9.3. Сортировка и фильтрация

 

Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их.

Сортировка данных

Сортировать данные приходится не только при печати документа. Размещение строк таблицы в порядке возрастания одного из параметров помогает искать нужные записи. Печать чистового варианта документа  подходящий момент для того, чтобы упорядочить данные, если они вводились в спешке и оказались расположенными не должным образом. Давайте рассортируем клиентов в верхней таблице листа в порядке увеличения продаж в апреле месяце.

1.      Щелкните на любой ячейке столбца Апрель верхней таблицы.

2.       Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) панели инструментовСтандартная. Расстановка строк поменяется так, что числа в столбце Апрель будут увеличиваться сверху вниз (рис. 7).

Рис. 7. Таблица упорядочена по возрастанию продаж в апреле

Сравните заголовки строк верхней таблицы с заголовками нижней и вы увидите, что переставлены строки целиком, а не только ячейки столбца Апрель. (Раньше порядок заголовков в двух таблицах совпадал.) Для сортировки таблицы по убыванию следует щелкнуть на кнопке Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Объемы продаж клиентам ООО «Берилл» и ООО «Диамант» в апреле совпадают (они равны 35). Если таких совпадающих значений много, приходится дополнительно упорядочивать таблицу по второму признаку. Например, алфавитный список покупателей следует упорядочить сначала по столбцу с фамилиями, а затем по столбцу с именами, чтобы информация о людях с одинаковыми фамилиями располагалась по алфавиту имен. Чтобы дополнительно упорядочить таблицу по возрастанию, продаж в мае (при условии равенства продаж в апреле), выполните следующие действия.

3.       Выберите команду Данные  Сортировка (Data  Sort). Откроется окно диалога, показанное на рис. 8. В разделе Сортировать по (Sort By) уже введено условие сортировки по возрастанию значений столбца Апрель, которое было назначено на шаге 2.

Рис. 8. Настройка условия сортировки

4.      В раскрывающемся списке Затем по (Then By) выберите столбец Май.

5.      Оставьте выбранным положение переключателя по возрастанию (Ascending).

6.      Щелкните на кнопке ОК. Теперь строки клиентов ООО «Берилл» и ООО «Диамант» поменяются местами, поскольку числа 15 и 20 располагаются по возрастанию.

Примечание

Обратите внимание, что при сортировке номера строк не меняются, то есть перемещаются сами данные. Поэтому выполненную операцию сортировки нельзя отключить. Для возврата прежнего расположения строк можно лишь воспользоваться стандартной командой отмены операции. После сохранения файла вернуть прежний порядок строк невозможно.

Фильтрация

При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.

1.      Щелкните в любой ячейке, расположенной в верхней части таблицы листа Формулы (например по ячейке E1).

2.      Выберите команду Данные  Фильтр  Автофильтр (Data  Filter  AutoFilter). В ячейках первой строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов (рис. 9).

3.      Щелкните на кнопке со стрелкой в ячейке F1 столбца Май.

4.      Выберите в раскрывшемся списке пункт Первые 10... (Top 10...). Откроется окно диалога настройки условия фильтрации, показанное на рис. 10.

Фильтры типа Первые 10... позволяют выделить несколько строк с максимальными или минимальными значениями в одном из столбцов таблицы. Левый список окна диалога автофильтра позволяет указать, нужно ли фильтровать максимальные или минимальные значения параметра. Правый список задает единицы измерения (строки таблицы или процент от общего числа строк) для счетчика, расположенного посередине, который задает количество или процентную долю оставляемые строк таблицы.

Рис. 9. Список автофильтра

5.      Введите в счетчик окна диалога автофильтра число 3.

6.      Щелкните на кнопке ОК.

В верхней таблице листа останутся только три строки, имеющие максимальные числа в столбце Май. Обратите внимание, что исчезнувшие строки 2, 4 и 6 не пропали. Они просто скрыты с экрана, о чем говорит отсутствие номеров этих строк. Excel позволяет фильтровать данные сразу по нескольким столбцам. Давайте выделим тех клиентов, которые входили в тройку ведущих по объему сделок как в мае, так и в июне.

7.      Щелкните на стрелке раскрывающегося списка ячейки G1 и выберите пункт Первые 10...

8.      Введите в счетчик открывшегося окна диалога число 3 и щелкните на кнопке ОК. Теперь в таблице останутся только два клиента  ООО «Гранат» и ООО «Берилл».

Рис. 10. Окно диалога автофильтра

Примечание

Для отмены фильтрации только по одному из столбцов раскройте список в его первой ячейке и выберите пункт Все (АН). Пункт Условие... (Custom...) этого же списка позволяет настраивать более сложные условия фильтрации. Другие пункты списка оставляют в таблице только те строки, в которых ячейка данного столбца содержит величину, выбранную в этом списке автофильтра.

Стрелки тех списков автофильтра, в которых назначена фильтрация, выделяются синим цветом, чтобы пользователь не забыл о назначенных условиях отображения строк.

9.      Чтобы отменить фильтрацию, выберите команду Данные  Фильтр  Отобразить все (Data  Filter  Show All). На лист вернутся все пять исходных строк таблицы.

10.      Чтобы отключить автофильтр, повторно выберите команду Данные  Фильтрация Автофильтр (Data  Filter  AutoFilter).