2. Аналіз даних про виконання документів

Дані про результати виконання документів, які знаходяться на контролі узагальнюються станом на перше число кожного місяця та доповідають керівнику установи.

В деяких установах щомісячно складаються звіти про виконання документів та звіти розгляду звернень громадян.

Практикою вироблена наступна форма звіту:

Контроль за виконанням документів включає наступні операції:

• Постановку документа на контроль;

• Перевірку своєчасного доведення до виконавця;

• Облік і узагальнення результатів контролю;

• Інформування керівника про хід і підсумки виконання документів;

• Зняття документів з контролю;

• Формування картотеки виконаних документів.

На документах ставиться буква «К», або штамп «Контроль».

За ДСТУ 4163-2003 в лівій частині бланку над заголовком.

Документ вважається виконаним тоді, коли поставлені у ньому питання вирішені та кореспонденту надана відповідь.

Дані про хід і результати виконання документів періодично аналізуються. На підставі аналізу розробляються пропозиції по прискоренню виконання документів та підвищення виконавської дисципліни, удосконаленню організації контролю та управління в цілому.

Додаток 1

Акт про відсутність вкладень у конверті

Назва організації] АКТ №___ «___» ________________20__ р.                                                                м. Київ Про відсутність вкладень у конверті Підстава:  _________________________________________________________ Складений зав. канцелярії ___________________________________________ __________________________________________________________________ (Назва організації, прізвище, ініціали) Присутні: ________________________________________________________ (прізвища, ініціали) __________________________________________________________________ «__»_________________20__ р. Від _______________________________________________________________                                        (назва організації, від якої надійшов пакет) надійшов пакет, в якому під час розкривання не виявлено таких документів: __________________________________________________________________                                      (назва, номери документів, яких не вистачає) __________________________________________________________________ Акт складений у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надсилання документів, яких не вистачає. Зав. канцелярії                      _________                      /розшифрування підпису/                                                   (підпис)

Додаток 2

Журнал реєстрації вхідних документів

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів Індекс реєстрації документу Дата надходження документу Звідки надійшов документ Дата та індекс отриманого документу Вид документа та короткий зміст, резолюція Термін виконання Кому направлений документ (виконавець) Позначка про виконання документа Структурний підрозділ (індекс) Прізвище одержувача, посада Підпис та дата отримання 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Додаток 3

Журнал реєстрації вихідних (або внутрішніх) документів

ЖУРНАЛ реєстрації вихідних (або внутрішніх) документів Дата та індекс документа Кореспондент Короткий зміст Контроль за виконанням документів Кому направлено Встановлений термін виконання Позначка про виконання 1 2 3 4 5 6

Додаток 4

Зведення про виконання документів, що підлягають контролю

ЗВЕДЕННЯ про виконання документів, що підлягають контролю станом на ___________ 20___ року № п/п Найменування та індекс структурного підрозділу Документи, які знаходяться на контролі Всього на контролі Виконані Виконані з порушенням терміну Не виконані Термін виконання не настав 1 2 3 4 5 6 7