- •Лекція 1. Поняття про діловодство, документ. Особливості сучасного діловодства План
- •1.2.Класифікація документів
- •1.3.Загальні поняття про законодавчу та нормативно-методичну базу діловодства
- •1.4.Дсту 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”
- •Лекція 2.Основні вимоги до організації сучасного діловодства в установі План
- •2.2.Поняття документообігу. Документні потоки
- •Вхідний документ
- •Внутрішній документ
- •3.Категорії установ за об’ємом документообігу. Змішана, централізована, децентралізована система діловодства
- •4. Нормативно-правові документи, які регламентують діяльність управління службою діловодства: положення, посадові інструкції, інструкція з діловодства
- •Лекція 3.Складання і оформлення документів, що використовуються в роботі с кадрами План
- •3.2.Порядок складання і оформлення наказів з особового складу
- •3.3. Ведення уніфікованих форм документів з особового складу
- •3.4. Основні положення щодо оформлення і ведення трудових книжок
- •Лекція 4.Організаційні аспекти документаційного забезпечення діловодства План
- •4.1.Приймання та попередній розгляд документів
- •Вимоги, щодо реєстрації документів
- •Терміни виконання документів
- •Аналіз даних про виконання документів
- •Лекція 5. Механізація та автоматизація діловодства в установі План
- •5.1.Загальні принципи механізації та автоматизації
- •5.2.Засоби складання, копіювання, розмножування та обробка текстових документів
- •5.3.Засоби зберігання та пошуку документів
- •5.4.Засоби передачі інформації
- •Лекція 6. Підготовка документів до постійного зберігання та використання План
- •6.1 Експертиза наукової та практичної цінності документів
- •6.2. Формування справ
- •6.3. Опис документів постійного та тимчасового зберігання
- •6.4. Забезпечення зберігання документів
- •6.5. Передача справ до відомчого архіву
- •Рекомендована література
Лекція 4.Організаційні аспекти документаційного забезпечення діловодства План
4.1. Приймання та попередній розгляд документів.
4.2. Вимоги щодо реєстрації документів.
4.3. Терміни виконання документів.
4.4.Аналіз даних про виконання документів.
4.1.Приймання та попередній розгляд документів
Однією з найбільш трудомістких робіт управління (менеджера) є робота з документами. На яку в середньому витрачається від 30 до 70 % всього робочого часу.
Для оптимізації та скорочення часу на документування або роботу з документами існують деякі шляхи раціоналізації.
Перший напрям – це делегування права підпису документів в межах законоположень. В цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільняє ваш час і підвищує ініціативність підлеглих.
Другий напрям – підвищення швидкості індивідуальної роботи з документами (прийоми швидкого читання).
Третій напрям – використання менеджером режиму «фільтрації» документів. Попередня обробка та розподіл документації канцелярією або секретарем керівника.
Приймання документів.
Приймання і первинна обробка кореспонденції, що надходить до організації, здійснюється централізовано канцелярією або секретарем.
Які розкривають всі конверти за винятком тих, що мають відмітку «особисто» або адресовані громадським організаціям.
Конверти розкриваються, перевіряється їх вміст, цілісність вкладень, правильність їх адресування, відповідність номерів на документах і конвертах. У разі порушень складається акт у 2-х примірниках (один відправнику, інший канцелярії).
Конверти зберігаються і додаються до документів, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення. Інші конверти знищуються.
Неправильно оформлені, пошкоджені повертаються відправнику.
Факсимільні та електронні повідомлення передаються в канцелярію для реєстрації.
Документи отримані при виїзді до іншої установи, передаються для реєстрації до канцелярії першого робочого дня з відміткою про час і місце отримання документа.
Кореспонденція, що надійшла після 18 годин, а також у вихідні та святкові передається до канцелярії не пізніше 10 годин першого робочого дня.
Попередній розгляд документів
Попередній розгляд документів здійснює особа, яка призначається наказом керівника (керівник канцелярії, секретар).
Мета попереднього розгляду – розподіл документів:
на ті що підлягають реєстрації;
на ті, що не підлягають реєстрації;
на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництва або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функцій.
Здійснюється він в день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий день.
Доручення з вищих органів правління розглядаються негайно.
Результати розгляду документів фіксуються в резолюціях (встановлюють виконавців, зміст дій, строк виконання, підпис, дата).
Канцелярія оформляє необхідну кількість примірників і направляє до виконавців зазначених у резолюціях.
Отримання документів може засвідчуватися підписом, з проставлянням дати у відповідних реєстраційних формах.