Часть 3. Основные этапы и технологии работы с документами

Задание выполняется на базе конкретной организации. Студент изучает последовательность движения документов в аппарате управления с момента их получения до завершения исполнения.

Задание 1. Изучите состав отправляемых и внутренних документов Вашего учреждения, подсчитайте объем документооборота за год. Данные отразите в тексте контрольной работы (в соответствии с образцами).

Задание 2. На основании блок-схемы работы с входящими и исходящими документами составьте схему движения документов в Вашей организации.

Задание 3. Ознакомьтесь с формами регистрации документов (журнальная, карточная, автоматизированная), сравните состав информации. Зарегистрируйте в журнале и на карточке по одному документу.

Задание 4. Изучите требования к составлению и оформлению номенклатуры дел. Проанализируйте конкретную номенклатуру дел Вашего учреждения (или структурного подразделения). Если есть ошибки в ее составлении, выявите их и отразите в тексте контрольной работы.

6. 2. Перечень вопросов для оперативной проверки усвоения студентами учебного курса

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

1. Как трактуется понятие «документ» в нормативных источниках?

2. Какое определение понятия «электронного документа» дано в ФЗ «Об электронной цифровой подписи»?

3. Что вы понимаете под словосочетанием "управленческая информация". Какие требования предъявляются к управленческой информации?

4. Дайте определение понятиям "управленческий", "официальный" и "служебный" документ. Назначение и область их применения. Какие, на ваш взгляд, у них имеются сходства и различия?

5. Какие функции выполняют управленческие документы? Приведите примеры.

6. Назовите свойства управленческого документа. В чем их сущность?

7. В чем проявляется сущность управленческого документа?

8. Что вы понимаете под термином "классификация" документа? С какой целью осуществляется классификация управленческих документов?

9. По каким признакам классифицируются управленческие документы?

10. Дайте определение понятиям "вид" и "разновидность" документа. Приведите примеры основных видов и разновидностей ОРД.

11. Дайте определение понятию "реквизит документа". Перечислите типовой состав реквизитов ОРД. От чего зависит число реквизитов, применяемых в документе?

12. Как трактуются понятия "формуляр документа" и "формуляр-образец". Какие требования установлены ГОСТом при построении формуляра-образца.

13. Какова структура и особенности ГОСТа Р 6.30-2003, посвященного УСОРД?

14. Назовите форматы бумаги, принятые Международной организацией по стандартизации (ISO). Какие из них используются для управленческой документации?

15. Укажите размеры полей, установленные ГОСТом Р 6.30-2003. Какие размеры полей используются в служебных и научных документах? Какие размеры полей используются в зарубежных странах?

16. Дайте определение понятию "бланк документа" и назовите основные виды бланков. Какие реквизиты входят в каждый из этих видов бланков?

17. Какие требования предъявляются к изготовлению, оформлению, учету и выдаче гербовых бланков?

18. Какие реквизиты документа определяют его юридическую силу?

19. Какие реквизиты отражают обработку и движение документа?

20. Какие требования предъявляются к оформлению реквизитов (01) "Государственный герб РФ", (02) "Герб субъекта РФ" и (03) "Эмблема организации"?

21. Что означают реквизиты (05) и (06)? Когда они введены и в связи с чем?

22. Охарактеризуйте реквизит (08) "Наименование организации». Кто может являться автором служебного документа?

23. Какие данные указываются в реквизите (09) "Справочные данные об организации". В каких видах бланков отсутствуют эти данные?

24. Охарактеризуйте реквизит (15) "Адресат". Из каких составных частей он может состоять?

25. Охарактеризуйте реквизит (11) "Дата документа". Какие разновидности дат можно выделить, и какие способы применяются при их оформлении?

26. Какие реквизиты входят в состав удостоверения?

27. Охарактеризуйте реквизит (25) "Оттиск печати". Какие виды и формы печатей употреблялись в российском и советском государствах?

28. Какие реквизиты входят в понятие "отметки на документах".

29. Охарактеризуйте реквизит (17) "Резолюция". Где он помещается, из каких элементов состоит? Какие требования предъявляются к тексту резолюции?

30. Дайте характеристику реквизиту (20) "Текст" (определение, виды текстов, требования к оформлению). Назовите элементы текста документа.