Запитання для самоперевірки

1. Яке призначення вбудованих функцій?

2. Як викликаються вбудовані функції?

3. Які є категорії вбудованих функцій?

4. Як використовуються функції у формулах?

5. Що може бути аргументами функцій?

6. Які основні функції входять до категорії Статистические?

7. Навести приклади застосування статистичних функцій.

8. Які функції входять до категорії Текстовые?

9. Навести приклади застосування текстових вбудованих функцій.

10. Які функції входять до категорії Логические?

11. Пояснити механізм застосування логічних функцій.

12. Для чого застосовують вбудовані функції категорії Дата и время?

13. Які функції належать до категорії Дата и время?

Лабораторна робота №11 Створення таблиць – списків (баз даних) та робота з ними

Мета роботи: оволодіти навиками створення таблиць - списків і опрацювання представленої у них інформації

Теоретичні відомості

За наявності значної кількості даних у таблицях Excel використання стандартних методів для роботи з ними малопродуктивне. Для керування великими масивами даних в Excel є спеціальні засоби – функції списку. Функції списку застосовують до побудованих певним чином таблиць, які називають списками. Список характеризує не вміст таблиці, а спосіб її організації. Тобто, список – це термін Excel для позначення таблиці, організованої спеціальним способом.

Перший рядок таблиці-списку складається із заголовків стовпчиків, або в термінах списку – назв полів. Поля – це стовпчики таблиці-списку, що містять дані одного типу.

Перше поле може містити, наприклад, номери за порядком. Друге – назви елементів списку, наприклад, перелік товарів, список студентів групи тощо. У кожне наступне поле вводяться однотипні дані, притаманні всім елементам списку. Наприклад, вартість товарів, обсяги їх продажу; рік народження студентів, їх рейтинг з дисципліни. Сукупність введених даних, в термінах списку, називається сукупністю заповнень.

У кожному рядку, починаючи з другого, представлена інформація про елемент списку. Кількість заповнень у рядку визначається кількістю наявних полів. Сукупність одиночних заповнень полів таблиці, що належать одному елементу списку, називається набором записів.

Таким чином, основним елементом опрацювання є рядок таблиці-списку, що містить по одному заповненню всіх полів – набір записів.

Саме така організація записів та полів таблиці надає можливість сортування та пошуку інформації у списку. Часто таку таблицю-список називають базою даних, тому що головні задачі при роботі з нею збігаються з задачами, характерними для баз даних, а саме:

• організація введення даних;

• перегляд даних;

• сортування та фільтрування (пошук) даних у таблицях;

• підведення підсумків.

Але в загальному понятті, термін база даних використовується до великої сукупності даних, в яку об’єднано багато таблиць-списків.

Введення та редагування даних

Заповнення таблиці включає введення, добавляння, редагування та вилучення записів. Ці операції проводять двома способами: звичайне заповнення таблиці, та заповнення з використанням Формы (пункту меню Данные). У першому випадку, заповнення здійснюється безпосередньо у самій таблиці за відповідними правилами.

За другого способу:

• встановлюють курсор у будь-якому рядку попередньо створеної частини таблиці-списку;

• виконують послідовність дій: ДанныеФорма (відкриється вікно з назвами полів таблиці-списку і заповненнями, що відповідають записам рядка, в якому попередньо був розташований курсор);

• натискують одну із керуючих кнопок:

• Добавить – додати у таблицю-список новий набір записів (додати новий рядок з даними);

• Удалить – вилучити поточний набір записів (вилучити дані поточного рядка);

• Вернуть – відмінити зміни, внесені у Форму (команду не застосовують для відновлення вилучених даних);

• Назад, Далее – перехід до іншого набору записів;

• Критерии – пошук даних за заданими критеріями;

• Закрыть – закрити вікно Формы.

Якщо значення, розташоване у полі, обчислюють за формулою, то воно недоступне для внесення змін. Новий набір записів заноситься у кінець таблиці-списку. Вилучений набір записів неможливо відновити. Після закінчення редагування натискують кнопку Enter або закривають діалогове вікно Формы.

Використання формул у таблиці-списку

Обчислення за формулами у таблиці-списку відбувається аналогічно звичайним таблицям Excel. У формулах використовуються абсолютні, відносні і змішані посилання на адреси комірок з даними, математичні оператори, вбудовані функції тощо. Формули можна розповсюджувати на діапазони комірок, в яких проводяться аналогічні обчислення.

З даними у вигляді таблиці-списку, можна виконувати такі дії: встановити перевірку введення даних за типом, сортування, пошук за критерієм, фільтрування, підведення підсумків.

Перевірка даних, що вводяться, за типом

Перед введенням/редагуванням даних використовують перевірку введення даних за типом з метою зменшення ймовірності появи помилок. Для цього:

• виокремлюють діапазон комірок, до якого планується застосувати однотипну перевірку;

• виконують дії: ДанныеПроверка;

• у вікні Проверка вводимых значений на закладці Параметры у групі полів Условие проверки у полі Тип данных вибирають (обов’язково) тип даних зі списку, що розкривається;

• у поля, що з’являться після виконання попереднього пункту (вигляд полів залежить від вибраного типу даних), вводять додаткові параметри;

• якщо в якості типу даних вибрано Список, то у поле Источник вводять діапазон комірок з попередньо створеним списком допустимої для введення інформації;

• при активізації комірки, на яку встановлено перевірку введення даних за списком, справа від неї з’являється кнопка при натисканні на яку відкривається список для вибору можливого значення;

• можна також вибрати опції Игнорировать пустые ячейки і Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием;

• додаткові параметри перевірки даних задають на двох інших закладках: Сообщение для ввода і Сообщение об ошибке.

• натискують кнопку ОК.

Зазначені дії унеможливлюють введення даних, що не відповідають умовам перевірки, у вибраний діапазон комірок.

Для скасування встановленої перевірки введення даних виконують дії ДанныеПроверка Очистить все.