Автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования Ленинградской области

Государственный институт экономики, финансов, права и технологий

Кафедра информационных технологий и высшей математики

Дисциплина «Экономическая информатика»

Контрольная работа

на тему

«Текстовый процессор MS Word

И табличный процессор MS Excel »

(вариант 17)

Выполнила студентка

Экономического факультета

I курса

1у-136 группы

Степыгина Е.Г.

Проверила: Ломаза З.М.

Гатчина

2013

Содержание

1. Раздел I. Текстовый редактор ms Word:

1.1. Назначения и общие сведения о текстовом редакторе MS Word-2007

1.2. Набор текстового документа на примере создания своего резюме, сопроводительного и рекомендательного писем

1.3. Создание таблицы средствами текстового редактора MS Word согласно заданному варианту и выполнение расчётов в таблице

1.4. Описание основных операций создания таблицы и формул расчёта показателей

2. Раздел II. Табличный редактор ms Excel

2.1. Назначения и общие сведения о табличном редакторе MS Excel -2007

2.2. Создание таблицы средствами текстового редактора MS Excel согласно варианту задания

2.3. Описание основных операций создания таблицы и формул расчёта показателей

2.4. Построение диаграммы на основе данных таблицы

2.5. Описание операций по построению диаграммы

3. Выводы по выполненному заданию

4. Список использованной литературы

1. Раздел I. Текстовый редактор ms Word:

1.1. Назначения и общие сведения о текстовом редакторе ms Word-2007

Текстовый редактор MS WORD – предназначен для создания и обработки документов (работы с ними), структурно состоящих из вложенных документов, страниц, абзацев и т.п. В структуру документа могут входить таблицы, графические образы, в том числе создававшиеся или создаваемые во время работы в Word другими приложениями (электронные таблицы, рисунки, базы данных, др. документы).

Как правило, исходным моментом работы с документами является текст, к которому добавляются объекты и фрагменты различной природы. Работа специалиста-программиста (экономиста) с документами имеет целью расширение информационной базы принимаемых решений хозяйственной деятельности. В связи с этим желательно, чтобы при работе с документом основное рабочее время тратилось не на создание (набор) документа, а на придание ему требуемого вида и его анализ.

Ярким подтверждением сказанного являются разработки фирмы Microsoft (Microsoft Word для Windows). При создании документа текстовый редактор Word позволяет пользователю:

• осуществлять набор нового текста;

• копировать ранее набранный текст или фрагмент другого документа;

• удалять и перемещать текст, фрагмент и т.д.;

• использовать другие приложения Windows;

• использовать стандартные шаблоны документов и вставлять шаблоны в уже имеющиеся (созданные ранее) документы;

• использовать подготовленные ранее документы, либо выдержки из данных документов;

выделять определенные фрагменты текста цветом (для выделения, к примеру, наиболее важных моментов текста);

• производить проверку правильности написания текста одновременно с его набором (при этом неправильно набранное слово подчеркивается красной волнистой чертой);

• производить изменения вставленного текста (схемы, рисунка и т.д.) в соответствии с используемым шаблоном;

• производить изменения набранного текста согласно интеллектуальной подсказке, выводимой на экран монитора;

• использовать базы данных.

При создании нового документа в Word открывается пустое окно для ввода. Вертикальная черта (курсор) расположена в верхнем левом углу окна. Ниже курсора располагается горизонтальная черта – маркер конца документа. При вводе текста символы появляются на экране слева от точки вставки, при этом курсор смещается вправо (по мере ввода текста). Клавиша <Enter> нажимается только чтобы отметить конец абзаца или вставить новую строку (обычно символы конца абзаца не видны, однако, нажав кнопку «Скрытый текст» можно вывести символы на экран). При вводе в режиме вставки текст добавляется к существующему документу в то место, где установлен курсор на момент вставки. Для переключения из режима вставки в режим замены символов необходимо нажать клавишу <Insert> на клавиатуре или дважды щелкнуть по индикатору ЗАМ в строке состояния в нижней части экрана.

Создавая новый документ Word всегда опирается на тот или иной шаблон (файл, содержащий образец документа и средства характерные для документов данного вида, а также представляющий основные средства форматирования создаваемого документа). Различают следующие категории шаблонов:

• Normal - содержащий установки для стандартных документов;

• шаблоны - поставляемые с Word или создаваемые пользователем;

• мастера, уточняющие параметры шаблона в процессе диалога с пользователем.

Указанные шаблоны позволяют придать документам единый формат и вид. Шаблоны Word включают в себя ряд элементов: панели инструментов,

• текст и форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа,

• стили,

• элементы автотекста,

• макрокоманды,

• набор меню и «горячих» клавиш.

Работа в текстовом редакторе существенно облегчается при использовании панелей инструментов. Они позволяют быстро выполнять действия по созданию и обработке документа. Вывод панелей инструментов выполняется по команде

Вид => Панели инструментов.

В Word используются следующие панели инструментов:

1. Стандартная;

2. Форматирование;

3. Обрамление;

4. Базы данных;

5. Рисование;

6. Формы;

7. и т.д.

Указанные панели могут выводиться на экран, либо быть спрятанными. Для их вывода на экран необходимо установить флажок слева от названия соответствующей панели инструментов. Любая панель включает в себя некоторую совокупность кнопок, каждая из которых предназначена для отдания команды по созданию и редактированию документа (всплывающая подсказка позволяет пользователю узнать назначение кнопки). Пользователь по своему желанию может создать новую панель или отредактировать уже имеющиеся (необходимость создания новой панели может быть продиктована желанием пользователя в объединении кнопок нескольких панелей на одну для удобства пользования в работе). Для создания новой панели инструментов следует выполнить команду: Вид => Панели инструментов => Создать (далее вводится имя создаваемой панели).

Иногда в процессе работы над документом, возникает необходимость корректирование текста. С этой целью используются окна и кнопки на панели Форматирование. Для производства ручного форматирования необходимо выделить абзац, фразу или слово и используя команды панели Форматирование, ввести новые свойства формата (стиль, шрифт, размер шрифта, жирный, курсив, подчеркивание, расположение на странице и т.д.) для выделенного объекта. Если для одного слова требуется отменить форматирование, введенное вручную, то необходимо установить курсор внутри данного слова и нажать сочетание клавиш <Ctrl> + пробел. При отмене форматирования, сделанного вручную, целого абзаца используют сочетание клавиш <Ctrl>+<Q>.

Word использует общий принцип, характерный для всех приложений Windows: сначала производиться выделение текста, потом действие (выполнение). Если возникает необходимость удалить слово, отформатировать абзац переместить предложение, то сначала нужно выделить данный участок, а затем выполнить команду. Выделение слова, предложения или абзаца производится с помощью мыши или клавиатуры (курсор подводится к началу выделяемого текста и, удерживая левую клавишу мыши произвести выделение необходимого текста).

Приложение Word позволяет работать с несколькими документами одновременно. Каждый создаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем собственном окне, скрывая ранее запущенный. Кнопки окон используемых документов (запущенных приложений) располагаются на панели задач в нижней части экрана (нажатием кнопок или использованием комбинации кнопок <Ctrl>+<F6> пользователь может управлять открытием на экране рабочих документов). Для размещения на экране всех открытых документов нужно выполнить команду «Окно / Расположить все» (можно перемещать эти окна либо изменять их размер используя обычные методы Windows).

В ходе создания документа возникает необходимость по удалению некоторых введенных слов, предложений или абзацев. Для этого используется команда удалить на панели инструментов либо клавиши <Delete> (удаление символа справа от курсора) и <Backspace> (удаление символа слева от курсора) клавиатуры. Сочетанием клавиш <Ctrl>+<Delete> удаляется целое слово справа от курсора, а <Ctrl>+<Backspace> удаляется слово слева от курсора.

При создании документов в Word для представления различных списков, расписаний, графиков имеются мощные средства работы с таблицами. Таблицу можно вставить в любом месте текста. Для создания таблицы выбирается команда «Таблица / Вставить таблицу», после чего подбираются параметры таблицы (количество столбцов и строк). Кроме того, можно произвести вставку таблицы Excel.

Сохранение нового документа осуществляется командой «Файл / Сохранить как …» (комбинацией кнопок <Shift>+<F12> или кнопкой «Сохранить» на панели инструментов Стандартная), при этом на экране появляется диалоговое окно, в котором необходимо ввести имя файла (документа) и место его сохранения. Сохраненный документ храниться в виде файла на диске компьютера. При сохранении файла Word автоматически назначает ему расширение DOC.

По мере накопления разработанных (созданных) документов в Word, возникает необходимость их упорядочить. Простейший путь – это создать на диске папки, содержащие связанные по содержанию файлы. Новая папка создается командой «Файл/Создать новую папку».