Сортування записів

У програмі MS Access із даними таблиць можна виконувати два види сортування: просте сортування та складне сортуван­ня.

Просте сортування в режимі таблиці.

За такого виду сортування виконується впорядкування всіх записів поля за зростанням (від 0 до 100, від А до Я) або за спа­данням (від 100 до 0, від Я до А).

Для того, щоб виконати сортування записів у полі в порядку зростання або спадання слід виділити поле, викликати контекст­не меню цього поля та обрати команду Сортировка по возраста­нию (або Сортировка по убыванию).

Складне сортування в режимі конструктора.

За такого виду сортування можна виконувати сортування даних для деяких полів за зростанням значень, а для інших полів — за спаданням значень.

Зверніть увагу, що під час сортування даних у форматі дат

і часу сортування за зростанням упорядкує записи від раніших дат до пізніших, а сортування за спаданням — від пізніших дат до раніших.

Особливість сортування текстових даних. Під час виконання сортування слід брати до уваги особливість роботи програми з числовими даними, поданими у текстовому форматі. Справа у тому, що сортування тут відбуватиметься з урахуванням довжи­ни текстового рядка. Наприклад, якщо поле містить у текстовому форматі таку послідовність:

1, 2, 3, 10, 11, 12, 99, 100, 101,

то після впорядкування за зростанням отримаємо результат:

1, 10, 11, 12, 100, 101,2,3,99.

Отже, для того, щоб сортування текстових даних відбувалося за зростанням у числовому порядку, слід записати до «коротких» даних нулі, тоді сортована послідовність матиме вигляд:

001, 002, 003, 010, 011, 012, 099, 100, 101.

Зверніть увагу, що під час сортування поля всі записи, які містять порожні комірки, будуть переміщені на початок списку.

Для того, щоб виконати складне сортування записів у таблиці, слід виділити потрібні поля таблиці та встановити порядок сортування, тобто спосіб упорядковування даних залежно від їх типу та значень (дані можна сортувати за алфавітом, за числови­ми значеннями, за датою, часом. Порядок сортування може бути за зростанням або за спаданням). Слід мати на увазі, що сорту­вання записів у програмі MS Access відбувається з найлівішого виділеного стовпця.

ВПРАВА 5

Пошук та сортування записів у таблиці

Умова. Відкрити базу даних vpraval.mdb. У таблиці Студен­ти з’ясувати, хто зі студентів записаний у таблицю під кодом 25, визначити чи студенти з ім’ям Андрій. Відсортувати записи за полем Місто. Переглянути, скільки студентів є з Одеси. Зберег­ти базу даних, закрити файл.

Приклад виконання вправи

1. Запустити програму MS Access та відкрити вже створену базу даних Файл /Открыть, обрати папку, де розміщено файл prikladl.mdb.

2. Відкрити таблицю Студенти (у режимі таблиці) та вста­новити курсор на поле Код, виконати команду меню Правка /Найти. У вікні, що відкрилося, ввести в поле Образец значення 25 та натиснути кнопку Найти далее. Маркер запису встановить­ся лівіше від значення 25 (рис. 26).

Рис. 26. Результат пошуку запису з кодом 25

3. Виділити поле Ім’я. Виконати команду меню Правка / Найти, у вікні, що відкрилося ввести в поле Образец значення Андрій та натиснути кнопку Найти далее.

У результаті на екран буде виведене вікно з повідомленням: Поиск записей приложения MS Access завершен. Образец не найден. Це означає, що таблиця не містить записів про студента з іменем Андрій.

4. Щоб упорядкувати записи за полем Місто, слід виділити це поле, викликати контекстне меню та обрати команду Сортировка по возрастанию (або Сортировка по убыванию). Переглянути результати (рис. 27) для з’ясування наявності студентів з Одеси. Зберегти базу даних, закрити файл.

Рис. 27. Результат упорядковування за полем Місто.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОГО ВИКОНАННЯ

Завдання 5.1. У базі даних Європа (файл із назвою europa.mbd), виконати впорядкування записів про країни від найбіль­ших за площею до найменших. Визначити назви країн, у яких середня температура у січні нижча ніж 10 градусів морозу, а се­редня температура у липні вища ніж 25 градусів тепла. Зберегти та закрити файл.

Завдання 5.2. У базі даних vpraval.mdb з’ясувати, хто зі студентів має ім’я Михайло, або по батькові Михайлович, Михайлівна та які народилися у 1990—1991 роках. Записати повні відомості про цих студентів. Зберегти та закрити файл.