Міністерство освіти і науки України Кременчуцький національний університет імені м. Остроградського
кафедра українознавства
Практична робота № 3
з дисципліни: «Керування документацією»
на тему: «Документаційні системи у КД»
Підготувала
Студентка ФПГіСН
Групи ДЗ-13-1сп
Гожа Олена
Перевірив:
Саранча В.І.
Кременчук 2013
Тема: Документаційні системи у КД
Мета: Сформувати знання про функціонування документацій них систем у сфері керування документацій ними процесами; визначити основні етапи розробки та впровадження ДС.
Завдання: Використовуючи методологію DIRKS щодо розробки та впровадження документаційних систем у керуванні документацією дослідити та проаналізувати стратегію, розробку та впровадження документаційних систем на прикладі ПАТ «Кіровоградобленерго» у місті Світловодську (Світловодський РЕМ).
Хід роботи
Етап а. Попереднє дослідження
31 вересня 1964 року на базі Черкаських електромереж було створене Кіровоградське підприємство електричних мереж (КПЕМ), яку ввійшло до складу РЕУ «Дніпроенерго». А 1 січня 2000 року стало ВАТ «Кіровоградобленерго». 28 травня 2001 року підписано договір купівлі контрольного пакету акцій ВАТ “Кіровоградобленерго” зі словацьким державним підприємством “Східнословацькі енергетичні заводи” (Vychodoslovenske Energeticke Zavody S.P.).
29 березня 2011 року на виконання Закону України «Про акціонерні товариства» та рішення загальних зборів акціонерів, які відбулися 18 березня 2011 року, в частині зміни найменування на Публічне акціонерне товариство «Кіровоградобленерго» Державним реєстратором виконавчого комітету Кіровоградської міської ради здійснено реєстрацію нової редакції Статуту Товариства.
Світловодський РЕМ було створено 1 жовтня 1961 року. Спочатку це була контора міськтеплоелектромережі тоді міста Хрущова Новогеоргіївського району, а 10 жовтня цього ж року запрацювала районна енергетична контора, яка спочатку базувалася в Онуфріївці, а потім у Павлиші. 30 січня 1962 року адміністрація району електричних мереж перебазувалася до Хрущова. Втім, «велика енергетика» прийшла на ці мальовничі береги Дніпра ще 1954 року, коли сюди прибули перші будівельники Кременчуцької ГЕС. Перед енергетиками постало завдання державної ваги – забезпечувати електропостачання будівництва КремГЕС.
Було збудовано головну понижувальну підстанцію (ГПП) напругою 154/35/6 кВ, від якої згодом на Світловодський район пішла перша повітряна лінія напругою 6 кВ. Почалося будівництво ліній напругою 35 кВ до Павлиша, Глинська, вводилися в експлуатацію нові підстанції. Персонал Світловодського РЕМ бере активну участь у будівництві електромереж в Онуфріївському та Знам‘янському районах.
У 1970 році керівництво РЕМ відзвітувало про повну електрифікацію сіл Світловодського та Онуфріївського районів.
За півстолітню історію Світловодського РЕМ на території міста та району було збудовано 355 кілометрів повітряних ліній напругою 6-10 кВ, 510 кілометрів ПЛ-0,4 кВ, 100 кілометрів кабельних ліній напругою 6-10 кВ та 40 кілометрів – напругою 0,4 кВ, 287 підстанцій різних класів напруги.
До структури ПАТ «Кіровоградобленерго» входять райони електричних мереж, однією з яких є Світловодська і консультаційний центр.
Організаційна структура ПАТ «Кіровоградобленерго» взагалі виглядає таким чином:
Діяльність Світловодського РЕМ ПАТ «Кіровоградобленерго» регулюється Положенням про РЕМ і статут ПАТ «Кіровоградобленерго», Інструкція з діловодства ПАТ «Кіровоградобленерго», Посадова інструкція ПАТ «Кіровоградобленерго», Законом України «Про звернення громадян», Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність». Також до діяльності товариства відносяться закони такі:
Закон України «Про охорону навколишнього природного середовища»
Закон України «Про охорону атмосферного повітря»
Закон України «Про відходи»
Водний кодекс України
Кодекс України про адміністративні правопорушення.
Постанова «Про затвердження «зеленого» тарифу ПАТ «Кіровоградобленерго»».
Закон України «Про інформацію»
Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»
Закон України «Про електроенергетику»
Законом України «Про заходи, спрямовані на забезпечення сталого функціонування підприємств паливно-енергетичного комплексу»
Діловодство в Світловодському РЕМ здійснюється за допомогою бухгалтерії та особи, яка відповідає за ведення діловодства. Тут функціонує організаційна, розпорядча, довідково-інформаційна документація, тобто управлінська діяльність.
Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов’язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши її попередньо.
Діяльність Світловодського РЕМ супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.
Однак при всьому їх розмаїтті можна виділити такі основні групи документів:
- організаційні документи (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);
- розпорядчі документи (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);
- документи по особовому складу (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);
- фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);
- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).
Від державних органів та організацій можуть надходити до Світловодського РЕМ документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.
Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).
Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:
- офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;
- власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;
- документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;
- справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;
- оригінал – перший або єдиний примірник документа;
- дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;
- копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;
- витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.