Запитання для самоперевірки
Що таке MS Access? Поясніть призначення, наведіть приклади.
Поясніть особливість створення файлів у системі MS Access.
Які елементи містять вікно програми MS Access?
У яких режимах може функціонувати база даних?
Поясніть призначення командних кнопок: Открыть, Конструктор, Создать.
Поясніть призначення об’єктів бази даних? Наведіть приклади.
Створення бази даних. Створення таблиць
Мета: ознайомити з прийомами створення нової бази даних, з прийомами створення таблиць за допомогою Мастера, набути практичних навичок створення бази даних, зокрема, створення таблиць у різних режимах, визначення ключового поля, створення зв’язків між таблицями.
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ
Створеня бази даних
Першим кроком у створенні бази даних є аналіз вимог замовника щодо призначення та функціонування майбутньої бази даних.
Аналіз вимог замовника дає змогу з’ясувати:
кількість майбутніх таблиць бази даних;
структуру таблиць та зв’язки між ними;
типи даних, які можна вводити у таблиці.
Файл новостворюваної бази даних спочатку зберігають у зовнішній пам’яті (зазвичай, на вінчестері), а потім вже заповнюють її даними. На комп’ютері створення бази даних розпочинають зі створення таблиць.
Зверніть увагу! Розмір окремого файла створеної бази даних не повинен бути більшим ніж 1 гігабайт (тобто сумарний обсяг усіх таблиць та інших об’єктів бази даних не повинен перевищувати цього значення, а тому під час створення об’єктів бази даних не слід без особливої потреби прикрашати їх елементами графіки растрового типу).
Створння таблиць
Таблиця – основний обов’язковий об’єкт бази даних, куди записують дані, та де вони зберігаються. Адже без запитів, форм, звітів іноді можна обійтися, але без таблиць бази даних не буває.
Створення бази даних на комп’ютері розпочинають зі створення першої таблиці. Більшість баз даних мають табличну структуру. У базах даних стовпці називаються полями, а рядки – записами. Поля утворюють структуру бази даних, а записи містять дані про описуваний об’єкт.
Створення нової таблиці можна розпочати натисканням на кнопку Создать. Після чого на екрані з’явиться вікно Новая таблица (рис. 3).
Рис. 3. Вікно вибору режиму створення таблиці
Розглянемо докладніше всі пропоновані режими створення таблиць.
Режим таблиці. Виводить бланк таблиці, у який можна вводити дані. У режимі таблиці можна виконувати додавання записів, редагування, перегляд, фільтрацію, сортування записів, змінювати структуру таблиці.
Конструктор. У режимі конструктора можна переглядати параметри всіх елементів структури таблиці. Можна змінювати структуру таблиці, зокрема, вилучати або додавати поля, переміщувати їх відносно інших полів, змінювати типи даних.
Майстер таблиць. Дає змогу обирати поля для майбутніх таблиць із переліку зразків полів різних типів (ділові контакти, ведення домашнього господарства тощо).
Імпорт таблиць. Імпорт даних з інших файлів (як всередині програми Access, так і з інших програм, наприклад, MS Excel).