2. Етап в. Аналізування ділової діяльності

Завдання Світловодського РЕМ:

• стійкий розвиток економіки міста;

• підвищення якості життя населення у місті за рахунок забезпечення надійного та безперебійного енергопостачання;

• передача та постачання електричної енергії споживачам міста за тарифами, що регулюються відповідно до чинного законодавства в умовах функціонування єдиної енергетичної системи України;

• виконувати свої фінансові, інвестиційні та технічні зобов’язання;

• досягти сучасних корпоративних та інноваційних стандартів, підвищити рівень якості надання ліцензованих та додаткових послуг;

• сформувати ефективну систему взаємовідносин в сфері корпоративного права;

• виконувати свою роботу в охоронних зонах енергооб’єктів правильно;

• виявляти неполадки в енергопостачанні та усувати їх;

• реагувати на звернення громадян та задовольняти їх потреби.

Основні функції Світловодського РЕМ:

• надання регулярної звітності про обіг цінних паперів та діяльність;

• робота із зберіганням та депозитарієм цінних паперів;

• участь в підготовці до загальних зборів та контроль за виконанням прийнятих зборами рішень;

• зберігання протоколів загальних зборів;

• надання інформації до регулярної та особливої звітності емітентів цінних паперів для розміщення в загальнодоступній інформаційній базі НКПЦФ та публікації в офіційному державному виданні;

• звітування ПАТ «Кіровоградобленерго» про свою діяльність, негативні і позитивні фактори;

• здійснення документообігу в установі з метою регулювання діяльності, можливостей та недоліків у роботі;

• контроль за здійсненням роботи працівників та їх обов’язків.

3. Етап с. Встановлення вимог до службових документів

З метою встановлення єдиного порядку роботи з документами, їх дублювання у сфері документообігу, удосконалення організації і ведення діловодства була створена Інструкція з діловодства ПАТ «Кіровоградобленерго».

Інструкція містить такі пункти:

1. Загальні положення

2. Документування управлінської діяльності Товариства

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

4. Складання та оформлення службових документів

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

6. Організація контролю за виконанням документів

7. Складання номенклатур і формування справ

8. Підготовка справ до зберігання та використання

9. Функції канцелярії

Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, інструкцій з діловодства покладається на канцелярію.

В структурних підрозділах, робота з діловодства покладається на спеціально закріплену для цього особу.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів визначається актами законодавства, положеннями про його структурні підрозділи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів є Конституція України, закони України, постанови ВРУ, акти Президента України та КМУ. Рішення та постанови Верховної Ради.

Закон України «Про звернення громадян»

В ст. 13 Діловодство щодо звернень громадян вказано, що дловодство щодо звернень громадян ведеться в порядку, який встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Звернення громадян – це викладені в письмовій формі або усній заяви, скарги і пропозиції.

Всі звернення громадян реєструються особою, яка відповідає за діловодство у день їх надходження.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»

Електронний документ – документ інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Закон України «Про державну таємницю»

Державна таємниця (далі також - секретна інформація) - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані у порядку, встановленому цим Законом, державною таємницею і підлягають охороні державою.

Засекречування матеріальних носіїв інформації здійснюється шляхом надання на підставі Зводу відомостей, що становлять державну таємницю (розгорнутих переліків відомостей, що становлять державну таємницю), відповідному документу, виробу або іншому матеріальному носію інформації грифа секретності посадовою особою, яка готує або створює документ, виріб або інший матеріальний носій інформації.

Гриф секретності кожного матеріального носія секретної інформації повинен відповідати ступеню секретності інформації, яка у ньому міститься, згідно із Зводом відомостей, що становлять державну таємницю, - "особливої важливості", "цілком таємно" або "таємно". Реквізити кожного матеріального носія секретної інформації складаються із:

• грифа секретності;

• номера примірника;

• статтіЗводу відомостей, що становлять державну таємницю, на підставі якої здійснюється засекречення;

• найменування посади та підпису особи, яка надала гриф секретності.

ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документа.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів - кутовий і поздовжній.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Вимоги до службових документів в установі такі:

1. При надходженні документ реєструють в програмі «Діловод»

2. Зберігають документи у спеціально відведеній для цього шафі

3. На бланку документа проставляється емблема Товариства за вимогами, що встановлені в ДСТУ4163-2003

4. Передавання документів здійснюється лише через особу, яка відповідає за ведення діловодства

5. Доповідні, пояснювальні записки оформляються на спеціальних бланках

6. Всі звернення громадян надходять до секретаря, реєструються у системі і лише потім потрапляють на розгляд керівництва

7. Всі засідання протоколюються секретарем або уповноваженою для цього особою

8. Документи, які були надруковані на друкарській машинці і передані на зберігання оновляються.

9. Всі документи, які підлягають знищенню, оформляється на них акт