2. Яка інформація документується після проведення аналізу функцій, напрямів діяльності та дій?

Дієвість аналізу діяльності установи значною мірою залежить від раціональної організації аналітичного процесу.

Після проведення аналізу функцій, напрямів діяльності документують ту інформацію, яка відобразить все становище установи, його роботу, можливі проблеми або покращення. Також інформація про персонал та кадрову політику є обов’язковою.

Сучасні концепції управління інформаційною діяльністю на підприємствах широко застосовують ідеї інформаційної логістики для побудови моделей інформаційної діяльності підприємства, які відображають взаємозв'язки між інформаційними потоками, а впровадження комп'ютерних технологій дозволяє застосовувати менеджмент ділових процесів (workflow management), який являє собою управління інформаційною логістикою на базі комп'ютерної технології і основною метою якого є забезпечення діяльності з виконання господарських завдань необхідною інформацією відповідного виду, обсягу, якості, у відповідні терміни і у відповідному місці.

Тому це є також важливим аналізу функцій, напрямів діяльності та дій. Воно забезпечує краще розуміння яка потрібна інформація, а яка ні, що є важливим.

3 Які основні типи вимог до службових документів вам відомі?

Існують три основні типи вимог до службових документів:

• регламентувальні ("правові" або "звіт" );

• ділові ( або "операційні");

• очікування суспільства або "соціополітичні" чи "суспільні" вимоги.

Вимоги до службових документів можуть чітко встановлювати закони та інші нормативно-правові акти або їх може зумовлювати середовище, у якому діє організація. Вони можуть відноситися до специфічних потреб свідчення. Наприклад, вимога може встановлювати необхідність:

• створення документа;

• зберігання його протягом певного періоду;

• передавання його на архівне зберігання або вилучення для знищення;

• умов доступу;

• змісту документа;

• форми документа;

• певних характеристик службового документа, тобто повноти й точності інформації.

Для визначення вимог організації щодо службових документів використовують як документальні джерела, так і опитування працівників. Різні типи вимог походять з різних джерел. Наприклад, регламентувальні вимоги щодо необхідності свідчення знайдуть в документальному джерелі, тоді необхідність зберігати свідчення протягом певного часу може виявитися під час опитування.

4 Що може бути результатом проведення оцінки існуючих систем?

Результатом може бути:

1. Реєстр наявних в організації систем діяльності

2. Звіт про їх відповідність вимогам до службових документів, встановленим в організації

3. Статистичні дані про результати роботи за певний період

4. Складання списків проведених робіт в системі працівниками

5. Залучення інших джерел, які відображатимуть інформаційних систем.

5 Які загальні підходи можуть допомогти організації задовольнити вимоги до службових документів?

По-перше, це правильно спланована ІС, яка діє в установі.

По-друге, чіткий розподіл зобов’язань особи, яка відповідає за діловодство або канцелярія щодо документа.

По-третє, своєчасна реєстрація документа в системі.

По-четверте, правильність оформлення стилю документа та проставляння реквізитів.

Взагалі, щоб задовольнити вимоги до службових документів потрібно дотримуватися стандартів, які регулюють роботу з документами. Наприклад, ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документа.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів - кутовий і поздовжній.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Є чотири загальні підходи, які можуть допомогти організації задовольнити вимоги до службових документів:

1) метод політики, тобто встановлення та поширення принципів, положень, правил, які впливають на роботу зі службовими документами в організації;

2) метод розроблення, тобто визначення та специфікація функціональних можливостей системи та розроблення або вибір технологічних рішень;

3) метод впровадження, тобто практичні, орієнтовані на користувача рішення щодо впровадження політики та систем на робочому місці;

4) метод розроблення стандартів та відповідності, таких як стандарти носіїв для зберігання документів, стандарти програмного забезпечення для сприяння обміну інформацією та іншими даними, стандарти, що встановлюють інтелектуальний контроль над документами.