4. Етап d. Оцінювання наявних систем
Для кращої роботи з документацією ПАТ «Кіровоградобленерго» запровадило спеціальну програму з роботою документів «Діловод». Ця програма функціонує в усіх структурних підрозділах Товариства.
В самій програмі існують певні системи за якими здійснюється реєстрація, пошук, внесення документа.
Все введення інформації в програмі «Діловод» можна розділити на дві групи: реєстрація документів і ведення довідника.
Реєстрація документів:
Реєстрація розпорядчих документів
Реєстрація вхідної кореспонденції
Реєстрація вихідної кореспонденції
Реєстрація договорів
Реєстрація відряджень
Реєстрація пакету документів
Ведення довідника включає:
Посади
Підрозділи
Співробітники
Організація
В усіх формах введення може використовуватись 4 види елементів введення:
Перемикач
Список
Дата
Текст
Перемикач потрібен для вибору варіанта.
Список використовується для вибору варіанта як правило з більшої кількості варіантів.
Дата може вводитися вручну або вибрати потрібну.
Текст вводиться повністю вручну.
Коли потрібно зареєструвати певний документ і вказати його вид, то програма сама пропонує вид документа із списку и надання йому номера, дата проставляється автоматично, змінити її не можна.
Також використовуються програма для роботи зі складанням статистичних даних та ведення списків або ведення табеля MS Excel та MS Word для створення документації або зміни її.
Етап e. Визначення стратегії виконання вимог до службових документів
Документаційне забезпечення є процес передачі і переробки інформації у формі документів, необхідної для ефективного функціонування даної організації. Інформація надходить організаційного, розпорядчого, інформаційно-довідкового характеру.
Процес проектування стратегії виконання вимог до службових документів складається із етапів дослідження, проектування, впровадження.
Дослідження стану документаційного забезпечення діяльності органу, установи.
На даному етапі потрібно вивчити, дослідити функціонування, циркулювання документів. Звертають увагу на необхідність і достатність документів, відповідність їх поставленим завданням, встановлення зв’язків з іншими установа, організаціями.
Для вивчення цього етапу можуть бути застосовані різноманітні методи, засоби., за допомогою яких встановлюють шлях проходження вхідних і вихідних документів, характер їх прийому, обробки, зберігання, використання, контролю. Застосовуються класифікація документів, їх поділ на основні види.
Аналіз документів.
Проводиться вивчення носіїв документів, визначення виду документу та відповідність його компетенції, установ, що їх підготували, ступеню спрямованості, які поставлені перед системою організації, застосовується аналізування всієї роботи з документами.
Проектування стратегії виконання вимог до службових документів.
Документи створюються, надходять і використовуються в процесі здійснення ділової діяльності. Для забезпечення безперервності ділової діяльності, дотримання відповідності нормативної середовищі та забезпечення необхідної звітності організації повинні створювати і зберігати автентичні, надійні і придатні для використання документи, а також захищати цілісність цих документів протягом необхідного часу. Для цього організації повинні приймати та виконувати комплексну програму управління документами. Тобто стратегія має бути спрямована на те, щоб виконувалися всі вимоги до службових документів, їх управління і правильність виконання.
При проектуванні стратегії необхідно виходити із вимог, що діють в певній організації. Схеми документопотоків можуть бути простими, зважаючи на те, яких масштабів є організація і яка в ній структура. В схемі вказуються не лише пункти прийому документів, а і їх зберігання, час обробки передачі, все це фіксується.
Для впровадження стратегії в Світловодському РЕМ потрібно створити групу осіб, які безпосередньо будуть пов’язані з діловодством, архівною справою і будуть відповідати за роботу, на чолі їх буде керівник групи, який контролюватиме їх діяльність і слідкуватиме за виконанням всіх етапів документообігу. Працівник, що входить в цю групу повинен складати стратегічний проект і затверджувати у керівника групи.
Схема руху документів Світловодського РЕМ
Також для кращої роботи Світловодського РЕМ треба запроваджувати новітні інформаційні системи, які б враховували всі можливості документообігу установи.