Вікно програми ms access
Рис. 2. Головне вікно програми MS Access
1 - заголовок програми MS Access; 2 - горизонтальне меню; 3 – панель інструментів; 4 – вікно бази даних; 5 – кнопки модифікації вікна програми; 6 – шість вкладок об’єктів (таблиці, запити, формули, звіти, макроси, модулі); 7 – рядок стану.
Якщо обрано будь-яку вкладку (наприклад, Таблицы (див. Рис. 2)), то у вікні цієї вкладки відображатиметься перелік уже снуючих у цій базі даних таблиць. Для того, щоб відкрити вже існуючу таблицю, слід виділити з переліку ім’я таблиці та натиснути кнопку Открыть. Для того, щоб додати у базу даних нову таблицю, слід натиснути кнопку Создать. Для того, щоб відредагувати структуру вже існуючої таблиці, слід виділити з переліку ім’я таблиці та натиснути кнопку Конструктор.
Зверніть увагу, що аналогічні операції можна виконувати з будь-якими іншими об’єктами MS Access, причому будь-який об’єкт можна створювати «вручну, або за допомогою Майстра.
Режими роботи з ms access
Перелік пунктів горизонтального меню та склад панелей інстркментів залежить від типу і режиму роботи з програмою. У роботі з будь-якою базою даних є два різних режима: проектувальний (для розробників) та експлуатаційний (для користувачів), причому розробник працює зі структурою бази й має повний доступ до бази. Іноді бази даних (особливо складні) створюються кількома розробниками. А користувач бази – це людина, що наповнює базу даними (задопомогою форм) та/або виконує аналіз даних (за допомогою запитів). Будь-яка база даних може мати одного, кілька або багато користувачів (наприклад, база даних про продаж квитків на залізничні перевезення).
Режим роботи з базою обирається за допомогою трьох командних кнопок Открыть, Конструктор, Создать, які розміщені на стартовому вікні бази даних.
Кнопка Открыть відкриває обраний об’єкт для редагування, доповнення новими записами, перегляду.
Кнопка Конструктор теж відкриває обраний об’єкт, але у вигляді структури. Це дає змогу редагувати не зміст, а саме структуру об’єкта: властивості елементів об’єкта, вилучати або змінювати уже існуючі елементи, а також додавати нові.
Кнопка Создать призначена для створення нових об’єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, причому такі об’єкти можна створювати кількома різними способами: автоматично, «вручну» або за допомогою Майстра.
ОБ’ЄКТИ MS ACCESS
Вікно MS Access (див. рис. 2 на с. 12) вирізняється простотою та лаконічністю. Шість вкладок вікна містять шість видів об’єктів, із якими працює програма.
Таблиці – основні обов’язкові об’єкти бази даних, у яких зберігаються даня, що орисують певну предметну область. Реляційна база даних може мати багато взаємопов’язаних пойменованих таблиць.
Запити – це об’єкти, що містять спеціальні інструменти, призначені для обробки даних як з однієї, так і з кількох таблиць бази даних. За допомогою запитів дані можна впорядковувати, виконувати вибірку даних за певними критеріями, змінювати, поєднувати їх, фільтрувати тощо.
Форми – це об’єкти, за допомогою яких у базу додають нові дані або переглядають вже наявні дані.
Макроси – це інструменти для автоматизації роботи з базами даних через створення макрокоманд мовою VBA для найчастіше виконуваних операцій та призначення для виконання цих макрокоманд спеціальних комбінацій клавіш.
Модулі – це програмні процедури, написані мовою VBA, які можуть бути прив’язані дот певних об’єктів бази даних (зазвичай, до форм), що дають змогу розширювати функції MS Access для задоволення потреб замовника щодо аналізу даних.
Кожному об’єкту MS Access потрібно надати ім’я (довжина імені має бути не довшою за 64 символів).
У файл БД входить ще один спецефічний об’єкт, який має власне вікно – Схема даних. У цьому вікні створюють, переглядають та змінюють зв’язки між таблицями. За допомогою зв’язків можна контролювати взаємозалежність даних, створювати запити та звіти.