Секретарь

После председателя секретарь – почти самый важный чиновник в организации, будь то компания, общество или другая организация, – по крайней мере в том, что относится к проведению заседания. Конечно, есть секретари и секретари, и мы здесь не рассматриваем обязанности секретаря компании как таковые, не более чем мы рассматривали раньше обязанности главы компании как таковые. Мы говорим об обязанностях секретарей, работающих на заседаниях на платной или неоплачиваемой основе.

Первый долг секретаря состоит в том, чтобы разослать оповещения о заседании, если требуется, или же вывесить такую информацию на видном месте. Затем он должен разработать повестку дня и в некоторых случаях послать копию каждому участнику.

Повестка дня обычно составляется по строго соблюдаемой форме, вроде следующей:

Протокол последнего заседания.

• Вопросы, возникающие по протоколу.

• Корреспонденция (она часто состоит из писем с извинениями от членов, которые не смогли присутствовать).

• Отчеты.

• Выбор чиновников на следующий год (если это происходит).

• Прочее.

Ясно, что при подготовке повестки дня секретарю следует упомянуть, какие отчеты должны быть представлены и какую важную тему предстоит обсудить, объединив текущие дела под рубрикой «Прочее».

Когда наступит день заседания, секретарь прежде всего проверит, позаботились ли об организации приема и удобстве всех членов, и затем займет свое место на трибуне рядом с председателем. С этого момента и далее он будет действовать как правая рука председателя, держа наготове документы для него, если таковые потребуются. Он также будет пристально следить за ходом заседания и запишет все принятые решения, отметит ход заседания в целом. Эти заметки окажут ему неоценимую помощь, когда он перейдет к записи протокола заседания.

В начале заседания председатель попросит секретаря зачитать повестку дня, а затем снова зачитать протокол предыдущего заседания, равно как любую поступившую корреспонденцию.

Протокол заседания следует вести очень внимательно, если в нем должно быть точно отмечено то, что происходило на собрании. Протоколы клуба и общественных заседаний часто записывают весьма небрежно и включают только принятые решения. Однако протоколы заседания совета директоров должны соответствовать положениям акта о компаниях 1948 года и включать назначения чиновников, сделанные директорами, имена присутствующих директоров, все резолюции и работу комиссии.

Разумно принять образец протокола, так как при этом его намного легче и записывать, и читать.

• Место, дата и время начала заседания.

• Имя председателя.

• Имена других присутствующих – в случае, если это небольшая организация, или их число – в случае более многолюдных собраний.

• Ссылка на формальности, одобренные перед нынешним заседанием, то есть чтение извещения о заседании и протокола предыдущего заседания и так далее.

• Суть дела, о котором ведутся переговоры, и принятых решений.

• Дата, установленная для следующего заседания, если применимо.

• Время, когда заседание закрывается.

Протоколы записывают в журнале для протоколов и обычно там также держат постоянные документы, на которые часто ссылаются.