2. Вимоги, щодо реєстрації документів

Реєстрація документів – це запис необхідної інформації про документ, що надійшов шляхом проставлення на ньому умовних позначень (реєстраційного індексу, дати надходження).

Мета реєстрації – забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання наявної в них інформації.

Реєстрація здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тисяч документів на рік.

Обов’язковій реєстрації в канцелярії підлягають:

• Документи від вищих органів;

• Запити та звернення народних депутатів;

• Звернення громадян;

• Документи від міністерств, відомств, підприємств, установ, організацій, або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді.

• Накази та розпорядження;

• Протоколи засідань, нарад;

• Доручення керівництва;

• Інформаційні листи.

На кожному підприємстві є затверджений перелік документів, які не підлягають реєстрації:

• Вітальні листи;

• Запрошення (крім урядових та закордонних);

• Навчальні плани;

• Наукові звіти;

• Бухгалтерські документи;

• Прейскуранти;

• Рекламні матеріали, та інше.

Кожен документ в установі реєструється один раз з проставленням реєстраційного індексу.

Наприклад: 6-02/293

6 – номер кореспонденції згідно з Переліком кореспондентів;

02 – присвоєний індекс для першого заступника керівника;

293 – порядковий номер за книгою реєстрації для даного виду документу з початку року.

Реєструються документи на реєстраційно-контрольних картках.

У невеликих установах – журнальна форма реєстрації.

З прикладу видно, що обов’язковими реквізитами реєстрації є:

• Назва документу;

• Автор документу;

• Дата документу;

• Індекс документу;

• Заголовок документу та короткий зміст;

• Резолюція;

• Відповідальний виконавець;

• Термін виконання

• Позначка про виконання

Оскільки документи за призначенням реєструються окремо, рекомендується ввести такі журнали:

• Урядових документів;

• Наказів керівника;

• Відряджень;

• Рішень колегії установи;

• Актів ревізії фінансово-господарської діяльності.

За автоматизованої системи реєстрації формується банк реєстраційних даних, завдяки якому управлінці мають всю інформацію про документи та місце їх знаходження.

2. Терміни виконання документів

Виконання документів в установі повинно постійно контролюватися. Контролю за виконанням підлягають найбільш важливі вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Особливої уваги вимагають терміни виконання документів, вони можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові терміни виконання документів встановлюються для окремих, найбільш масових категорій документів, які підлягають контролю відповідно до законодавства: Типові терміни виконання документів повинні бути наступними:

1. Закони України, Укази Президента України, Постанови Кабінету Міністрів України – відповідно до терміну, який в них зазначено.

2. Депутатський запит – не пізніше, як у 15-ти денний строк з дня його одержання або інший термін, який встановлено Верховною радою України.

3. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

4. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового розгляду – до 2 днів, решта – протягом 10 днів.

5. Накази керівника установи – відповідно до терміну, який в них зазначено.

6. Рішення колегіального органу – відповідно до терміну, який в них зазначено.

7. Звернення громадян – протягом 1 місяця.

В інших випадках терміни виконання документів, встановлюються для найбільш важливих документів (фіксуються у резолюції керівника установи, або самому документі).

У разі потреби термін може бути подовжено, за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочі дні до закінчення строку.

Документи без строку, повинні були виконанні не пізніше 30 календарних днів.

Документи з позначкою «терміново» протягом 7 днів.