376

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКА НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ ХАРЧОВИХ ТЕХНОЛОГІЙ

Кафедра менеджменту і логістики

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ З ДИСЦИПЛІНИ

«ДІЛОВОДСТВО І ОФІСНА ТЕХНІКА»

для студентів професійного напрямку 6.030601

усіх форм навчання

(Укладач к.е.н., ас.Маслій Н.Д.)

Затверджено

Методичною радою ОНАХТ

Протокол №___від__________2013р.

Одеса ОНАХТ-2013р.

ЗМІСТ

ЛЕКЦІЯ 1.	ПОНЯТТЯ ПРО ДІЛОВОДСТВО, ДОКУМЕНТ. ОСОБЛИВОСТІ СУЧАСНОГО ДІЛОВОДСТВА...............................................................	3
	Поняття про діловодство, документ.................……………………...	3
	Класифікація документів………………….........................................	4
	Загальні поняття про законодавчу та нормативно-методичну базу діловодства…………………........................................................................	7
	ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”……………………....................................................................	12
ЛЕКЦІЯ 2.	ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ СУЧАСНОГО ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ………………………………………….	14
	2.1.Організація діловодства в установі……………………………………	14
	2.2.Поняття документообігу. Документні потоки…..................................	15
	2.3.Категорії установ за об’ємом документообігу. Змішана, централізована, децентралізована система діловодства…………………	19
	2.4. Нормативно-правові документи, які регламентують діяльність управління службою діловодства: положення, посадові інструкції, інструкція з діловодства………………………………………………….	20
ЛЕКЦІЯ 3.	СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ В РОБОТІ С КАДРАМИ…………………	25
	3.1. Основи документування кадрової роботи…………………………..	26
	3.2.Порядок складання і оформлення наказів з особового складу……………………………………………………………………….	28
	3.3. Ведення уніфікованих форм документів з особового складу……………………………………………………………………….	29
	3.4. Основні положення щодо оформлення і ведення трудових книжок………………………………………………………………………	30
ЛЕКЦІЯ 4.	ОРГАНІЗАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЛОВОДСТВА………………………….................	47
	4.1. Приймання та попередній розгляд документів……………………...	47
	4.2. Вимоги щодо реєстрації документів………………………………….	48
	4.3. Терміни виконання документів……………………………….............	50
	4.4.Аналіз даних про виконання документів……………………………..	51
ЛЕКЦІЯ 5.	МЕХАНІЗАЦІЯ ТА АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ………………………………………………………………...	57
	5.1.Загальні принципи механізації та автоматизації……………………	57
	5.2.Засоби складання, копіювання, розмножування та обробка текстових документів………………………………………………………	58
	5.3.Засоби зберігання та пошуку документів………………………	60
	5.4.Засоби передачі інформації……………………………………..	61
ЛЕКЦІЯ 6.	ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ ДО ПОСТІЙНОГО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ……………………………………………………	64
	6.1. Експертиза наукової та практичної цінності документів…………..	64
	6.2. Формування справ……………………………………………………..	66
	6.3. Опис документів постійного та тимчасового зберігання…………...	67
	6.4. Забезпечення зберігання документів…………………………………	70
	6.5. Передача справ до відомчого архіву…………………………………	71
Рекомендована література…………………………………………………………………..		72

Лекція 1. Поняття про діловодство, документ. Особливості сучасного діловодства План

1. Поняття про діловодство, документ.

2. Класифікація документів.

3. Загальні поняття про законодавчу та нормативно-методичну базу діловодства.

4. ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

5. Вимоги до оформлення документів”.

1. 1.Поняття про діловодство, документ.

Діловодство – це управлінська діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в установі, що виникли під час та у процесі проведення виробничих дій.

Документування й організацію роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство (справочинство) як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Термін «діловодство (справочинство)» в усному мовленні з'явився приблизно в ХVІІ ст. й означає сам процес вирішення справи — «діло (справу) вирішувати». Так як у ході вирішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, прийняте рішення, уже в ХVІ ст. вживається слово діло як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше в цьому понятті слово «діло (справа)» зафіксовано в документах у 1584 році.

Отже, діловодство (справочинство) — це галузь ведення службових і ділових документів, яка полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи, має переважно службовий характер. Відносини, що складаються під час діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:

• забезпечення своєчасного і якісного створення документів (документування);

• організація роботи з документами: одержання — передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Документування – це процес створення документів, а документаційне забезпечення управління - це технологічний цикл комплексу робіт з готовими документами (що надійшли в установу, створені і функціонують в ній, та ті, що направляються в інші установи).

Документ – це результат свідомого відображення інформації про події, об’єктивної дійсності різними способами, з метою передачі цієї інформації у часі і просторі.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ-27-32-94 “Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення).

Управлінський документ містить інформацію, що виникла і використовується у сфері управління.