1.Основні види робіт при уніфікації: визначення номенклатури справи; побудова єдиної моделі документів для однорідних видів; встановлення системних правил побудови документальної інформації.

Уніфікована сиситема організаційно-розпорядчої документації ,включена до ДКУД як самостійна система,являє собою сукупність стандартів,інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання,спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів.УСОРД включає такі уніфіковані форми документів:акт,графіквідпусток, доповідна записка,інструкція,положення,постанова,правила,наказ,протокол,розпорядження,рішення....та деякі інші-всього 73 уніфіковані форми документів.Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту.Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів,що входять до комплексу УСОРД,вони поділені на функціональні підсистеми.Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління.УСОРД складається з таких підсистем:

-підсистема ,призначена для розв’язання завдань створення ,реорганізації та ліквідації організацій,установ і підприємств;

-підсистема для забезпечення кадрами організацій,установ і підприємств.

Обсяг УСОРД обмежений колом її завдань ,хоча розширення системи забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем,так і формування нових підсистем.Організація системи управління і управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки інформації як традиційним способом,так і за допомогою комп’ютерних мереж.

Уніфікація інформаційних складових документів,пов’язана з їх змістовою уніфікацією,передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів,що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі.В сучасному менеджменті функціонують документи,які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях,що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління.Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним,тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових,що міститься в цих документах,має першочергове значення.На практиці ці поняття часто ототожнюються ,хоча вони не ідентичні:відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю.Так,показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки.при цьому провідна інформаційна роль належить показникам,коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності.Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

2.Формуляр сучасного управлінського документа.

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1.Державний герб України.

2.Емблема організації чи підприємства.

3.Зображення державних нагород.

4.Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5.Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6.Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

7.Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

8.Назва структурного підрозділу.

9.Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

10. Назва виду документа.

11.Дата.

12.Індекс.

13.Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14.Місце складання або видання.

15.Гриф обмеження доступу до документа.

16.Адресат.

17.Гриф затвердження.

18.Резолюція.

19.Заголовок до тексту.

20.Відмітка про контроль.

21.Текст.

22.Відмітка про наявність додатка.

23.Підпис.

24.Гриф погодження.

25.Візи.

26.Печатка.

27.Відмітка про засвідчення копій.

28.Прізвище виконавця та номер його телефону.

29.Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30.Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31.Відмітка про надходження документа.

32. Відмітка про державну реєстрацію документа.

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; розписка виконавця про одержання документа; хід виконання; додатки.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов'язковим додержанням таких правил:

* встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

* реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

* бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Самостійна робота №8

Тема: Діловодство в практичний діяльності юридичної служби підприємства.

Питання: 1.Організація та забезпечення правильності виконання актів законодавства, інших нормативних актів і документів.

2.Участь у підготовці, укладанні та контролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами, організаціями.

3.Організація претензійної роботи. Сприяння претензій, позовів.