2.Контроль за веденням діловодства у підвідомчих апаратах.

Поняття діловодства як функції управління. Значення діловодства у здійсненні процесу управління Функція у перекладі з латинської означає діяльність. Функція управління - вид діяльності, що заснований на розділі та кооперації управлінської праці та характеризується певною однорідністю, складністю, стабільністю впливу на об'єкт та суб'єкт управління. Функції, що виділяються за станом управління називають загальними. Функції, що виділяються по сферах діяльності називають конкретними чи спеціальними. До конкретних належать інформаційне забезпечення управління. Інформаційне забезпечення управління складається з організації пошуку, збору, зберігання та передачі інформації з метою її використання у процесі рішення управлінських задач. В організації інформаційного забезпечення центральна роль належить документуванню. Сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формуванню справ, підготовки документів до зберігання називається - діловодством. Діловодство - від старовинного «виробництво справ» - процес прийняття рішень на підставі документів. Задачі діловодства:

• забезпечення ефективного процесу управління;

• утворення документів;

• зберігання, забезпечення доступу до документів.

Діловодство включає такі поняття: Документування - запис за встановленими формами управлінських рішень та дій у цілях їх закріплення та передачі. Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Справа - сукупність документів чи документ, що відноситься до певного питання чи галузі діяльності організації. Документ - інформація, що записана на любому матеріалі, що видана чи отримана будь-якою фізичною чи юридичною особою, у любій організації для використання у своїй діяльності.

Самостійна робота №5

Тема: Діловодство в практиці юридичної служби міністерства, іншого органу виконавчої влади

Питання:1. Перевірка відповідності законодавству проектів наказів та інших нормативних актів.

2.Перегляд відомчих нормативних актів з метою приведення їх у відповідності до законодавства.

1.Перевірка відповідності законодавству проектів наказів та інших нормативних актів.

Поняття локального нормативного акту визначається теорією держави і права. Локальні нормативні акти – це нормативні приписи, що прийняті на рівні конкретного підприємства, установи, організації. До локальних нормативних актів на підприємстві належать такі документи, як статут, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про окремі служби підприємства, посадові інструкції тощо.

Підготовані проекти локальних нормативно-правових актів та інших документів правового характеру подаються на підпис керівникові організації, підприємства, установи.

Юрисконсульт організації (підприємства, установи) до подання на підпис керівникові проектів наказів, інструкцій, положень та інших локальних нормативно-правових актів повинен перевірити їх відповідність чинному законодавству. При цьому юрисконсульт має вияснити:

- чи правомочний керівник підприємства видати наказ чи інший локальний нормативно-правовий акт з цього питання, чи вирішення питань, передбачених у проекті, належить до компетенції інших (вищих) органів;

- чи не вимагається узгодження цього проекту із місцевим комітетом профспілки;

- чи правильно зроблені посилання на закони та інші нормативні акти;

- якими чинними нормативними актами регулюється це питання, та вивчає ці нормативні акти;

- чи не вносилися зміни, доповнення в акти, порівнює зміст тієї частини проекту, у якій є посилання на нормативні акти, із змістом цих актів;

- якщо проект поданого на підпис документу містить текст (витяг) якогось закону або підзаконного нормативного акту, юрисконсульт порівнює текст законодавчого акту та проект документу. Текст закону чи іншого нормативного акту має бути відтворений дослівно;

- чи відповідає підготований проект вимогам відомчих нормативних актів, а також прийнятим раніше актам цього підприємства, якщо проект не передбачає їхнього скасування чи зміни;

- чи узгоджений проект із зацікавленими підрозділами підприємства. Якщо відмітка про узгодження відсутня, юрисконсульт повертає проект документу особі, яка відповідає за його підготування.

Юридична служба організації при перевірці проектів документів правового характеру (локальних нормативних актів та ін.) на відповідність чинному законодавству має брати до уваги, що за наявності протиріч між нормативно-правовими актами різного рівня потрібно керуватися ст. 8 Конституції України, яка встановлює, що Конституція має найвищу юридичну силу, норми Конституції є нормами прямої дії. Закони та інші нормативно-правові акти приймаються на основі Конституції України і повинні відповідати їй. На юрисконсульта організації (підприємства, установи) покладається контроль за відповідністю вимогам законодавства наказів та інших локальних нормативно-правових актів, виданих керівниками структурних підрозділів організації. Тому юрисконсульту необхідно періодично перевіряти накази та інші локальні нормативно-правові акти, що видані структурними підрозділами. Якщо ці локальні нормативно-правові акти прийняті з порушенням чинного законодавства, працівник юридичної служби негайно має вносити пропозицію керівникові відповідного структурного підрозділу про скасування незаконних локальних нормативно-правових актів. У випадку, якщо керівник структурного підрозділу організації не приймає заходів до скасування або приведення до відповідності чинному законодавству локальних нормативно-правових актів, у випадках грубого порушення законності юридичному відділу, юрисконсульту слід внести керівникові організації (підприємства, установи) пропозиції про скасування чи зміни цих актів.