НОУ СИБИРСКИЙ ИНСТИТУТ БИЗНЕСА, УПРАВЛЕНИЯ И ПСИХОЛОГИИ

Г.З. Погорелов

Т.М. Овчинникова

И.Н. Коюпченко

РАБОТА СО СПИСКАМИ И ТАБЛИЦАМИ MS EXCEL 2007

Учебное пособие

Рекомендовано Сибирским региональным учебно-методическим центром высшего профессионального образования для межвузовского использования в качестве учебного пособия по курсам «Информатика», «Информационные системы» и «Информационные технологии» для студентов, обучающихся по специальностям: 080109.65 "Бухгалтерский учет, анализ и аудит", 080507.65 "Менеджмент организации", 080102.65 "Мировая экономика", 030501.65 и 030500.62 "Юриспруденция", 030301.65 и 030300.62 Психология"

Красноярск 2009

УДК 004.78+002.6]:338.43(075.8)

ББК 32.973.202:65.2/.4Я73

Рецензент: д-р техн наук, проф. СиБГАУ А.Н. Антамошкин

Погорелов Г.З.: Работа со списками и таблицами MS Excel 2007. Учеб. пособие. / Г.З. Погорелов, Т.М. Овчинникова, И.Н. Коюпченко. Сиб. ин-т. бизнеса управления и психологии – Красноярск, 2009. 170 с.

Данное учебное пособие предназначено для самостоятельного освоения различных разделов дисциплин «Информатика», «Информационные системы» и «Информационные технологии» студентами всех форм обучения специальностей 080109.65 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 080502.65 «Экономика и управление на предприятии (в отраслях)», 080507.65 «Менеджмент организации», 080111.65 «Маркетинг», 080105.65 «Финансы и кредит».

© Г.З. Погорелов © НОУ ВПО «Сибирский институт бизнеса, управления и психологи, 2009

© Т.М. Овчинникова

© И.Н. Коюпченко

© ГОУ ВПО «Красноярский государственный торгово – экономический институт», 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 6

1. ПОНЯТИЯ О ТАБЛИЦАХ (СПИСКАХ) В MS EXCEL 2007 7

Вопросы к главе: 8

2. РАБОТА В ТАБЛИЦАХ MS EXCEL 2007 9

2.1. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ MS EXCEL 9

2.2. РАБОТА С ТАБЛИЦОЙ MS EXCEL 11

Вопросы к главе: 13

3. РАБОТА С БОЛЬШИМИ СПИСКАМИ В MS EXCEL 2007 14

3.1. ЗАКРЕПЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ СТРОК И СТОЛБЦОВ 14

3.2. ГРУППИРОВАНИЕ, РАЗГРУППИРОВАНИЕ И СКРЫТИЕ ЛИСТОВ 15

3.3. РАБОТА С ОКНАМИ 17

3.4. ЗАЩИТА ЛИСТОВ 19

Вопросы к главе: 21

4. СОРТИРОВКА СПИСКОВ 21

Вопросы к главе 26

5. ФИЛЬТРАЦИЯ СПИСКОВ 27

5.1. ФИЛЬТР ПО СПИСКУ ЗНАЧЕНИЙ 27

5.2. ФИЛЬТР ПО УСЛОВИЮ 30

5.3. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА 32

5.4. ФИЛЬТРАЦИЯ НА ОСНОВЕ ДАННЫХ ТИПА «ДАТА» 51

Вопросы к главе 52

6. ВЫЧИСЛЕНИЕ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ 54

Вопросы к главе 57

7. АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ И СВОДНЫХ ДИАГРАММ 58

7.1. ОСНОВЫ РАБОТЫ СО СВОДНЫМИ ТАБЛИЦАМИ И СВОДНЫМИ ДИАГРАММАМИ 58

7.2. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ 59

7.3. ИЗМЕНЕНИЕ ВИДА ДАННЫХ И ОТЧЕТА СВОДНОЙ ТАБЛИЦЕ 72

7.4. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ СВОДНЫХ ДИАГРАММ 76

Вопросы к главе 84

8. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ 86

Вопросы к главе 89

9. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАСТЕРА ФУНКЦИЙ EXCEL ДЛЯ РАБОТЫ СО СПИСКОМ (БАЗОЙ ДАННЫХ) 90

9.1. ФУНКЦИИ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ 90

9.2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАСТЕРА ФУНКЦИЯ ДЛЯ РЕШЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАДАЧ 97

Вопросы к главе: 103

10. РАСЧЕТ ЗАДОЛЖНОСТИ (с использованием функций базы данных) 105

11. УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ТИПОВОГО ВАРИАНТА КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 115

11.1. ТИПОВОЙ ВАРИАНТ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 115

11.2. ПРИМЕР ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 117

12. ЗАДАНИЕ ДЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ 136

ВАРИАНТ 0 136

ВАРИАНТ 1 138

ВАРИАНТ 2 140

ВАРИАНТ 3 142

ВАРИАНТ 4 144

ВАРИАНТ 5 146

ВАРИАНТ 6 148

ВАРИАНТ 7 150

ВАРИАНТ 8 152

ВАРИАНТ 9 154

ГЛОССАРИЙ 156

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ 169

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 170

Введение

Учебное пособие «Работа со списками и таблицами MS Excel 2007» посвящено изучению возможностей MS Excel 2007 при обработке таблиц (списков). Основой при его создании послужила предыдущая книга авторов¹ [22]. Далее, если это не будет дополнительно оговорено, в тексте будет употребляться просто Excel.

В данном варианте предложенного вам учебного пособия внимание уделено изучению приемов, повышающих эффективность обработки табличных данных в Excel 2007 по сравнению с его предыдущей версией.

Основная задача курса – ознакомление с общими принципами обработки табличных данных, таких как: работа с большими таблицами, сортировка, отбор (фильтрация) данных и их последующий анализ, подведение промежуточных итогов, сводные таблицы, консолидация данных и функций Excel для работы с базой данных.

Предлагаемое учебное пособие содержит полный пакет необходимых учебно-методических материалов, который включает в себя теоретический материал, практические задания, вопросы для проверки знаний, расшифровку основных терминов, библиографический список.

Данное учебное пособие имеет электронную версию, которую можно изучать либо в автономном режиме, либо используя возможности удаленного доступа через Интернет.

В качестве операционной системы выбран Microsoft Office XP посмотреть который можете в работах [1, 6]. Предполагается, что читатель уже ознакомлен с основами работы в MS Excel 2007 на уровне начинающего пользователя [23]². Усовершенствовать свои знания по MS Excel 2007 можно по книгам, список которых представлен в разделе MS Office Excel XP и 2007 библиографического описания.

Пособие построено таким образом, что вначале приводится теоретическая часть раздела, а затем она уточняется на примерах. Практическое задание выделено полужирным шрифтом. Сам ход выполнения практического задания выделен курсивом.

1. Понятия о таблицах (списках) в ms excel 2007

Возможность работы с таблицами появилась в версии MS Excel 2007³ [29] и представляет собой дальнейшее развитие концепции списков, использовавшихся в более ранних версиях Excel [22].

В MS Excel 2007 появился ряд удобных инструментов, которые обеспечивают анализ данных в таблице, а также создание профессионально выглядящих отчетов. Например, облегчается сортировка и фильтрация данных, обеспечивается форматирование таблиц с помощью коллекции стилей, добавление строк и итоговых строк, создание диаграмм и сводных таблиц, обновляющихся автоматически после удаления или добавления строк.

Таблица (список) состоит из следующих компонентов:

• Область таблицы. Строки заголовка, строки данных, а также необязательная строка итогов.

• Область столбцов. Столбцы в списке являются полями записи в базе данных.

• Заголовок столбца. Заголовки столбцов списка являются именами полей в базе данных.

• Заголовок строки. Имена, присвоенные всем строкам данных.

• Строка данных. Специфическая информация, которая подсчитывается на основе столбцов. Каждая строка в таблице является записью в базе данных.

• Строка итогов. Итоговая строка предназначена для вычислений на базе любого столбца данных.

При этом сохраняется концепция списков (баз данных), используемых в предыдущих версиях Excel.

Для использования в Excel списка в качестве базы данных не требуется каких-либо подготовительных действий. При выполнении характерных для баз данных операций, таких как поиск, сортировка или подведение итогов, список автоматически обрабатывается как база данных.

В Excel предусмотрен ряд удобных средств для организации и обработки данных в таблице (списке). Чтобы воспользоваться этими средствами вводите данные в таблицу (список) в соответствии с нижеизложенными правилами.

Правила создания таблицы (списка)

Размер и расположение таблицы (списка)

• Не создавайте более одной таблицы (списка) на листе, поскольку некоторые средства, такие как фильтрация, обрабатывают одну текущую таблицу (список).

• Оставьте, по крайней мере, один пустой столбец и одну пустую строку между таблицей (списком) и другими данными листа. Это необходимо для автоматической идентификации таблицы (списка) при сортировке, фильтрации и подведении итогов.

• Не размещайте данные слева и справа от таблицы (списка), поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации.

Заголовки столбцов

• Создавайте заголовки столбцов в первой строке таблицы (списка). Далее они будут использоваться в отчетах и для поиска и организации данных.

• Чтобы выделить заголовки столбцов, используйте известные вам средства форматирования.

Содержимое строк и столбцов

• Все ячейки столбца должны содержать однотипные данные.

• Не вводите пробелы перед содержимым ячейки, поскольку они влияют на порядок сортировки и результаты выполнения операции поиска.

• Используйте один формат для всех ячеек столбца.

 Выполнение задания

Для приобретения практических навыков работы со списками откройте в MS Excel файл БД списки 07 (для студентов).