Тема 8. Функционально-стоимостной анализ Единство функционального и стоимостного подходов

Единство функционального и стоимостного подходов при по­вышении эффективности систем управления достигается посредством применения метода функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Метод ФСА занимает важное место в системе прогрессивных инструментов совершенствования управления, содействующих по­вышению эффективности трудовой деятельности и производства. Так как одним из принципов ФСА является функциональный под­ход, высокая универсальность которого доказана многолетней прак­тикой, то этот метод стали применять (наряду с техническими системами) также в области организации труда и систем управле­ния. Функциональный подход имеет большое значение для пони­мания системы. Именно функции определяют структуру, содержа­ние системы управления, распределение прав, полномочий и от­ветственности отдельных органов и должностных лиц.

Соотнесение функций органа управления с управляемым объек­том дает информацию о том, насколько необходим этот орган. Соответствие функций системы управления функциям производ­ственной системы — необходимое условие эффективного построе­ния систем управления организацией, так как система управления существует не сама по себе, не для себя, а для обеспечения эффек­тивного функционирования производственной системы.

Функциональный подход имеет большое значение для изуче­ния и построения любой системы управления, в том числе систе­мы управления персоналом. Однако нет функций без их носите­лей. Функции системы управления «привязаны» к их носи­телям — системе управления, подразделению, работнику. Ту или иную конкретную функцию в системе может выполнять не лю­бое подразделение или работник, а лишь конкретные подразде­ления и работники. Поэтому при построении системы управле­ния каждое подразделение формируется под определенные функ­ции. В свою очередь, подразделение или работник влияют на функции, их качество. Например, одну и ту же функцию по диспетчированию производства два разных диспетчера выполняют по-разному. То же самое можно сказать о целом подразделении.

Хотя функции и определяют структуру системы управления, первичными по отношению к ним являются их носители (компо­ненты системы), поэтому их взаимосвязь и взаимодействие также влияют на структуру. В то же время и структура системы влияет на компоненты, интегрируя их, и на выполняемые ими функции, изменяя последние.

Каждая функция управления подчинена цели и осуществляет­ся ради достижения цели, которая является объективно обуслов­ленной. Однако функции управления осуществимы только тогда, когда реализуются возможности носителей функций системы уп­равления и внешней среды, которая питает систему управления информацией, финансами и другими необходимыми для функци­онирования и развития системы ресурсами.

Функциональный подход обязательно должен идти рядом с системным подходом в исследовании. ФСА как метод системных исследований обладает такими свойствами. Изучение функций систем управления при помощи метода ФСА позволяет проводить анализ всех составляющих систему управления носителей функ­ций, внешней среды, их состояния и взаимосвязей. При этом ФСА дополняется стоимостным анализом, что выгодно отличает этот метод от других традиционных методов, распространенных в прак­тике проектирования систем управления организацией.

ФСА позволяет определить состояние функционирования и тенденции развития системы управления, отдельного подразделе­ния или работника, которые происходят в ходе реализации ее (системы) потребительной стоимости. Кроме того, ФСА позволя­ет выявить затраты, необходимые для осуществления функций сис­темы при заданном уровне их качества.

Первая часть ФСА — функциональный анализ системы управ­ления — имеет определенную историю и опыт, широко применя­ется на практике. Этого не скажешь о второй части — стоимостном анализе (если говорить о стоимости функций управления). Определение затрат (стоимости) на осуществление функций сис­темы управления имеет свои сложности и большую специфику в отличие от стоимости выполнения функций технических систем. В данном учебнике этой проблеме будет посвящен специальный раздел. Однако следует иметь в виду, что она еще не решена до конца ни в теории, ни в практике.

Что же такое стоимость функций управления? Это прежде все­го, затраты, связанные с содержанием носителя функций (система управления, подразделение, работник, аппарат управления). Она включает заработную плату управленческих работников с отчис­лениями на социальное страхование, стоимость технических средств управления (амортизацию), стоимость канцелярских при­надлежностей и т.п. Но так как готовая продукция, которая ста­новится товаром и реализуется на рынке, создается не только трудом управленцев, то эти затраты являются частью себестои­мости продукции и входят в состав соответствующих статей за­трат. Поэтому правомерно говорить не о стоимости функций управления, а о затратах на их осуществление. Эти затраты возме­щаются предприятию вместе с продажей товара — готовой продук­ции, в себестоимости которой они заложены. Поэтому и оценку степени их общественной необходимости дает рынок, судя по това­ру в целом в процессе реализации его потребительной стоимости.

Самостоятельно же в общественные отношения при реализации готовой продукции носители функций управления не вступают, а значит, не могут иметь потребительную стоимость в этом смысле. Тогда выражение «потребительная стоимость функций управле­ния» является неточным. Ведь ни функции управления, ни их носители не являются товаром, а значит, и не реализуются на рын­ке. Функции управления влияют на себестоимость товара, участву­ют в ее формировании, влияют на потребительные свойства това­ра, участвуют в формировании его потребительной стоимости, имея некую промежуточную потребительную стоимость, которую лучше называть потребительными свойствами, а еще точнее — качеством функций управления, уровень которого оценивается при помощи системы показателей.

Таким образом, ФСА позволяет посмотреть на систему управ­ления или ее часть (как на товар: со стороны потребительной сто­имости и стоимости) с двух сторон: одна сторона — состав и каче­ство осуществления функций управления и вторая — затраты на осуществление функций. При этом обе стороны рассматриваются в единстве, так как являются сторонами одной медали. Поэтому в философском смысле основную задачу ФСА системы управления можно представить как достижение этого единства путем разреше­ния противоречия между качеством функций управления и затра­тами на их осуществление.

Следует помнить, что стоимость и затраты понятия не идентич­ные. Они находятся на различных уровнях абстрагирования. Стои­мость относится к более высокому уровню абстракции. Понятия «затраты», «издержки» близки по содержанию и их незначитель­ное различие не играет существенной роли для анализа расходов на осуществление функций управления, поэтому в дальнейшем бу­дем использовать термин «затраты».

Функционально-стоимостный анализ — метод технико-экономи­ческого исследования функций управленческого персонала органи­зации, направленный на поиск резервов снижения затрат на управ­ление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на основе выбора эффективных способов управления.

Основные задачи ФСА:

• достижение наилучшего соотношения между эффективностью работы аппарата управления и затратами на его содержание;

• снижение затрат на производство выпускаемой продукции и оказание услуг, повышение их качества;

• повышение производительности труда управленческих работ­ников и рабочих производственных подразделений;

• улучшение использования производственных фондов, матери­альных, трудовых и финансовых ресурсов;

• сокращение или ликвидация брака.

Дадим определения важнейшим терминам ФСА.

Главная функция управления — функция, для осуществления которой создан аппарат управления или отдельные подразделения.

Основная функция управления - функция, без которой не может быть осуществлена главная функция управления.

Вспомогательная функция управления - функция, способствующая осу­ществлению основной функции управления.

Носитель функции управления - отдельное функциональное подразде­ление, его составные части, должностное лицо или их совокупность, участвующие в реализации функции управления.

Затраты на осуществление функций управления - затраты на содержа­ние носителя функций, а также затраты, связанные с процессом реализации функций управления.

Качество функций управления зависит от качества оргструктуры ор­ганизации и процесса управления.

Анализ затрат на реализаций функций управления - определение зат­рат на содержание носителя функции, затрат на реализацию функ­ции и сопоставление их со степенью значимости анализируемых функций при помощи специальной диаграммы.

Диаграмма значимости функций и затрат на их реализацию - совме­щенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций и затрат на их осуществление. В верхней части диаграммы функции управления располагаются по степени их значимости, а в нижней -приводятся затраты на их реализацию.

Диаграмма значимости функций и уровня их качества - совмещенная диаграмма для оценки соответствия значимости функций управле­ния и уровня качества функций. В верхней части диаграммы функ­ции управления располагаются по степени их значимости, а в ниж­ней - дается оценка уровню их качества.

Функционально-стоимостная диаграмма - графическое изображение функций управления. Анализируемые функции располагаются меж­ду двумя пунктирными вертикальными линиями, основные функции размешаются на горизонтальной линии в центре диаграммы, все вспомогательные функции - либо над, либо под основными функ­циями. Имеются специальные правила построения диаграммы. При помощи таких диаграмм выявляются бесполезные, вредные, не­свойственные, дублируемые функции.

ФСА включает в себя следующие этапы: подготовительный, ин­формационный, аналитический, творческий, исследовательский, ре­комендательный, внедренческий.

Предпроектная подготовка охватывает подготовительный, инфор­мационный и аналитический этапы ФСА; проектирование — твор­ческий, исследовательский и рекомендательный этапы ФСА; а внедрение — этап внедрения результатов ФСА.