4.3. Содержание разделов дисциплины

Введение. Роль документов в обществе и системе управления социальными процессами. Значение документационного обеспечения управления в работе организаций различных организационно-правовых форм собственности. Взаимосвязь и взаимообусловленность информационно-документацион­ного обеспечения и масштабов деятельности, организационной структуры, задач и функции аппарата управления.

Назначение курса и его место в подготовке менеджеров. Цель и задачи учебной дисциплины. Связь курса с дисциплинами профессионального и специального циклов.

Структура курса и особенности методики его изучения. Основные источники и литература. Методическая обеспеченность дисциплины. Формы учебной работы по курсу, организация самостоятельной работы студентов.

Источники и литература по курсу.

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Документ как носитель управленческой информации, его сущность и характеристика. Понятия «управленческая» информация и документ. Функции управления и документирование информации. Определения понятий «официальный», «служебный», «управленческий» документ в нормативной и специальной литературе. Специфика и сущность официального документа, особенности его функционирования в управленческой среде.

Документ как сложное информационное образование. Общие и специальные функции управленческого документа. Свойства и признаки управленческого документа.

Классификация управленческих документов. Понятие «классификация». Основания и объекты классификации. Фасетная классификация управленческих документов и ее назначение для процессов совершенствования работы с документами.

Классификация документов по происхождению; по функциям управления; видам и направлениям деятельности; наименованиям; месту составления; по юридической силе; степени гласности; конфиденциальности; унификации; сложности; по срокам исполнения и хранения; по стадиям подготовки (создания); по способу фиксации и обработки информации; по видам носителей документной информации.

Структура управленческого документа, его составление и оформление реквизитов. Формуляр документа и его составные части. Понятие «реквизит документа». Основные группы реквизитов. Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр» документа. Особенности формуляра документов, изготовленных различными способами документирования. Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Понятие «формуляр-образец». Основные части формуляра-образца и требования ГОСТа к их составлению и оформлению. Основные этапы создания и развития формуляра управленческого документа в России. Формуляр современного управленческого документа.

Государственный стандарт Российской Федерации 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распоря­дитель­ной документации. Требования к оформлению документов".

Бланк документа и его виды. Состав реквизитов бланка, порядок их расположения. Бланки с угловым и центрованным способом расположения реквизитов. Особенности изображения государственного герба, герба субъекта Российской Федерации и эмблемы организации. Правила конструирования бланка.

Реквизит "Наименование организации" – автора документа, правила его оформления. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке.

Наименование вида документа, его назначение и место в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Дата документа. Значение различных видов дат. Авторские даты (составление и подписание), даты, относящиеся к содержанию документа. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Особенности оформления дат, их зависимость от бланка и вида конкретного документа.

Состав реквизитов, удостоверяющих документ. Назначение подписания документов. Правила оформления подписи документов различных видов. Федеральный закон Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" и особенности оформления электронной подписи.

Печати и их назначение, виды печатей. Законодательство об изготовлении и пользовании государственными гербовыми печатями. Порядок проставления оттиска печати на документах.

Утверждение документов и их способы. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа и его виды. Виза и гриф согласования, их оформление, расположение в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, расположение в формуляре документа. Назначение резолюции, требования к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, об исполнителе и исполнении документа, о поступлении в организацию, о заверении копии.

Текст документа как основная форма коммуникации в управленческих процессах. Общие требования к изложению текста. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Элементы текста и их назначение. Заголовок текста и его место в формуляре документа. Приложения к тексту и правила их оформления.

Унификация текстов управленческих документов и их сущность. Формы представления текста унифицированных документов (связный текст, трафарет, анкета, таблица). Методы содержательной и формальной унификации. Унификация структуры текста. Унификация языковых средств.