Лекція 3.Складання і оформлення документів, що використовуються в роботі с кадрами План

3.1. Основи документування кадрової роботи

3.2.Порядок складання і оформлення наказів з особового складу

3.3. Ведення уніфікованих форм документів з особового складу

3.4. Основні положення щодо оформлення і ведення трудових книжок

3.1. Основи документування кадрової роботи

Документація з особового складу як головна система, яка утворюється кадровою службою в ході реалізації функції обліку кадрів

Розпорядча діяльність органів управління містить в собі підбір кадрів, прийняття на роботу, переведення (переміщення) або звільнення громадян. Відповідно до цього утворюється ряд документів, які необхідні громадянам при здійснені ними права на труд. Ці питання вирішуються у відділах кадрів підприємств, установ та організацій.

У перекладі з французької термін “кадри” означає професіонали, які

займаються тією чи іншою спеціальністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу установи з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку працівників, їх заохочень тощо.

3.2.Порядок складання і оформлення наказів з особового складу

Накази з особового складу: індивідуальні та зведені. Правила оформлення, юридичного засвідчення. Систематизація, порядок зберігання наказів з особового складу

Накази щодо особового складу можуть бути індивідуальними, тобто містити інформацію тільки про одного співробітника, або груповими, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів по кадрах.

У зведеному наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності: приймання на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації); звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщуються в алфавітному порядку. За формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує їх використання для отримання довідок. Кожний пункт наказу розпочинається з нового рядка дієсловом, що позначає дію (призначити, перевести, звільнити, оголосити, надати тощо) і пишуть великим літерами. Також великими літерами з нового рядка проставляють прізвище особи. Потім подають текст пункту. Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його складання.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак окремі параграфи можуть мати своє терміни вступу в силу.

Наприклад, призначення працівника на посаду може бути виконане з 1 вересня, тоді як наказ підписано 28 серпня. В разі, якщо терміни не зазначені – вони обчислюються з моменту підписання наказу.

Вимоги до тексту

Певні вимоги висуваються до викладу тексту наказу, оскільки правильні, чіткі формулювання гарантують трудові права працівників.

За строками зберігання накази по особовому складу розрізняються:

- про надання відпустки, про відрядження – 3 роки;

- кадрові переміщення – 75 років.

Накази, книги або картки реєстрації наказів є документами постійного зберігання і по закінченні 40-річного терміну зберігання в архіві підприємства повинні бути передані до Держархіву.

Ведення книги реєстрації наказів

Прийняття на роботу, переведення, звільнення чи надання відпусток працівникам проводиться наказами з особового складу, які оформляє відділ кадрів. Ці накази реєструють у книзі наказів:

КНИГА РЕЄСТРАЦІЇ НАКАЗІВ

Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Вилучення аркушів з книги не допускається.

У разі відміни чи зміни окремих пунктів раніше виданих наказів видається новий наказ, котрий реєструється у встановленому порядку. Записи у книзі мусять відповідати наявності наказів. Книга наказів є документом постійного зберігання.

Оригінали з наказів з о/с, підписані та завізовані зацікавленими посадовими особами, заносять за порядком їх номерів та дат до спеціально заведеної з цією метою справи відповідно до номенклатури.

Накопичення наказів ведеться протягом календарного року, після чого справа закривається та зберігається у відділі кадрів до передачі в архів де зберігається постійно.

Накази про відпустки реєструються в окремій книзі.