3. Организация документооборота.

На предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.д.

Процесс движения документов, начиная от подготовки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика – осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных, сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию.

Утвержден приказом №_______ от «___»______20____г.

График документооборота по предприятию

№п/п

Наименование документа

Технология документооборота

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок исполнения

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1

Табель учета рабочего времени (ф. №Т-13)

1

цех

табельщик

Бухгалтер цеха

Ежемесячно, не позднее 1-го числа следующего месяца

бухгалтерия

цех

При отчете

Ежемесячно, не позднее 2-го числа следующего месяца

Бухгалтер расчетной группы

Ежемесячно, не позднее 3-го числа следующего месяца

бухгалтер

По истечении года

Полностью соответствующие предъявленным требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов.

В бухгалтерии документы подвергаются трем видам проверки:

Формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документов.

Процесс обработки в бухгалтерии принятых документов включает три этапа – таксировку, группировку и контировку.

Таксировка или расценка представляет собой перевод натуральных и трудовых показателей в денежный измеритель.

Группировка представляет собой подборку документов в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций для дальнейшей подготовки сводных документов за отчетный период.

Контировка – указание в первичных документах бухгалтерских записей, т.е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Данные сгруппированных документов заносят в специальные ведомости – учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляются число и номер регистра, в котором его данные перенесены.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению в течение одного года. По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в архив на хранение, срок которого зависит от их вида, устанавливается Правительством РФ и составляет не менее 5 лет.

Перед сдачей в архив однородные первичные документы формируются в дела, содержащие обычно 250 листов при толщине не более 4 см. Пачки с документами перетягивают, на титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период, общее количество листов, срок хранения.

Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

Персональную ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности лежит на руководителе предприятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин, результаты работы которого оформляют актом, который утверждает руководитель организации.