Раздел 2. Системы документации организации. Унифицированные системы документации

Определение понятия «системы документации». Система документации как часть единой документально-информационной системы. Категории классификации систем документации. Общероссийские системы документации. Функциональные системы документации, их состав. Отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь с функциональными. Основания выделения подсистем документации.

Унифицированные системы документации. Унификация и стандартизация документации: ее цели, принципы, объекты. Понятие "унифицированная система документации". Характеристика действующих унифицированных систем документации. Стандарты на унифицированные системы документации.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов. Унифицированные формы документов организации, порядок их введения в действие. Альбом форм унифицированных документов.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Общероссийский классификатор управленческой документации как нормативный документ по использованию унифицированных форм документации. Табель форм документов.

Система организационно-правовой документации. Назначение организационно-правовых документов и их роль в организации системы и процессов управления учреждением, предприятием, фирмой.

Виды организационных документов: учредительный договор, устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание, должностная инструкция. Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.

Система договорной документации. Договоры и соглашения как разновидности нормативно-правовых актов. Международные и внутрифедеральные договоры, их цели. Разновидности договорных документов, фиксирующих отношения между учреждениями, предприятиями, гражданами. Особенности документирования договорных отношений.

Система распорядительной документации. Назначение и состав распорядительной документации. Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиальности и единоличного принятия решений. Сферы их действия и степень нормативности. Основные этапы подготовки и издания распорядительных документов. Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления постановлений, приказов, распоряжений, указаний.

Система плановой документации. Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления. Назначение плановой документации, ее особенности, источники составления. Виды плановых документов: программы, планы, графики, схемы. Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления отдельных видов плановых документов.

Система отчетной документации. Назначение отчетной документации, ее функции и роль в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм. Государственная статистическая отчетность, ведомственная и внутриучрежденческая отчетность. Виды отчетных документов. Типовой состав реквизитов, правила составления и оформления различных видов отчетных документов.

Система информационно-справочной документации. Информационно-справочные документы в системе управленческих документов. Их особенности и различия.

Состав и назначение информационно-справочных документов. Составление и оформление заявлений, представлений, предложений, докладных и объяснительных записок. Формы протоколов, правила их ведения и оформления.

Состав и назначение справочно-аналитических документов. Составление и оформление справок, сводок, заключений, отзывов. Разновидности актов, правила их составления и оформления

Служебные письма, их роль и место в системе коммуникаций между учреждениями, организациями, предприятиями, фирмами. Классификация писем по тематическому признаку (деловые и коммерческие); функциональному (инициативные и письма-ответы); по признаку адресата (обычные и циркулярные); по структурным признакам (регламентированные и нерегламентированные). Правила составления и оформления различных видов и разновидностей служебных писем.

Оперативные информационно-справочные документы. Телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения как особые способы передачи текстов документов. Особенности составления, оформления и передачи документов по каналам телеграфной, телексной, телефонной, факсимильной связи.

Система кадровой документации. Основные функции кадровой службы (службы персонала). Роль и значение документации по личному составу.

Система кадровой документации, ее назначение и состав. Составление и оформление трудовых договоров.

Документирование процессов движения кадров. Особенности составления и оформления приказов по личному составу. Ведение и оформление личных карточек, трудовых книжек, личных дел. Документирование оценки труда сотрудников учреждений, организаций, предприятий, фирм.