Контрольные вопросы
1. Какой командой вызывается мастер сводных таблиц.
2. Этапы построения сводной таблицы.
3. Опишите этап 1 построения сводной таблицы.
4. Опишите этап 2 построения сводной таблицы.
5. Опишите этап 3 построения сводной таблицы.
6. Опишите этап 4 построения сводной таблицы.
7. Как записывается полное имя диапазона ячеек.
Лабораторная работа №8 консолидация данных
Цель работы – научиться агрегировать данные, представленные в исходных областях – источниках.
Используемое оборудование - для выполнения лабораторной работы необходим IBM – совместимый компьютер с процессором I486 и выше, цветной монитор с графическим адаптером VGA и выше, табличный редактор Excel.
КРАТКАЯ СПРАВКА
Другим способом получения итоговой информации является консолидация данных (рис. 51), которая выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки.
Консолидация - агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях - источниках
Результат консолидации находится в области-назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до 255 областей-источников.
Рис.51 - Представление о консолидации данных
Существуют следующие варианты консолидации данных:
с помощью формул, где используются ссылки;
по расположению данных для одинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);
по категориям для различающихся по своей структуре области данных;
с помощью сводной таблицы (см. работу 7);
консолидация внешних данных.
При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения областей - источника и области-назначения:
все области на одном листе - в ссылках указывается адрес блока ячеек, например D1.C8;
области на разных листах - в ссылках указывается название листа, диапазон, например лист1!D1 :лист2!С8;
области в разных книгах, на разных листах - в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [книга1] лист1!D1: [книга2] лист2!С8.
При консолидации по расположению данных все источники имеют одинаковое расположение данных источников (имена категорий данных в выделяемые области-источники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (среднее значение, максимальное, минимальное и т.п.) по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения. Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант, и задаются условия консолидации.
Пример. На отдельных листах рабочей книги по каждой учебной группе хранятся сведения о среднем балле по фиксированному перечню предметов в разрезе видов занятий (рис.52). Серым цветом показана консолидируемая область источников.
Рис.52 - Пример областей-источников при консолидации данных по расположению
При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково. Для консолидации данных по категориям используются имена строк и/или столбцов, (имена включаются в выделенные области-источники). Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант, и задаются условия консолидации.
Пример. На рабочих листах представлена информация областей-источников в виде структуры на рис.53. Число строк - переменное, состав предметов и виды занятий повторяются и могут рассматриваться как имена столбцов для консолидации по категориям. Серым цветом показана консолидируемая область источников
Рис.53 - Пример областей-источников при
консолидации данных по категориям
Условия консолидации задаются в диалоговом окне <Консолидация> (рис.53). В окне <Функция> выбирается функция консолидации данных. Для каждой области-источника строится ссылка, для чего курсор устанавливается в поле ссылки, затем переходят в область-источника для выделения блока ячеек и нажимается кнопка <Добавить>.
При консолидации по категориям область имен входит в выделение, устанавливаются флажки подписи верхней строки или значения левого столбца (рис.54). Excel автоматически переносит эти имена в область назначения.
Рис.54 - Диалоговое окно <Консолидация> для
задания условий консолидации
Ссылка может иметь любую из следующих форм:
ссылки на ячейки
ссылки на лист и ячейки
ссылки на книгу, лист и ячейки
полный путь и все ссылки
имя поименованной области |
источники и назначение на одном листе источники и назначение на разных листах источники и назначение в разных книгах источники и назначение в различных местах диска область-источник поименована |
При консолидации внешних данных в диалоговом окне «Консолидация» следует нажать кнопку <0бзор>, в диалоговом окне «Обзор» выбрать файл, содержащий области-источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек.
Переключатель Создавать связи с исходными данными создает при консолидации связи области назначения к областям-источникам. При изменениях в области назначения автоматически обновляются результаты консолидации.
Внимание! Нельзя корректировать ссылки на области-источники (добавлять или удалять новые области-источники) при наличии флажка переключателя Создавать связи с исходными данными
В окне «Список диапазонов» для текущего рабочего листа итогов консолидации перечислены ссылки на все области-источники. Ссылки можно модифицировать: добавить новые области-источника, удалить существующие области-источника либо изменить его конфигурацию, если только до этого не был выбран переключатель Создавать связь с исходными данными.
Для одного листа итогов консолидации набор ссылок на области-источники постоянен, на нем можно построить несколько видов консолидации с помощью различных функций, Курсор переставляется в новое место, выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается другая функция для получения сводной информации.
ЗАДАНИЕ
Консолидация данных по расположению и по категориям.
1. Откройте книгу Spisok, вставьте два листа и переименуйте их.
2. Создайте на листе Консол.распол. таблицу расчета заработной платы (за январь).
3. Скопируйте созданную таблицу на тот же лист, измените в ней данные. Эта таблица будет отражать уровень заработной платы за февраль.
4. Выполните консолидацию данных по расположению и сравните результат с рис.55.
5. Скопируйте обе таблицы (заработная плата за январь и за февраль) с листа Консол.распол. на лист Консол.категор и измените вторую таблицу в соответствии с рис.56.
Рис.55 - мер консолидации данных по расположению
6. Выполните консолидацию данных по категориям и сравните результат с рис.56.
Рис.56 - Пример консолидации данных по категориям
ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТЫ
1. Откройте книгу Spisok командой Файл, Открыть, вставьте два новых листа и переименуйте их, присвоив им имена Консол.распол. и Консол.категор.
2. Создайтена листе Консол.распол. таблицу расчета заработной платы (за январь), которая приведена на рис.55.
3. Скопируйте созданную таблицу в другую область того же самого листа и измените в ней значения заработной платы. Эта таблица будет показывать заработную плату за февраль.
4. Выполните консолидацию данных по расположению (рис.55):
установите курсор в первую ячейку области, где будет располагаться консолидированная таблица, например в ячейку A11;
выполните команду Данные, Консолидация;
в диалоговом окне «Консолидация» выберите из списка функцию Сумма и установите флажки подписи верхней строки, значения левого столбца;
установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек A2:D7 (заработная плата за январь);
нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек F2:I7 (заработная плата за февраль);
нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
нажмите кнопку <ОК> и сравните полученные результаты с рис.55.
5. Скопируйте обе таблицы (заработная плата за январь и за февраль) с листа Консол.распол. на лист Консол.категор и измените вторую таблицу (за февраль) так, как отображено на рис.56, т.е.:
вставьте новый столбец Премия и заполните его данными;
добавьте строку с фамилией Дятлов и с соответствующими числами.
6. Сделайте консолидацию данных по категориям (см. рис.56):
установите курсор в первую ячейку области, где будет располагаться консолидированная таблица, например в ячейку А11;
выполните команду Данные, Консолидация;
в диалоговом окне «Консолидация» выберите из списка функцию Сумма и установите флажки подписи верхней строки, значения левого столбца,
установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек A2:D7 (заработная плата за январь);
нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек F2.-J8 (заработная плата за февраль);
нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
нажмите кнопку <ОК> и сравните полученные результаты с рис.56.