2. Особливості ведення кадрової документації у приватного підприємця – роботодавця

Використання найманої праці неможливо без ведення кадрової документації. Під кадровою документацією слід розуміти документи, що регламентують порядок використання найманої праці роботодавцем, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийому та звільнення з роботи, надання відпусток, направлення у відрядження і т.д. Діюче трудове законодавство в основному зорієнтовано на роботодавців – юридичних осіб. І хоча підприємець не є юридичною особою, від ведення кадрової документації він не звільнений. Хоча, звісно, обсяг такої документації у підприємця значно нижче, чим у юридичної особи.

Перш за все при використанні праці найманих працівників підприємець повинен оформити Правила внутрішнього трудового розпорядку, оскільки згідно ст. 21 КЗпП, при складанні трудового договору з найманим працівником останній зобов’язується виконувати роботу із дотриманням трудового розпорядку. Наявність таких правил дає підприємцю деякі переваги. Так, за порушення правил внутрішнього трудового розпорядку працівника можливо залучити до дисциплінарної відповідальності або, на крайній випадок, навіть звільнити по ініціативі роботодавця.

При розробці власних правил внутрішнього розпорядку підприємець може користуватися Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку, затвердженими постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 № 213. Правила складаються у вільній формі, але обов’язково повинні містити наступні розділи:

порядок прийому і звільнення;

права і обов’язки роботодавця;

права і обов’язки працівників;

режим роботи;

порядок заохочення за роботу;

порядок накладання стягнення за порушення трудової дисципліні.

На відміну від процедури прийому на роботу на підприємство, при прийомі на роботу до підприємця працівник не пише заяву, а підприємець, у свою чергу, не видає наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Таким уніфікованим документом, який суміщає у себе і заяву, і наказ, є зареєстрований трудовий договір між працівником і підприємцем. Підприємці не повинні оформляти накази про прийом і звільнення з роботи.

Підприємці не повинні вести на своїх працівників наступну кадрову документацію:

особисту картку по формі П-4;

особистий листок по обліку кадрів;

особисту справу;

книгу обліку трудових книжок.

Ведення цих документів передбачено Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58, тільки для підприємств, установ і організацій і не розповсюджується на фізичних осіб – роботодавців.

А ось табелі обліку робочого часу, який служить підставою для нарахування заробітної плати, а також "відпускну” документацію, що визначена в Законі України "Про відпустки” від 15.11.96 № 504/96-ВР (графік відпусток, заява працівників про надання відпустки, розпорядження підприємця про терміни і тривалість відпустки), підприємець вести повинен.

Крім ведення кадрової документації, статус роботодавця передбачає і наявність усіх інших наслідків: реєстрацію в усіх соціальних фондах, нарахування і сплата внесків і надання відповідної звітності.