Раздел 3. Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления

Нормативно-правовая регламентация процессов документационного обеспечения управления. Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов. Создание законодательной базы, регламентирующей процессы создания и использования документированной информации и норм работы с документами. Федеральные законы «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О техническом регулировании», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле» и другие законодательные акты, их роль и значение в работе с документами.

Гражданский, Уголовный и Административный кодексы об ответственности за нарушение правил работы с документированной информацией.

Подзаконные акты Президента и Постановления Правительства РФ по вопросам информации и документации, а также о правилах и требованиях к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций.

Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и их значение как нормативного документа, закрепляющего состав, последовательность и методику выполнения обязательных делопроизводственных операций.

Нормативно-методическая регламентация процессов документационного обеспечения управления. Нормативно-методические разработки (правила, положения, перечни) Росархива, ВНИИДАДа по вопросам хранения документов. Разработки Министерства труда по организации труда служб ДОУ, тарифно-квалификационных характеристик и нормативам времени на работы по ДОУ.

Деятельность Федерального агентства по стандартизации и метрологии (Росстандарта) по унификации и стандартизации управленческой документации. Международные и национальные стандарты на документацию и их влияние на процессы документирования и организацию работы с документами. Общероссийские классификаторы ТЭСИ и их роль в обеспечении интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления

ДОУ как система информационного обеспечения управления. Возрастание объемов информации и необходимость упорядочения документопотоков. Понятие «документационное обеспечение управления». Терминосистема документационного обеспечения управления организациями. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления. Факторы, влияющие на его организацию и технологию в организациях различных уровней управления. Организационные, правовые, социальные и психологические аспекты ДОУ.

Роль службы ДОУ в создании единой информационной инфраструктуры организации. Типовые структуры служб ДОУ в организациях с различными организационно-правовыми формами деятельности.

Автоматизированные технологии обработки документов и их влияние на систему делопроизводства конкретной организации. Влияние характера управления, принципов принятия управленческих решений на организацию и технологию ДОУ. Взаимосвязь делопроизводства с организацией ведомственного и государственного хранения документов.

Организация документооборота и технологии работы с документами. Понятия «документооборот» и «организация документооборота». Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих нормативных документах. Документопотоки и их структура. Общая характеристика входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документопотоков. Зависимость маршрутов прохождения документов от принятой структуры и использования технических средств обработки информации.

Технологии обработки поступающих документов. Прием, прохождение и порядок работы с поступающей корреспонденцией. Внутренний документооборот. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководителем, передача их в подразделения на исполнение. Обработка телеграфных и телефонных сообщений. Организация движения документов между подразделениями. Работа исполнителя с документами в структурных подразделениях. Порядок обработки внутренних документов. Экспедиционная обработка отправляемых документов. Проектирование рациональной системы документооборота.

Регистрация документов как основа построения информационно-поисковой системы, ее значение и задачи. Общие правила регистрации документов, их индексирование. Регистрационный индекс как один из поисковых признаков документа. Регистрационные формы и их характеристика. Преимущества и недостатки используемых систем регистрации. Состав информации и порядок заполнения регистрационных форм в условиях традиционной обработки документов. Автоматизированные системы регистрации и особенности заполнения экранной формы.

Значение контроля исполнения документов в деятельности аппарата управления. Виды контроля. Процесс организации контроля исполнения документов. Формирование перечня документов, подлежащих контролю. Порядок постановки на контроль и снятия с контроля исполненных документов. Автоматизированная система контроля исполнения документов.

Организация оперативного хранения документации. Номенклатура как классификационный справочник – основа структуры организации или направлений деятельности. Значение номенклатуры дел для оперативного хранения документов и их предархивной обработки. Систематизация документов в дела. Особенности группировки в дела отдельных категорий документов. Требования, предъявляемые к оформлению обложек дел. Назначение и правила составления внутренней описи и итоговой записи о количестве заведенных дел. Порядок выдачи документов и дел во временное пользование. Обеспечение сохранности документов.

Экспертиза ценности как элемент управления документацией. Нормативно-методические и теоретические основы экспертизы. Организация экспертизы ценности документов в учреждении. Экспертная комиссия (ЭК), ее статус, состав, функции, порядок документирования деятельности. Порядок проведения экспертизы ценности. Оформления результатов экспертизы ценности документов. Сроки хранения документов, их нормативная регламентация. Виды перечней документов со сроками хранения, их использование. Порядок уничтожения открытых и конфиденциальных документов.