1.4.Дсту 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”

ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що застосовується під час проведення розпорядчої та виконавської діяльності органів державної влади, а також підвідомчих їм підприємств і організацій. Його введено в дію з 1 січня 2004 року.

ДСТУ 4163-2003 у лаконічній формі викладає основні правила оформлення організаційно-розпорядчих документів. Відмітною ознакою цього стандарту від попередніх стандартів є зміна його структури.

Першим розділом встановлюється максимальна кількість реквізитів (обов'язкових елементів документів), а також їх зміст та порядок розташування на стандартних аркушах паперу форматів А4 та А5.

Оформлення обов'язкової частини документа, що підтверджує його юридичну силу, розміри площ, відведених для розміщення реквізитів, викладено у другому розділі дер­жавного стандарту «Вимоги до бланків». Встановлено два види бланків: бланк для листів та загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів є припустимим, якщо цих документів створюється понад 200 на рік. Якщо бланки використовуються для оформлення документів кількома мовами, його заголовкова частина має бути продубльована цими мовами.

Практика доводить, що оформлення текстів управлінських документів є найскладнішим і найбільш трудомістким завданням документування управлінської діяльності.

У заключному розділі ДСТУ викладено вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкуючих пристроїв. Ці вимоги розраховані на використання їх не тільки під час машинописного створення документів, а й при виготовленні документів іншими видами сучасних пишучих пристроїв.

Для збільшення корисної площі документа цим стандартом встановлено нові розміри полів: ліве поле — 30 мм , верхнє — не менше 20 мм, праве й нижнє — не менше 10 мм.

У додатку до ДСТУ дано графічні конструкції розташування й розмірів реквізитів, а також зразки бланків та оформлення документа на аркуші формату А5.

Лекція 2.Основні вимоги до організації сучасного діловодства в установі План

2.1.Організація діловодства в установі.

2.2.Поняття документообігу. Документні потоки.

2.3.Категорії установ за об’ємом документообігу. Змішана, централізована, децентралізована система діловодства.

2.4. Нормативно-правові документи, які регламентують діяльність управління службою діловодства: положення, посадові інструкції, інструкція з діловодства.

2.1.Організація діловодства в установі

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від невиконання не властивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов′язані з функціонуванням апарату.

Організація праці робітників служб діловодства передбачає методи, стиль та систему управління колективом. Вона створює оптимальні умови праці для досягнення нею максимальної ефективності.

У зв′язку з тим, що сьогодні відбувається розвиток суспільства як інформаційного, тому перебудова економічних відносин в цілому, обсяг службових документів щорічно зростає разом із численністю персоналу, що обробляє документи. Впровадження інформаційних технологій для складання та обробки документів привело до збільшення їх обсягу.

Організація роботи з усіма видами документів всередині організації є тією частиною процесів управління, яка більшою мірою визначає оперативність та чіткість функціонування цієї організації. Від правильної організації процесів обробки документів залежить підвищення ефективності усього процесу управління. Використання інформації, що міститься у документах супроводжується виконанням значного обсягу операцій. Більша частина цих операцій відноситься до документного обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль за виконанням документів, доручень тощо.

Організація праці робітників служб діловодства вирішує наступні питання:

1. Чітка побудова служби діловодства, вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

2. Правильне розмежування функцій між окремими виконавцями та підрозділами за їх кваліфікацією, впровадження новітніх технологій та методів праці (вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, інструкцій по документуванню управлінської діяльності, посадових інструкцій, ДСТУ тощо);

3. Нормування праці робітників служб діловодства (нормування праці забезпечує нормальне навантаження працівників протягом робочого дня, тижня, місяця, року та визначає критерії оцінки кожного працівника);

4. Регламентація посадового та кількісного складу персоналу служби діловодства, підвищення його кваліфікаційного рівня та культури праці;

5. Раціональна організація робочих місць та забезпечення благо приємних умов праці.

Усі вимоги щодо організації праці персоналу служб діловодства повинні вирішуватися комплексно, виконання окремих заходів не може дати позитивного ефекту.