Oddalanie się wytwórców towarów od rynku zbytu, rozwój specjali­zacji w zakresie czynności związanych z obrotem towarowym i rozwój techniki handlu spowodowały narastanie liczby dokumentów świad­czących o spełnieniu określonych obowiązków lub niezbędnych warun­ków przez strony uczestniczące w transakcji. Istnienie niektórych doku­mentów (tzw. tytularnych) pozwala przekazać prawo własności towaru. Towar może więc kilkakrotnie zmienić właściciela, od chwili wystania do chwili, kiedy dotrze do miejsca przeznaczenia. Dokumenty stanowią podstawę do dokonania zapłaty za towar, nawet przed naocznym stwierdzeniem jego dostarczenia do ustalonego miejsca, można bowiem uznać, że potwierdzają one wykonanie świadczenia towarowego. Mówi się w związku z tym, że współczesny handel zagraniczny ma charakter handlu „za dokumentami", podczas gdy w przeszłości miał on charak­ter handlu „z ręki do ręki".

Wypełnianie dużej liczby dokumentów zwiększa pracochłonność transakcji. W związku z tym są prowadzone różne działania mające na celu ujednolicenie dokumentów. Przykładem historycznym ujednolice­nia dokumentów było opracowywanie przez zrzeszenia kupieckie typo­wych kontraktów. Obecnie do tych działań włączają się organizacje międzynarodowe. Wykorzystanie komputerów przy opracowywaniu in­formacji handlowych, automatycz-nym księgowaniu i przygotowywaniu

typowych materiałów ofertowych przyczyniło się do ujednolicenia naj­ważniejszych, a zarazem powtarzających się pod względem formy, elementów dokumentów transakcyjnych.

Ujednolicenie i uproszczenie dokumentów handlowych tylko w pew­nym stopniu ograniczają liczbę czynności związanych z ich sporządza­niem. Nadal więc pochłaniają one znaczną część czasu pracy handlow­ców i innych pracowników przedsiębiorstw oraz instytucji uczestniczą­cych w realizacji transakcji handlu zagranicznego.

Dokumenty podstawowe

Wśród dokumentów handlowych możemy wyróżnić dokumenty podstawowe oraz dokumenty uzupełniające lub pomocnicze. Do doku­mentów podstawowych zalicza się fakturę handlową, dokument przewo­zowy i dokument ubezpieczeniowy. Wymienione dokumenty uznawane są za podstawowe z wielu przyczyn.

Faktura świadczy o tym, że dostawca towaru stawia go do dys­pozycji kupującego zgodnie z ustaleniami zawartymi w kontrakcie, a więc, że wypełnił podstawowy obowiązek sprzedającego, jakim jest wyodrębnienie danego towaru spośród innych i wskazanie dla kogo jest przeznaczony.

Dokument przewozowy jest wystawiany wtedy, kiedy towar będący przedmiotem kontraktu został już załadowany na środek przewozowy lub został przez przewoźnika przyjęty do załadunku, powinien więc w określonym terminie dotrzeć do miejsca przeznaczenia.

Dokument ubezpieczeniowy stanowi gwarancję, że nawet wówczas gdy towar ulegnie zniszczeniu i nie dotrze do miejsca przeznaczenia, jego posiadacz otrzyma równowartość tego świadczenia w postaci odszkodowania ubezpieczeniowego.

Uznanie trzech wymienionych dokumentów handlowych za pod­stawowe nie oznacza, że w każdej transakcji eksporter musi je wszyst­kie przedstawić zagranicznemu importerowi. Zależy to od warunków ustalonych w kontrakcie, a zwłaszcza od zastosowanej dla kontraktu formuły handlowej. Jeżeli więc ustalono w kontrakcie, że sprzedaż następuje na warunkach: loco magazyn dostawcy (według Incotcrms 1990 — formuła Ex Works — EXW), dokumentem podstawowym, świadczącym o wykonaniu zobowiązania przez eksportera, jest sama faktura handlowa. W przypadku sprzedaży na warunkach: franco środek przewozowy, miejsce załadowania (według Incoterms 1990— formuła Free Carrier — FCA), wymagana jest faktura i kolejowy lub inny dokument przewozowy. W przypadku sprzedaży na warun­kach: koszt, ubezpieczenie, fracht (według Incoterms 1990 — CIF), eksporter jest zobowiązany dostarczyć kupującemu wszystkie trzy wy­mienione dokumenty.

W kontrakcie mogą zostać przyjęte przez strony również inne, niż wynikające z przyjętych formuł, ustalenia dotyczące obowiązków stron. Konieczne jest więc przy zawieraniu kontraktów wyraźne sprecyzowa­nie, jakie będą do nich zastosowane uzanse (np. Incoterms 1990, OWD b. RWPG 1988) lub zwyczaje handlowe. Jeżeli w kontrakcie są ustalo­ne poszczególne obowiązki stron w inny sposób, niż to przewidują określone wykładnie formuł handlowych, konieczne jest również ustale­nie, która ze stron ma obowiązek dostarczenia określonych dokumen­tów handlowych.

Faktura handlowa

Faktura handlowa jest rachunkiem wystawionym przez sprzedają­cego na towary sprzedane i wydane lub wysłane kupującemu, a także za wykonane usługi. Faktura handlowa zawiera nie tylko wyszczegól­nienie towarów, ale także informacje o ich cenach i łącznej wartości, terminie i trybie wysyłki, rodzaju opakowania, oznakowaniu itp. Po­nadto w fakturze handlowej często są uwidocznione różne koszty związane z dostawą, które obciążają kupującego, a także opusty ceno­we (fakturowe). Ponieważ zamieszczenie wszystkich tych danych nie zawsze jest możliwe, zwłaszcza w przypadku wyszczególnienia towarów o różnych cechach gatunkowych, różnych wymiarach i danych tech­nicznych, faktury handlowe są często uzupełniane przez dołączony do nich dodatkowy dokument zwany specyfikacją.

Dzięki zawartym w niej informacjom faktura handlowa odgrywa ważną rolę w zagranicznym obrocie towarowym. Po/wala ona ziden­tyfikować towar (określić jego rodzaj i ilość), np. przy dostawie towaru w opakowaniu — na podstawie znaków i numerów zamieszczonych na opakowaniu. Faktura potwierdza wykonanie dostawy, gdyż nie może być wystawiona przed wystaniem lub wydaniem towaru, i określa sumę należności za towar. Może'również służyć jako podstawa przy ustala­niu tzw. wartości celnej towaru. Dokument ten zawiera następujące elementy: miejsce i datę wystawienia, nazwę i adres firmy sprzedającego oraz kupującego, sposób wysyłki (z podaniem, przy transporcie kolejo­wym, rodzaju i numerów wagonu oraz niekiedy ich marszruty, a przy transporcie morskim — nazwy statku), wyszczególnienie towarów i ich ilość podaną w określonych jednostkach miary (ciężar lub sztuki). Kolejnymi elementami faktury są: rodzaj opakowania, jego cechy oraz numery, cena lub ceny jednostkowe, koszty dodatkowe obciążające kupującego, ogólna suma należności za towar łącznie z dodatkowymi kosztami, kwoty potrącane z należności (np. rabat, otrzymana zalicz­ka), sposób zapłaty, prawomocny podpis firmowy sprzedającego.

Ze względu na to, że faktura stanowi podstawę do otrzymania zapłaty za towar, wymagana jest pełna zgodność danych zawartych w fakturze z ustalonymi w kontrakcie. Jeżeli formą płatności jest akredytywa, faktura musi być zgodna z wymogami akredytywy. Fak­tura handlowa, w wyniku której następuje całkowite rozliczenie trans­akcji, często jest nazywana fakturą ostateczną.

Jeżeli kontrakt przewiduje możliwość częściowej zapłaty za towar wysyłany zagranicznemu nabywcy, podstawą do uzyskania takiej za­płaty (lub zapłat) jest faktura prowizoryczna.

Faktury prowizoryczne wystawia się przy dostawach częściowych albo przy dostawach po cenie orientacyjnej, jeżeli cena ostateczna ma być ustalona na podstawie sprawdzonej kalkulacji końcowej. Faktury prowizoryczne bywają również wystawiane wtedy, kiedy ilość albo jakość towaru ma być stwierdzona przy wyładunku w miejscu prze­znaczenia. W ślad za fakturą prowizoryczną wystawia się fakturę ostateczną, na podstawie której następuje ostateczne rozliczenie. Fak­tury prowizoryczne nie są księgowane.

Innym rodzajem faktury stosowanej w handlu zagranicznym jest faktura pro forma, nazywana czasem fakturą fikcyjną. Może ona mieć formę zewnętrzną zwykłej faktury handlowej z zaznaczeniem: pro forma. Faktura pro forma nie stanowi dowodu wykonania transakcji towarowej, gdyż jest wystawiana przed jej zawarciem. Przesyła ją dostawca razem z ofertą lub potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do wykonania albo przedkłada się ją wraz z towarem wysyłanym na próbę, przy sprzedaży konsygnacyjnej itp. Faktura pro forma jest zazwyczaj potrzebna importerowi do załatwienia formalności związa­nych z uzyskaniem pozwolenia przywozu lub zezwolenia dewizowego. Nie uprawnia ona do otrzymania należności za towar i nie jest miarodajnym dokumentem księgowym. Faktura pro forma może być również wysyłana zamiast oferty nie wywołanej. Wprawdzie oznaczona jest wtedy napisem pro forma (PROFORMA, PRO FORMA itp.), lecz jej treść jest podobna (lub identyczna) do treści oferty.

Niektóre kraje (USA, kraje Ameryki Łacińskiej, Turcja) oprócz normalnej faktury handlowej wymagają przedkładania dodatkowego dokumentu nazywanego fakturą konsularną. Dokument ten jest wy­stawiany w kraju eksportera na specjalnych formularzach uzyskiwanych w przedstawicielstwie handlowym kraju przeznaczenia. Dane znaj­dujące się w niektórych pozycjach formularzy faktury konsularnej są bardziej szczegółowe od danych zawartych w zwykłej fakturze hand­lowej. Obejmują one m.in.: stwierdzenie, że fakturowane ceny odpowia­dają cenom rynkowym kraju sprzedaży oraz że oprócz faktury konsu­larnej nie wystawiono innej, która by zawierała odmienne dane, okreś­lenie przynależności państwowej statku transportującego towar itp.

Faktury konsularne służą z reguły do przeprowadzania odpraw celnych w krajach importerów, są one także wykorzystywane do celów statystycznych. Niezbędna jest ich legalizacja w przedstawicielstwie handlowym lub konsularnym kraju importującego. Pobiera się z tego tytułu opłaty, które mogą być niejednokrotnie stosunkowo wysokie. Faktura konsularna spełnia również rolę dokumentu nazywanego świa­dectwem pochodzenia oraz dokumentu wymaganego w niektórych kra­jach przez służby celne i statystyczne, nazywanego fakturą celną.

Faktury celne występują głównie w obrotach z krajami dawnej Brytyjskiej Wspólnoty Narodów. Są one wymagane przede wszystkim w celu stosowania ewentualnych taryf preferencyjnych. W praktyce rzadko obecnie występują.