Принципы построения и функционирования систем управления
Проведение исследований СУ требует от исследователя знания важнейших принципов построения и функционирования таких систем, которые должны удовлетворять современным экономическим условиям; обеспечивать формирование свойств систем. Комплекс этих принципов был рассмотрен ранее.
Применительно к СУ принципы представляют собой основные правила, положения, идеи, определяющие направления их построения и функционирования и которыми должны руководствоваться кадры управления в своей деятельности.
С учетом опыта системного управления, который накоплен в 70—80-х гг. XX в. и в последующее время на отечественных предприятиях, а также современных зарубежных разработок по управлению построение и функционирование СУ осуществляется на основе общих, общесистемных и специальных принципов. Вместе с тем необходимо отметить, что исходным (главным) является принцип системности, во многом определяющий все другие.
И при построении, и при функционировании СУ в первую очередь необходимо учитывать ряд объективных общих принципов: сбалансированного демократического централизма, преимущественно оптимального сочетания единоначалия и коллегиальности, ответственности, активизации и стимулирования, рационального делегирования полномочий, заинтересованной творческой работы всего управленческого персонала.
Наряду с указанным при построении и функционировании СУ следует руководствоваться общесистемными принципами, наиболее значимые из которых представлены в табл.
Наименование |
Содержание принципа |
Целостность |
Является важнейшим исходным положением о представлении системы как достаточно обособленного целого, предполагающего членение ее на относительно неделимые, совместно функционирующие, взаимозависимые и взаимодействующие между собой элементы |
Целенаправленность |
Обусловливает необходимость наличия и достижения определенных целей, которые реализуются формированием в составе СУ целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления. Следует устанавливать приоритетность одних целей по отношению к другим кли принимать взаимосвязанные цели нескольких систем, осуществляя взаимосвязанные процессы по их достижению |
Обусловленность функций управления целями |
Обеспечивает формирование и изменение функций управления в соответствии с целями СУ |
Первичность функций управления |
Означает, что состав подсистем системы управления, организационная структура, требования к работникам, их численность и т.д. зависят от содержания, количества и трудоемкости функций управления. Наиболее приоритетными функциями среди всех других должны быть функции управления качеством |
Возможная структуризация и декомпозиция |
Позволяет на основе наличия в системе свойства иерархичности структурировать ее внутреннее строение и расчленять на уровни, что обеспечивает представление каждой подсистемы и в конечном итоге элементов в виде системы, т.е. системы более высокого уровня. Число уровней, подсистем и элементов на каждом из них должно быть минимальным, но обеспечивающим рациональное построение и эффективное функционирование всей системы |
Многодолжностная потенциальность |
Временное выбытие отдельных должностных работников не должно прерывать управленческий процесс, что определяет необходимость выполнения каждым работником функций вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня |
Правовая регламентация управления |
Обеспечение законности управленческих процессов на основе соблюдения всех действующих нормативно-правовых актов |
Единство теории и практики управления |
Управленческие решения должны приниматься на основе логики, методологии управления и быть направлены на получение практического результата |
Оперативность |
Обеспечивает своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений |
Комплексность |
Реализует взаимную увязку всех формируемых элементов, подсистем, стадий жизненного цикла продукции, иерархических уровней и комплекса организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению |
Систематичность |
Определяет постоянное непрерывное выполнение всех работ по управлению, их ритмичность и долговременность действия |
Преемственность |
Максимальное использование передового отечественного и зарубежного опыта системного управления; передача наиболее эффективных элементов, подсистем, методов, принципов и т.п. от старых поколений систем к создаваемой и (или) совершенствуемой. Позволяет повысить качество СУ |
Научность |
Реализует разработку мероприятий и воздействий на основе достижений науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления |
Автономность |
Обеспечивает относительную самостоятельность построения и функционирования структурных элементов и подсистем СУ |
Экономичность |
Обеспечивает наиболее эффективную и экономичную организацию СУ, что снижает долю затрат на управление в общих затратах на единицу выпускаемой продукции, повышает эффективность производства |
Перспективность |
Обеспечивает перспективу развития организации, как системы |
Оптимальность |
Предусматривает многовариантную проработку управленческих решений и выбор в соответствии с определенным критерием оптимального для организации варианта |
Устойчивость |
Предусматривает удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечивает выживание организации в условиях конкуренции |
Комфортность |
Предусматривает создание для человека, являющегося основным элементом системы, максимума удобств для творческой работы и реализации своих возможностей |
Специализация |
Обеспечивает рациональное разделение управленческого и производственного труда в организации |
Концентрация |
Обеспечивает выполнение однотипных задач в одном подразделении и (или) концентрацию усилий управленческих работников на решении основных целей и задач организации, исключая тем самым возможности дублирования работ |
Адаптивность |
Предусматривает обеспечение приспособляемости системы к изменяющимся внешним и внутренним условиям |
Необходимое разнообразие |
Предусматривает сложность системы управления не в меньшей степени, чем управляемой системы |
Прозрачность |
Предусматривает концептульное единство системы управления |
Параллельность |
Предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих работ |
Ритмичность |
Обусловливает регулярность повторения процессов управления примерно в равные промежутки времени |
Простота |
Предусматривает использование наиболее доступных и несложных методов, принципов и процедур управления и принятия легковоспринимаемых решений |
Доходчивость |
Обеспечивает понимание каждым работающим, потребителем всего того, что касается основополагающих вопросов функционирования СУ, особенно управления качеством И конкурентоспособностью продукции и предприятия в целом |
Непрерывность развития |
Все процессы построения и функционирования системы должны быть непрерывны и обеспечивать переход ее в более совершенное состояние |
Альтернативность путей построения, функционирования и развития |
Обеспечивает в зависимости от возникающих с течением времени условий возможность принятия при построении, функционировании и развитии системы одного из нескольких вариантов решений для достижения ее целей |
Замкнутость ОФУ (замкнутость управленческого процесса) |
Реализует выполнение в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла управления, включая планирование, организацию, координацию работы и т.д. |
Среди всех общесистемных принципов необходимо обратить внимание на выполнение общих функций управления.
1. Планирование, представляющее особый процесс подготовки менеджерами решений по обеспечению усилий коллектива для достижения целей организации. Из-за периодического переориентирования целей и постоянного изменения условий внешней среды этот процесс всегда непрерывный.
2. Организация, направленная на структурирование всех работ, распределение их по вертикали и горизонтали для достижений целей организации и выполнения намеченных планов и обязательств.
3. Мотивация, обеспечивающая активизацию труда работающих по выполнению всех видов работ с высоким качеством (без ошибок) в соответствии с распределенными функциями, планами и требованиями. Мотивация, как правило, включает: внешнее стимулирование (материальное и моральное); психологическое стимулирование (создание условий для заинтересованности в труде, потребности в трудовой активности, удовлетворения от трудовой деятельности). Это одна из самых важных менеджерских функций, способствующих достижению целей деятельности организации.
4. Контроль, предполагающий: отслеживание того, что запланировано; определение того, что сделано в этой области в определенный период времени; сравнение запланированного с достигнутым; принятие корректирующих «мягких» мер при обнаружении отклонений от запланированного. Посредством данной функции осуществляется обратная связь, которая не должна нести «возмездие», а должна стать объективной основой для эффективного вмешательства менеджеров в процесс достижения целей организации, выполнения обязательств, повышения и обеспечения качества и конкурентоспособности продукции.
Очевидно, что состав функций формально во многом соответствует функциям управленческого цикла отечественных систем, включающего планирование, организацию работ, координацию и регулирование, активизацию и стимулирование, учет, контроль и анализ. Некоторые различия, конечно, имеются (в частности, в упорядоченности содержания функций и методах их выполнения).
Так, следует учесть прогнозирование, выделить функцию учета, в которой кроме общеизвестных подфункций необходимо организовать идентификацию и выполнять прослеживаемость продукции, столь нужную для обеспечения качества, повышения оперативности регулирования производства и т.п. Допустим, причиной возникновения обнаруженного дефекта изделия стал недоброкачественный материал. При наличии возможности прослеживаемости можно установить, с какой партией, когда и откуда он поставлен, а затем выявить конкретные детали, содержащие этот материал.
При выполнении управленческого цикла первостепенную роль играют организация, координация и регулирование процессов управления. Выработанные корректирующие (регулирующие) воздействия на основе организации и координации работ посредством обратной связи оказывают влияние на оперативное устранение непредвиденных реальных отклонений (ошибок) в процессах. Общие функции управления целесообразно дополнить выполнением работ, что более объективно будет отражать весь управленческий цикл. Следует отметить, что ОФУ в процессе управленческого цикла выполняются не строго последовательно, а последовательно-параллельно. Это, естественно, несколько усложняет взаимосвязи рассматриваемых функций.
