6.1.1. Контрольная работа и указания по ее выполнению

Контрольная работа носит комплексный характер и способствует усвоению теоретических знаний и технологических аспектов в создании и функционировании управленческих документов в организациях. Перед ее выполнением студент изучает рекомендованную литературу и знакомится с наглядными (печатными и электронными) материалами, предоставленными преподавателем.

Контрольная работа состоит из 3-х частей.

Первая часть работы направлена на самостоятельное изучение формуляра современного управленческого документа и правил оформления его реквизитов. В результате выполнения предложенных заданий студент приобретает практические навыки составления и оформления основных реквизитов официального служебного документа.

Вторая часть работы базируется на изучении функциональных систем документации организаций, в том числе и унифицированных, и должна способствовать приобретению знаний и практических навыков составления и оформления различных видов и разновидностей управленческих документов в соответствии с нормативными документами.

Третья часть работы нацелена на формирование у студентов умений работать с документами организации, на освоении ими типовых технологических процедур при движении документов с момента их создания (получения), до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.

Часть 1. Оформление бланков и реквизитов управленческого документа

Задание 1. Осуществите подбор не менее 3-х видов управленческих документов Вашей организации (деловое письмо, акт, приказ). Текст их приведите в контрольной работе. Знаком + отметьте в таблице все имеющиеся в них реквизиты. Обоснуйте правильность реквизитов бланка и отметок, проставленных на документе. Анализ документов целесообразно представить в форме таблицы:

код реквизита	Наименование реквизита по ГОСТ Р. 6. 30 - 2003	Деловое письмо	АКТ	Приказ по основной деятельности
	Вид бланка
01
02
03
04
05	и т д.

Часть 2. Системы документации организации

Задание 1. Познакомьтесь с различными видами распорядительных документов, изданными органами федеральной власти, местного самоуправления и руководством Вашей организации.

Составьте и оформите в установленном порядке ПРИКАЗ по открытому акционерному обществу «Пермфармация» о введении Инструкции по делопроизводству на предприятии.

В констатирующей части укажите, что службой ДОУ предприятия разработаны правила (порядок) работы с документами с целью обеспечения их сохранности и эффективности использования.

В распорядительной части утвердите «Инструкцию по делопроизводству в ОАО «Пермфармация» и введите ее в действие с 15.11.2011 г. Поручите руководителям структурных подразделений ОАО «Пермфармация» и филиалов этого предприятия с 15.11.2011 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Поручите также зам. начальника службы ДОУ Е.А. Ивановой до 05.11.2011 г. организовать занятия по изучению этого документа сотрудникам предприятия (ответственными за работу с документацией в филиалах ОАО «Пермфармация»). Зав. типографией (РИО) В.М. Петрову в эти же сроки необходимо обеспечить тиражирование бланков ОРД и унифицированных форм документов. Начальнику службы ДОУ Н.П. Киселевой необходимо обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований Инструкции.

Текст Инструкции в одном экз. на 36 листах приложите к приказу.

Генеральный директор предприятия - В.И. Сухарев.

Оформите выписку из приказа, в которую включите пункт о необходимости всем руководителям структурных подразделений ОАО «Пермфармация» и филиалов этого предприятия с 15.11.2011 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

Задание 2. Составьте и оформите в соответствии с установленными правилами полный и краткий протокол заседания Совета директоров ЗАО «Уралмебель». Оформите выписку из данного протокола.

На заседании обсуждался вопрос о приобретении и поставке нового оборудования для производства офисной мебели. Было заслушано сообщение генерального директора ЗАО «Уралмебель» В.И. Попова о перспективах развития предприятия в связи с внедрением новых линий по изготовлению корпусной мебели.

В обсуждении вопроса принял участие зам. директора по маркетингу, который проинформировал о результатах изучения спроса на корпусную мебель и потребности организаций в новых видах офисной мебели.

После обсуждения было принято решение поручить зам. генерального директора ЗАО «Уралмебель» по внешнеэкономическим связям А.Ю. Васильеву заключить контракт с финской фирмой «Финтраст» о переоборудовании имеющихся производственных мощностей предприятия и выпуске нового ассортимента офисной мебели со второго полугодия текущего года.

Недостающие данные необходимо указать самостоятельно.

Задание 3. Составьте и оформите на основе предложенных ситуаций следующие виды информационно-справочных документов:

3.1. докладную записку руководителя отдела документационного обеспечения управления на имя зам. генерального директора ООО «Лукойл – Пермнефтеоргсинтез» о необходимости увеличения штатной численности отдела. В тексте ДЗ необходимо отразить имеющиеся возможности отдела и обосновать увеличение числа сотрудников в связи с расширением объема выполняемых работ и внедрением автоматизированной системы документооборота на предприятии.

3.2. служебную записку секретаря-референта руководителю организации с просьбой рассмотреть вопрос о замене устаревшей модели портативного копировального аппарата и возможности приобретения нового ксерокса в связи с большим объемом работ по тиражированию служебных документов.

3.3 объяснительную записку инспектора отдела кадров руководителю подразделения предприятия о неявке (опоздании) на работу в связи с уважительной причиной.

Задание 4. На основе самостоятельно смоделированных управленческих ситуаций составьте и оформите 5 разновидностей писем: сопроводительное и гарантийное письмо; письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание.

Задание 5. Изучите систему кадровой документации. Составьте и оформите личное заявление должностному лицу о приеме на работу; подготовьте приказ о назначении Вас на должность; сделайте запись в трудовую книжку; заполните бланк трудового договора и личную карточку работника унифицированной формы Т-2.