Запитання для самоперевірки

1. Поясніть різницю між сортуванням записів та фільтру­ванням записів у таблицях баз даних, наведіть приклади.

2. Як можна виконати пошук певних фрагментів даних одразу в кількох полях таблиці бази даних?

3. Як увійти у режим створення складного фільтра?

4. Як скасувати дію фільтра та повернутися до відображен­ня всіх записів у таблиці баз даних?

5. Як змінити умови в розширеному фільтрі?

Створення запитів

Мета: ознайомити з поняттям «запит», показати основні прийоми створення найпростіших запитів; набути практичних навичок виконання відбору записів у таблиця за допомогою запитів.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ

Найпростіші запити

Запит — це об’єкт бази даних, призначений для аналізу. Він забезпечує відбір певних даних, які містяться в таблицях, або виконання певних дій з даними. Запит дає змогу ство­рювати загальний набір записів із різних таблиць.

Програма MS Access дає змогу користувачеві створювати найрізноманітніші запити для аналізу записів, які містяться в об’єктах баз даних. Запити можна класіфікувати на такі типи:

• запит на вибірку;

• запит на поновлення;

• запит з параметром;

• запит з обчислювальним полем;

• запит на вилучення або додавання даних;

• перехресні запити.

За допомогою запитів можна створювати нові таблиці, вико­ристовуючи дані з одної або кількох існуючих таблиць.

Створення простого запиту

Для створення найпростішого запиту слід відкрити потрібний файл бази даних, обрати об’єкт Запросы та натиснути кнопку Создать (рис. 33 на с. 68).

Відкриється вікно Новый запрос (рис. 34), де слід обрати вид запиту для подальшого створення (найпростішим видом запиту є Простой запрос (Запрос на выборку)). У наступному вікні слід обрати поля з тих таблиць, дані з яких будуть аналізуватися. За потреби користувач має змогу змінити макет запиту, після чого слід натиснути кнопку Готово. На екрані з’явиться запит на вибірку (рис. 35).

Рис. 33. Перший крок у створенні запитів

Рис. 34. Вікно вибору типу запиту

Рис. 35. Вигляд створеного запиту на вибірку

Під час створення запитів на вибірку можна застосовувати шаблони для вибірки потрібних записів. Символи, які можна застосовувати для складання умов запиту, подано у нижченаведеній таблиці.

Символи для шаблонів

Символи для застосування у шаблоні	Зразок шаблону	Результат, що може бути виведений у запиті
? — знак запитання. У шаблоні заміняє будь-який один символ	?адя	Бадя Вадя Надя Фадя
Символи для застосування у шаблоні	Зразок шаблону	Результат, що може бути виведений у запиті
* — зірочка. У шаблоні заміняє будь-яку кількість будь-яких символів	П*вич	Петрович Павлович Пилькевич Павич
# — решітка. У шаблоні заміняє будь-яку цифру	#-ий	1-ий 3-ий 9-ий
[ ] — квадратні дужки. У шаблоні заміняють один з наведених символів	Коров[аи]	Корова Корови
! — знак оклику. У шаблоні виключає символи, що позначені після нього	Коров[!аи]	Корову [але не корова, а також не корови]

Зверніть увагу, що для складання шаблонів потрібно ство­рювати запит у режимі конструктора.

Тотожність і відмінність фільтрів від запитів на вибірку. Перед тим, як з’ясувати відмінність між фільтрами та запитами, розглянемо їх спільні риси. Вони:

• відбирають певні записи з базової таблиці;

• утворюють результуючі набори записів із різних таблиць;

• дають змогу сортувати записи.

Вибір застосування або фільтра залежить від того, як пла­нується використовувати записи, відібрані таким чином.

Фільтр зазвичай використовують під час роботи в режимі форми або в режимі таблиці для перегляду або зміни записів. Запит слід застосувати для виконання таких дій:

• перегляду записів без попереднього відкриття конкретної таблиці або форми;

• вибору таблиць, які містять потрібні записи, з можливістю подальшого додавання інших таблиць;

• вибору полів, що виводять на екран результуючого набору записів;

• виконання обчислень над значеннями полів.

Зверніть увагу, що навіть якщо визначена потреба у запиті, не варто нехтувати перевагами створення фільтра, адже будь- який фільтр завжди можна зберегти у вигляді запиту, з подаль­шим редагуванням у разі потреби.

Слід ураховувати, що запит не зберігає дані. Якщо необхідно зберегти проміжні дані, то робити це необхідно в новій таблиці, скопіювавши та вставивши стару таблицю.

ВПРАВА 7