіографії

Опис – це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей.

Для цього способу викладу характерно:

• вираження одночасності через дієслова однієї часової форми ( тільки в минулому, тільки в теперішньому або тільки в майбутньому часі).

• вживання однорідних членів речення;

• використання неповних речень з опущеним присудком ( посередині – стіл).

Використовується цей спосіб у актах, наказах, постановах.

Для роздуму, який виражає причиново-наслідкові відношення, характерними є:

• вживання складнопідрядних речень з підрядними причини, мети, умови.

• Використання обставин причини, мети, умови;

• Вживання вставних слів, що вказують на порядок вислову думок, джерело інформації, впевненості чи невпевненості. Саме у цьому способі викладу находить своє втілення така логічна форма думки, як доказ.

Використовується в характеристиках, доповідних і пояснювальних записках.

У деяких видах ділових паперів усі три способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

За побудовою тексту в документах спосіб викладу поділяється на прямий і зворотний.

Прямий - якщо мета документа викладається в кінці тексту, а на початку викладаються обставини, які викликали його появу або вказують причини саме такої постановки питання.

Зворотний - якщо мета документа вказується на його початку, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки. Найзагальніша вимога, яка ставиться до викладу матеріалу в будь-якому діловому папері така: виклад повинен вестись за чітко продуманим планом, необхідно чітко продумати логічну структуру документа - виклад мети.

Переконливий і несуперечливий виклад мети документа є тим стержнем, навколо якого групуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету.

Найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню. Отже, послідовність викладу, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів – усе це дає можливість розкрити тему документа, виділити в ньому

головне, відтінити деталі.

Критерії класифікації документів

Документ – засіб фіксації на спеціальному матеріалі інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Щоб документ був повноцінним джерелом інформації, він повинен відповідати таким вимогам:

• бути виданим повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;

• не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству і вказівкам вищих органів;

• має бути складений за встановленою формою;

• має бути длстовірним, відповідати завданням і базуватися на фактах;

• має бути бездоганно відредагованим і оформленим. У практиці діловодства документи поділяються на види і групи.

Види документів визначаються за такими ознаками:

• за найменуванням: заяви, інструкції, службові листи, розписки і т. д:

• за походженням: службові і приватні (особові):

• за місцем створення: внутрішні і зовнішні;

• за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні:

• за формою: стандартні і нестандартні (індивідуальні);

• за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

• за ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні;

• за стадіями створення: оригінали, копії, дублікат;

• за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання;

• за технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом.

За функціональним призначенням документи поділяються на :

• особові (автобіографія, заява, характеристика, резюме);

• організаційні (статут, положення, інструкція, правила);

• розпорядчі (наказ, розпорядження, постанова, вказівки);

• обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, накладна);

• господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт);

• довідково-інформаційні (оголошення, запрошення, довідка, доповідна і пояснювальна записки);

• спеціалізована документація (документація за родом діяльності організації).

Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляються на папері формату А4 та А5. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35 мм; праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 19 мм для А4, для А5 – 16 мм.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні - на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Також не бажано:

• відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

• починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

• переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.