Қызметтік хаттар

Қызметтік хат – мекемелер арасында байланыс орнату, ақпарат алмасу т.б. да ресми мақсаттарда қолданылатын іс қағазының бір түрі.

Хаттар басқа мекемелермен және кәсіпорындармен әр түрлі сұрақтар бойынша жедел байланыс орнату үшін жазылады.

Қызметтік хаттар өзіне тән ресми, кеңселік стилімен ғана емес, тұрақты қолданылатын қалыптасқан сөз тіркестерімен және өзіне тән терминдердің жиі қолданылуымен ерекшеленеді.

Қызметтік хаттар:

• Сенімді.

• Қысқа.

• Нақты жазылуы керек.

• Бір сөз максимум ақпарат беру керек.

Функционалды белгісіне қарай 2-ге бөлінеді.

• Жауап қайтаруды қажет ететін хаттар.

• Жауап қайтаруды қажет етпейтін хаттар.

Жауап қайтаруды қажет ететін хаттар:

Өтініш хат, ұсыныс хат, үндеу хат, талап хат.

Жауап қайтаруды қажет етпейтін хаттар:

Бұйрық хат, ескерту хат, алғыс хат, дәлел хат, шақыру хат, жарнама хат, ақпараттық хаттар т.б.

Қызметтік хаттар 3 бөлімнен тұрады.

Кіріспе бөлім. Дәлелдеме бөлім. Қорытынды бөлім.

• Кіріспе бөлімде – хатты жазуға түрткі болған негізгі себептер жазылады.

• Дәлелдеме бөлімде – хатты алушыға сұрақтың дұрыс қойылғандығын дәлелдейтін және оның оң жауап қайтаруына түрткі болатын сандық мәліметтер, логикалық қорытындылар және т.б. дәлелдемелер.

• Қорытынды бөлімде – сұрақтың мәні, негізгі ойы айтылады: келісу немесе бас тарту, ұсыну немесе сұрау және т.б.

Мәтінді құрастыруда мынадай тірек сөздер пайдаланылады:

Өтінемін, кәсіпорын өтініш жасайды, басшылық пен еңбек ұжымы өтініш жасайды, ұсыныс енгіземіз, ұсынамыз, хабарлаймыз, түсіндіреміз, мәлімдейміз, т.с.с.

Рәсімдеу:

• Хаттар бланкіде толтырылады немесе А-4 форматты қағазға жазбаша да жазылады;

• Хат тек бір сұрақ бойынша құрылады;

• Хаттың ұсынылатын көлемі – 1 бет (мүмкіндігінше хатты бір бетке сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады);

• Хат 2 дана болып жасалады, хаттың түпнұсқасын кәсіпорын бланкісінде, ал көшірмесін таза стандартты қағазға (А-4) жазады;

• Хат кәсіпорынға, кәсіпорын бөлімшесіне, лауазымды тұлғаға немесе жеке тұлғаға жіберіледі.

Қызметтік хаттардың түрлері:

Өтініш хат Ресми хат Ұсыныс хат Сұраныс хат Жолдама хат Баяндау хат Ақпарат хат Циркуляр хат

Шағым хат Бас тарту хат Хабарлама хат Жауап хат Ілеспе хат Ескертпе хат Талап ету хат Түсінікхат т.б.

 Қызметтік хаттардың құрылымы:

• Кәсіпорынның атауы

• Кәсіпорын бөлімшесінің атауы (кейбір жағдайларда)

• Кәсіпорын туралы анықтамалық деректер

• Күні, айы, жылы

• Тіркелім нөмірі

• Хатты алушы

• Мәтінге тақырып

• Негізгі мәтін

• Хат жіберушінің аты-жөні, қолы

Өтініш хат

 Анықтамасы:

Белгілі бір мекемеден атқаратын қызметіне лайық мәселелерді шешуге тілек-өтініш білдіретін хат.

• Үлгі-1: