
- •А. И. Исаченкова документационное обеспечение управления
- •Содержание
- •Часть 1. Конспект лекционных тем по II разделу курса «Системы документации организации» 9
- •Часть II. Наглядные материалы по курсу 103
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Раздел 2. Системы документации организации. Унифицированные системы документации
- •Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления
- •Часть III. Словарь основных терминов и понятий 210
- •Часть IV. Учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы 230
- •Предисловие
- •Часть I. Конспект лекционных тем по II разделу курса «системы документации организации»
- •1. Понятие «системы документации».
- •Классификация систем документации
- •2. Унифицированные системы документации
- •Унифицированные системы документации (усд) включают в себя:
- •3. Система организационно-правовой документации
- •3.1. Назначение и состав организационно-правовой документации (опд)
- •3.2. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов
- •4. Система договорной документации
- •5. Система распорядительной документации
- •5.1. Назначение и состав распорядительной документации
- •5.2. Процедура издания распорядительных документов
- •5.3. Составление и оформление отдельных видов распорядительных документов
- •6. Система информационно-справочной документации
- •6.1. Назначение и состав информационно-справочной документации (исд)
- •6.2. Составление и оформление отдельных видов сид
- •7. Деловое письмо
- •7.1. Классификация и разновидности деловых и коммерческих писем
- •7.2. Особенности составления и оформления отдельных видов и разновидностей деловых и коммерческих писем
- •8. Оперативные информационно-справочные документы
- •9. Система плановой документации
- •9.1. Назначение и состав плановой документации
- •9.2. Составление и оформление плановых документов
- •10. Система отчетной документации
- •11. Система кадровой документации. Документирование трудовой деятельности персонала
- •11.1. Система кадровой документации, ее назначение и состав
- •11.2. Основные комплексы кадровой документации
- •11.3. Документирование трудовой деятельности персонала
- •Часть II. Наглядные материалы по курсу
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Состав реквизитов документов (гост р 6.30-2003)
- •Расположение реквизитов и границы зон на формате а4 продольного бланка (гост р 6.30-2003)
- •Образец общего бланка организации
- •Образец бланка конкретного вида документа организации
- •Образец углового бланка письма организации
- •Образец продольного бланка письма организации
- •Образец продольного бланка должностного лица
- •Размерные характеристики потребительских бумажных форматов1
- •Форма таблицы
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации
- •Раздел 2. Системы документации организации. Унифицированные системы документации
- •Образец оформления положения
- •Общие положения
- •Структура Секретариата
- •Основные задачи Секретариата
- •Функции Секретариата
- •Права Секретариата
- •Взаимоотношения и связи Секретариата с другими структурными подразделениями организации
- •Ответственность Секретариата
- •Образец оформления инструкции
- •Общие положения
- •Организация документооборота
- •Общие положения
- •Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
- •Организация исполнения и контроль исполнения документов
- •Подготовка исходящего документа
- •Регистрация исходящих документов
- •Обеспечение сохранности дел и документов
- •Порядок составления и оформления служебных документов
- •Общие сведения
- •Подготовка и оформление приказов по основной деятельности
- •Подготовка и оформление служебных писем
- •Формирование и хранение дел
- •Составление номенклатуры дел организации
- •Формирование дел
- •Экспертиза практической ценности документов
- •Регламент работы по рассмотрению обращений граждан в администрации города перми
- •I. Общие положения
- •II. Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
- •III. Административные процедуры
- •Образец оформления решения
- •Образец оформления приказа
- •Образец оформления приказа с угловым расположением реквизитов бланка
- •Образец оформления указания
- •Образец оформления распоряжения
- •Образец оформления полной формы протокола
- •Образец оформления краткой формы протокола
- •Образец оформления выписки из протокола
- •Образец оформления докладной записки
- •Образец оформления объяснительной записки
- •26.04.2011 Л.О. Шерстневой
- •Образец оформления акта проверки работы с документами
- •Образец оформления акта сдачи-приемки дел
- •Образец оформления справки
- •Образец оформления сводки
- •Образец оформления предложения
- •Образец оформления информационного письма
- •Образец оформления письма-извещения
- •Образец оформления гарантийного письма
- •Образец оформления письма-просьбы (заказа)
- •Образец оформления письма-отказа
- •Образец оформления письма-подтверждения
- •Образец оформления письма-напоминания
- •Образец оформления претензионного письма
- •Образец оформления письма-поздравления
- •Образец оформления письма-благодарности
- •Образец оформления сопроводительного письма
- •Образцы оформления телеграмм
- •Образец оформления телефонограммы
- •Образец оформления факсимильного сообщения
- •Образец оформления плана работы
- •Образец оформления календарного плана
- •17 Марта 2011 г.
- •Перечень унифицированных форм документов по движению кадров
- •Образец оформления резюме резюме
- •Образец оформления заявления
- •Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления
- •Документопотоки организации
- •Объем документооборота организации в динамике
- •Формы журналов регистрации входящих и исходящих документов Журнал регистрации входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •Форма журнала учета поступивших конфиденциальных документов
- •Форма журнала учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов
- •Форма журнала регистрации принятых факсограмм
- •Номенклатура дел организации
- •Часть III. Словарь основных терминов и понятий
- •Часть IV. Учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы
- •4.1. Перечень вопросов для проверки усвоения учебного курса
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Раздел 2. Системы документации. Унифицированные системы документации
- •Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления
- •4.2. Рекомендуемая литература а) нормативно-правовые акты
- •Б) государственные стандарты и классификаторы тэси
- •В) инструктивно-методические документы и нормативы
- •Г) учебные и практические пособия (основная литература)
- •Г) учебные и практические пособия (дополнительная литература)
- •Документационное обеспечение управления
- •614000, Г. Пермь, ул. Пушкина, 80.
5.2. Процедура издания распорядительных документов
В условиях коллегиальности процедура издания распорядительных документов (РД) включает следующие стадии:
Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. На этой стадии производится сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом коллегиального органа специалистами соответствующих подразделений. При необходимости запрашивается информация из подведомственных учреждений и других подразделений. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа.
Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. На этой стадии справка и проект решения передаются секретарю коллегиального органа (обычно за две недели до заседания). Это время используется для размножения представленных материалов, их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и изучения.
Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа и принятие решения по рассмотренным материалам. Данная процедура проходит в два этапа. На первом этапе проводится ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания. Членам коллегиального органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы заседаний. Второй этап – непосредственное обсуждение вопросов на заседании. Высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии делаются поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.
Оформление протокола заседания. Ход заседания фиксируется протоколом (используются черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту). В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или стенограмма) с решением или постановлением коллегиального органа. Если протокол составляется на основе черновых записей, запись основных выступлений желательно согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.
Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей. На этом этапе оформляется и издается текст распорядительного документа (например, решение совета директоров ОАО, постановление ученого совета). Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа, а фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, а доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия приказов, решений, указаний также проходит ряд стадий:
Инициирование решения. Обосновывается необходимость издания распорядительного документа. Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании РД. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений. Обоснование необходимости издания РД может излагаться в докладной или служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. Проекты РД готовятся специалистами структурных подразделений. Иногда создается временная комиссия или группа работников, если проект документа затрагивает интересы различных подразделений.
Сбор и анализ информации по вопросу. Определяются источники информации, которые позволят объективно и в полном объеме отразить содержание проекта документа. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.
Подготовка проекта распорядительного документа. Оформление выработанного решения в виде проекта РД осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для окончательного варианта документа, с нанесением всех реквизитов и проставлением в верхнем правом углу слова «Проект».
Согласование проекта документа. Оно предполагает внутреннее визирование или внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях).
Внешнее согласование проводится при подготовке проекта РД высшими и федеральными органами власти и оформляется на отдельном листе – «Листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если документ касается вопросов их деятельности (с главным бухгалтером – по финансовым вопросам; с юридической службой – на предмет соответствия проекта действующему законодательству и др.). Замечания и дополнения к проекту могут быть внесены непосредственно в текст проекта или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечание. В этом случае при визировании на проекте документа проставляется отметка «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются», а замечания прикладываются к проекту документа и возвращаются разработчикам. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителя на подписание.
Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководству предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представлении его руководителю на подписание.
Принятие решения выражается в подписании РД руководителем. Это решающая стадия подготовки документа, т. к. подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.
Доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям.