Основні етапи розробки бази даних в середовищі ms Access.

Як неважко здогадатися, процес розробки конкретного програмного додатку в середовищі Access в першу чергу визначається специфікою наочної області, що автоматизується. Проте для більшості з них можна виділити ряд типових етапів. Це:

- розробка і опис структур таблиць даних;

- розробка схеми даних і завдання системи взаємозв'язків між таблицями;

- розробка системи запитів до таблиць бази даних і (при необхідності) їх інтеграція в схему даних; розробка екранних форм введення/висновку даних;

- розробка системи звітів за даними;

- розробка програмних розширень для бази даних, вирішальних специфічні задачі по обробці інформації, що міститься в ній, за допомогою інструментарію макросів і модулів;

- розробка системи захисту даних, прав і обмежень по доступу.

Фільтр – це набір умов, що застосовуються для відбору записів із

таблиці.

Умови відбору - це інструкції, які дозволяють повідомити Microsoft Access, з якими записами належить працювати. Умови відбору для одного або декількох полів вводяться в бланку запиту або у вікні розширеного фільтра.

У режимі конструктора запиту або у вікні розширеного фільтра таблиці, запиту або форми необхідно вибрати комірку рядка «Умова відбору» у стовпці поля, для якого задається умова відбору.

Запровадити вираз з клавіатури або за допомогою будівника виразів. Для того щоб відкрити вікно будівника виразів, встановіть покажчик на клітинку умови відбору, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду «Побудувати».

Для того щоб ввести інший вираз для цього поля або для іншого поля, перемістити покажчик у відповідну клітинку та ввести вираз.

Разом з таблицею, запитом або формою можна зберегти тільки один фільтр. Однак існує можливість використовувати створені раніше запити в якості додаткових фільтрів. Запит, вживається як фільтр, повинен відповідати певним вимогам.

Фільтрація даних – відбір записів, у яких значення полів задовольняють введеним умовам.

Відфільтровані дані відображають лише ті рядки, які відповідають указаним критеріям, і приховують рядки, які не потрібно відображати. Після фільтрування даних можна копіювати, шукати, редагувати, форматувати, роздруковувати підмножину відфільтрованих даних і створювати на їх основі діаграми, не змінюючи порядку розташування цих даних і не переміщуючи їх.

Також можна виконувати фільтрування за кількома стовпцями. Фільтри можуть бути складеними, тобто кожний наступний фільтр базується на поточному фільтрі й далі зменшує діапазон даних.

Використовуючи автофільтр, можна створювати фільтри трьох типів: за списком значень, за форматом або за критеріями.

Кожний із цих фільтрів є взаємовиключним для кожного діапазону клітинок або стовпця таблиці. Наприклад, можна виконувати фільтрування за кольором клітинки або за списком чисел, але не за обома параметрами відразу; за піктограмою або за користувацьким фільтром, але не за тим і іншим водночас.

Для отримання найкращих результатів не слід поєднувати в одному стовпці різні формати зберігання даних, наприклад текст і числа або числа й дати, оскільки для кожного стовпця доступний лише один тип команди фільтрування.

У разі поєднання форматів зберігання команда, яка відображатиметься, матиме формат, який трапляється найчастіше. Наприклад, якщо стовпець містить три значення, збережені як числа, і чотири — як текст, відображатиметься команда фільтрування Текстові фільтри. Для отримання додаткових відомостей див. розділи Перетворення чисел, збережених як текст, на числа та Перетворення дат, збережених як текст, на дати.