6. Етап f. Розробляння документаційної системи

Діяльність залежить від упорядкованості інформаційних потоків інформації, її обсягу та якості, а також її проходження по всій системі в самій установі та Товаристві.

Першим завданням є вивчення інформаційних служб, що функціонують у системі, підрозділів та співробітників установи. Для цього слугують функціональні обов’язки працівників в кожному підрозділі. При розподілі функціональних обов’язків треба враховувати можливості підрозділу, діяльність конкретного співробітника, потреби його, чи відповідає він саме цьому роду діяльності. Саме це дозволить в установі створити структуру документацій них систем, яка задовольнить їхні можливості та вимоги.

Друге завдання дозволить зрозуміти що потрібно установі. Встановити єдиний центр збору інформації, її руху та перетворення до потрібної системи. Групування документації за певними критеріями та правильний її відбір.

Третім завданням є адекватний розподіл інформаційних потоків та можливість розділити за певними видами документи і інформацію в них.

Четвертим завданням є формування кадрової політики. Основою формування кадрової політики установи виступає аналіз структури персоналу, ефективності використання робочого часу, прогнози розвитку підприємства і зайнятості персоналу, чіткий розподіл документації та керування її руху.

П’яте завдання визначити чітку систему збирання інформації з перерахованих джерел. Як надходить документ, звідки, яким чином, чого стосується, як швидко вирішити його потрібно. Саме інформація вказує з чого треба почати.

Шостим завданням є упорядкування та уніфікація носіїв інформації на основі математичних методів. Також можливе застосування методів аналізу і синтезу. Інформації в установі настільки багато, що потрібна чітка система її упорядкування, для цього можливе застосування принципів документаційної системи, це значно полегшить роботу.

Принципи ДС, які можливі при використанні інформації та її потоків:

• Повністю зберігати інформацію, яка міститься у джерелі;

• Максимально полегшувати працю людини у процесі кодування змісту джерела інформації;

• Максимально зменшувати для введення в комп’ютер обсяг матеріалу, що одержується після розкодування.

7. Етап g. Впровадження документаційної системи

Документаційна система та її успіх залежать від багатьох чинників, що відбуваються в установі і пов’язані з інформаційними потоками та документацією.

При застосуванні ДС треба враховувати такі умови:

• Економічність – досягнення значного ефекту в порівнянні із застосуванням звичайних ЕОМ;

• Точне визначення придатності первинної інформації для обробки та аналізу на комп’ютері;

• Відповідність документації вимогам кодування на комп’ютері;

• Наявність відповідних фахівців.

Застосування в інформаційних систем і технологій в установі покращить роботу з потоками інформації та документами, що її несуть.

В інформаційних системах можна застосувати модулі за допомогою, яких здійснюється керування установою, контроль за бухгалтерією та канцелярією, безпекою установи.

Тенденціями розвитку та вдосконалення системи за допомогою ІС і технологій є:

• Встановлення досконалої системи, що забезпечить кращу роботу з інформацією і всією системою;

• Чітка структура контролю та зберігання інформації в ІС;

• Централізована система банків даних і баз даних;

• Можливість швидкого і точного руху інформації по системі;

• Впровадження новітніх комп’ютерних технологій для кращої роботи;

• Використання і розбудова комп’ютерних мереж;

• Захист від проникнення до комп’ютерних мереж;

• Застосування спеціалізованих засобів захисту;

• Можливість налагодження системи в разі збою її роботи (особа, яка буде все це робити – фахівець).

Впровадження ДС в першу чергу залежить від видів документації, які існують в системі.

Система організаційно-правової документації представлена великою кількістю різновидів документів (інструкція, положення, регламенти, посадові інструкції). Загальним призначенням планової документації є встановлення цілей та завдань діяльності організації, визначення необхідних ресурсів і розподіл їх по цілям і завданням. Планові документи - це програми, плани, графіки. Система планової документації також представлена великою кількістю різновидів документів: бізнес-план, індивідуальний план робіт, план роботи відділу.

Система розпорядчих документів покликана регулювати діяльність організації. Регулювання діяльності необхідно для виконання поставлених завдань (програм, планів). Документи, що входять в систему звітної документації, - це документи, за допомогою яких реалізується управлінська функція контролю за діяльністю. Контроль як функція управління полягає в кількісній і якісній оцінці результатів діяльності організації.

Управлінські функції реалізуються в діяльності установи через процес прийняття рішення. Розглянуті системи управлінської документації включають тільки ті документи, які фіксують управлінські рішення: система організаційної документації включає документи, що містять рішення організаційного типу, система планової документації складається з документів, що містять планові рішення, і т.д. Процес прийняття рішення у самому загальному вигляді являє собою перетворення деякої вихідної інформації. В цьому процесі виділяється два основних етапи: інформаційна підготовка рішення (стадія «вирішення»), що складається зі збору інформації, її аналізу, класифікації, узагальнення, пошуку альтернатив, і власне прийняття рішення. Інформація про стан справ у системі управління і про необхідність прийняття рішень того чи іншого типу надходить у керуючий орган у вигляді документів особливого типу, відмінних від розглянутих вище. Це документи, які в практиці управління прийнято називати довідкові, інформаційно-довідковими, аналітичними або інформаційно-аналітичними.

У процесі здійснення своєї діяльності будь-яка установа вступає у взаємини з іншими організаціями і особами. Ці взаємини необхідні, насамперед, для реалізації цілей і завдань установи. Її взаємовідносини з зовнішніми контрагентами (організаціями, особами) здійснюється за допомогою договорів (колективний договір, трудовий договір, договір оренди).

Щоб виконати впровадження ДС і забезпечити руг документів і всієї інформації в них потрібно:

1. Впровадити єдину політику інформаційного забезпечення;

2. Встановити єдині вимоги до ІС;

3. Вдосконалення кадрів, які безпосередньо стосуються ІС;

4. Впровадження сучасних інформаційних технологій;

5. Розширення можливостей особи, яка відповідає за ДС установи в ІС;

6. Оновлення комп’ютерних технологій для покращення робити в системі;

7. Надійність ІС та можливість легко працювати з нею.