Хаттама

 Анықтамасы:

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау, шешім шығару мен қаулы қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.

Мәжіліс, отырыс барысында қаралған мәселелер бойынша көп жағдайда қаулы қабылданады я болмаса шешім шығарылады. Ал қабылданған қаулы мен шығарылған шешімнің жүзеге асырылуы міндетті, сондықтан хаттама мазмұн-мақсатына қарай өкілетті құжат болып табылады. Мекеме жұмысының бағыты мен тыңдалған, қаралған мәселенің ерекшелігіне қарай жазылатын хаттама түрлері көп. Мысалы, мәжіліс хаттамасы, кеңес хаттамасы, тексеру хаттамасы, жауап алу хаттамасы т.б. Бұлардың әрқайсысының мазмұндық тұрғыдан алғанда ерекшелігі болғанымен, барлығының жазылуы мен рәсімделуінде көп өзгешелік жоқ. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне ұйым хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқаша да, толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.

Хаттаманы “хатшы” отырыс кезінде жүргізеді.

Отырысқа (мәжіліске, жиналысқа) қатысушылардың сөздерін жазып отырады (конспект). Кейбір жағдайларда (стенография жасайды) немесе диктофонға жазып алады.

Хаттаманың күні (отырыс, мәжіліс) жиналыс өткен күн болып табылады, ал хаттаманың нөмірі – алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (реттік нөмір жыл басынан басталады).

Хаттаманың тақырыбы (отырыс, мәжіліс) қандай жиналыс екендігі көрсетіліп жазылады. Мысалы, «комиссия отырысы», «бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы», «кафедраның мәжілісі». Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін ресімдеуге болады.

Хаттаманың түрлері:

1. Қысқа хаттама.

2. Толық хаттама.

1. Қысқа хаттамалар жиналыс барысында жазылады. Бірақ, қысқа хаттамада сөйлеген сөздердің, тыңдалған мәселелердің толық мәтіні келтірілмейді. Тек қана, қосымша ретінде (мысалы, тыңдалған жылдық есеп, баяндама т.б.) тіркеледі.

Қысқаша хаттама талқылау кезінде айтылған ескертпелер мен пікірлердің сипаты туралы түсінік алуға мүмкіндік бермейді. Хаттаманың бұл түрі жедел мәжіліс өткізгенде не сөйлеген сөздердің мәтіндері хаттамаға қоса берілгенде немесе стенограмма бар болғанда жасалады.

2. Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің мәтіні толлық көрсетіледі.

Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған қаулының немесе шығарылған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

Жиналыстың барысында хаттаманың бірінші нұсқасы жазылады. Хаттама нақтыланады, тексеріледі, редакцияланады және 5 күндік мерзімде толық рәсімделеді.

Толық дайындалған хаттамаға төраға және хатшы қол қояды.

Хаттамалар мекеменің маңызды құжаттарының бірі. Сондықтан хаттамалар мекемеде 10 жыл көлемінде сақталады. Он жылдан кейін сақтауға мұрағатқа жіберіледі.

Хаттаманың мәтіні 2 бөліктен тұрады.

• Кіріспе бөлік.

• Негізгі бөлік.

 Құрылымы:

Кіріспе бөлік:

• Мекеменің, (ұйымның, кәсіпорынның) атауы;

• Құрылымдық бөлімшенің атауы;

• Құжаттың тақырыбы;

• Құжат нөмірі мен құжат атауы;

• Отырыстың (мәжілістің, жиналыстың) өткізілген орны мен күні, айы, жылы;

• Мәжіліс төрағасы мен хатшы туралы мәлімет;

• Қатысқандар мен қатыспағандар туралы мәлімет;

• Күн тәртібі;

Негізгі бөлік:

• Тыңдалған мәселелер туралы мәлімет;

• Жарыссөзде сөйлегендер туралы мәлімет;

• Дауысқа салу;

• Қабылданған қаулы / (шығарылған шешім) туралы мәлімет;

• Төрағаның және хатшының қолдары.

Бұлардың әрқайсысын төмендегідей үлгіде толтыруға болады.

1. Мекеменің, (ұйымның, кәсіпорынның) атауы. Мекеменің атауы және өткізіліп отырған шара түрі іс қағазының ортасына жазылады. Мысалы,