Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
ДОУ. Уч-практ. пособие.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.05.2025
Размер:
12.15 Mб
Скачать

5.2. Процедура издания распорядительных документов

В условиях коллегиальности процедура издания распорядительных документов (РД) включает следующие стадии:

  1.  Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. На этой стадии производится сбор информации по вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эта работа проводится в соответствии с планом коллегиального органа специалистами соответствующих подразделений. При необходимости запрашивается информация из подведомственных учреждений и других подразделений. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа.

  2.  Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа. На этой стадии справка и проект решения передаются секретарю коллегиального органа (обычно за две недели до заседания). Это время используется для размножения представленных материалов, их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и изучения.

  3.  Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа и принятие решения по рассмотренным материалам. Данная процедура проходит в два этапа. На первом этапе проводится ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания. Членам коллегиального органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы заседаний. Второй этап – непосредственное обсуждение вопросов на заседании. Высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии делаются поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

  4.  Оформление протокола заседания. Ход заседания фиксируется протоколом (используются черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту). В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или стенограмма) с решением или постановлением коллегиального органа. Если протокол составляется на основе черновых записей, запись основных выступлений желательно согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

  5.  Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей. На этом этапе оформляется и издается текст распорядительного документа (например, решение совета директоров ОАО, постановление ученого совета). Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа, а фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, а доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия приказов, решений, указаний также проходит ряд стадий:

    1.  Инициирование решения. Обосновывается необходимость издания распорядительного документа. Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании РД. Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений. Обоснование необходимости издания РД может излагаться в докладной или служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение. Проекты РД готовятся специалистами структурных подразделений. Иногда создается временная комиссия или группа работников, если проект документа затрагивает интересы различных подразделений.

    2.  Сбор и анализ информации по вопросу. Определяются источники информации, которые позволят объективно и в полном объеме отразить содержание проекта документа. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения.

    3.  Подготовка проекта распорядительного документа. Оформление выработанного решения в виде проекта РД осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для окончательного варианта документа, с нанесением всех реквизитов и проставлением в верхнем правом углу слова «Проект».

    4.  Согласование проекта документа. Оно предполагает внутреннее визирование или внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях).

Внешнее согласование проводится при подготовке проекта РД высшими и федеральными органами власти и оформляется на отдельном листе – «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если документ касается вопросов их деятельности (с главным бухгалтером – по финансовым вопросам; с юридической службой – на предмет соответствия проекта действующему законодательству и др.). Замечания и дополнения к проекту могут быть внесены непосредственно в текст проекта или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечание. В этом случае при визировании на проекте документа проставляется отметка «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются», а замечания прикладываются к проекту документа и возвращаются разработчикам. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителя на подписание.

    1.  Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководству предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представлении его руководителю на подписание.

    2.  Принятие решения выражается в подписании РД руководителем. Это решающая стадия подготовки документа, т. к. подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.

    3.  Доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям.