8. Етап н. Аналізування після впровадження системи

Аналізування після впровадження системи охоплює аналіз процесу розвитку системи, та оцінку її ефективності для того, щоб усунути недоліки.

Проаналізувавши всі аспекти діяльності установи, не тільки того, що стосується документів та інформаційних потоків в системі, а й саму роботу кожного відділу, структуру, цілісність системи установи та ін.

Робота установи включає такі вимоги:

1. Нормативно-правова база;

2. Реєстрування документів при їх надходженні;

3. Дотримання правил посадової інструкції;

4. Підвищення кваліфікації кадрів у роботі з документообігом та інформацією;

5. Здійснення оновлення комп’ютерних програм, технологій;

6. Застосування всіх правил що стосуються впровадження системи.

Можна визначити кілька етапів, після того як була впроваджена ДС і зробити певний аналіз:

1 Аналіз вимог до службових документів та інформаційних потоків.

2 Підготовка технічного завдання для визначення обробки вхідної і вихідної інформації, її рух.

3 Розробка проекту, що буде включати в себе детальний огляд надходження первинної інформації, технології обробки інформації та зберігання.

4 Підготовка і ознайомлення з нормативно-правовою базою, яка забезпечить роботу установи і діяльність персоналу, руху інформації в системі.

5 Впровадження та розробка програмно-технічного забезпечення, що покращить і призведе до успішної роботи і виконання всіх вимог.

6 Навчання персоналу, підвищення їх кваліфікації в роботі ДС.

7 Захист і функціонування інформації на всіх її етапах – від отримання до зберігання.

Висновок

Використавши методологію DIRKS щодо розробки та впровадження документаційних систем у керуванні документацією дослідили та проаналізували стратегію, розробку та впровадження документаційних систем ПАТ «Кіровоградобленерго» у місті Світловодську (Світловодський РЕМ).

При виконанні практичної роботи сформулювали знання ДС установи, можливості системи та її недоліки. Проаналізували всі етапи розроблення та впровадження документаційних систем. Це дало можливість розглянути докладніше роботу, саму систему, запровадження, використання та удосконалення її не лише в станові, але й Товаристві. Чітко визначили переваги і недоліки системи.

Використання цієї системи дає можливість слідкувати установі за рухом службових документів та змін які відбуваються.

Контрольні питання

1 Доступ до яких документальних джерел потрібно мати під час проведення попереднього дослідження?

Перша стадія визначення вимог до службових документів - знайти відповідні внутрішні та зовнішні джерела. Під час етапів А та В ці джерела використовували для аналізу контексту та напрямків ділової діяльності організації. На цьому ж етапі ці та інші джерела переглядають, щоб знайти інформацію, яка допоможе визначити та оцінити вимоги до службових документів. Досліджуючи їх, важливо врахувати інтереси всіх внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін. Інтереси цих сторін можуть представляти різни види вимог.

Перш за все це нормативно-правові акти, законодавчі документи Положення, Статут, Закон України «Про інформацію», Водний кодекс), якими керується установа в своїй діяльності, потім різноманітні державні стандарти, газети (Кіровоградобенерго), які випускає установа. Для подальшого дослідження можливо дослідити сайт установи, проаналізувати його структуру, проглянути новини.

Також можна поспілкуватись с персоналом, дізнатися те, чого не має в документах.

Характеризуючи документальні джерела інформації, необхідно, перш за все, підкреслити їх різноманіття.

Приступаючи до пошуку необхідних відомостей, слід чітко уявляти, де їх можна знайти і які можливості в цьому відношенні мають ті організації, які існують для цієї мети.