1.2 Создание таблиц базы данных

Таблицы можно создать в следующих режимах:

- режим конструктора – создание таблицы путем задания имен полей и типов данных;

- режим таблицы – создание таблицы путем заполнения и редактирования полей таблицы;

- режим мастера таблиц – создание таблицы с помощью программы мастера;

- режим импорта таблиц – создание таблицы путем ввода данных из внешнего файла (другой базы данных, электронных таблиц и т.д.);

- режим связи с таблицами – создание таблицы путем установления связи между базой данных Access и данными из внешнего файла, при этом, изменения внешних данных переносятся в базу данных Access.

1.2.1 Создание таблицы в режиме конструктора

Рассмотрим создание таблицы в режиме конструктора:

1. В окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке Создать;

2. В окне «Новая таблица» выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке ОК (рис. 1.3). В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы (рис. 1.4).

Рисунок 1.3 – Создание новой таблицы

Рисунок 1.4 – Создание таблицы в режиме конструктора

Заголовки столбцов будущей таблицы вписываются в Имя поля. Имена полей могут содержать русские, латинские буквы, цифры без пробелов.

Для создания поля необходимо мышью выделить нужную позицию и ввести имя поля или воспользоваться командой Вставка → Поле, после чего новая строка будет добавлена над строкой, в которой установлен курсор.

Перемещение и удаление полей осуществляется с помощью мыши путем вызова контекстного меню. Чтобы удалить поле его необходимо выделить. Для выделения смежных полей используется клавиша Shift, а несмежных – Ctrl.

1.2.1.1 Определение типов данных полей

После создания для каждого поля необходимо определить тип данных (рис. 1.5), которые будут вноситься в столбец с указанным названием.

Рисунок 1.5 – Типы данных полей

В Access применяются следующие типы данных:

Текстовый – устанавливается по умолчанию и применяется для ввода текста и чисел длиной до 255 символов, которые не используются в формулах;

Поле MEMO – используется для ввода текста или чисел в виде заметок или длинных описаний длиной до 64000 символов;

Числовой – применяется для числовых данных, используемых в формулах. Тип и размер значений задаются в свойствах размер поля и формат поля;

Дата / время – для ввода данных даты и время, длина поля 8 байт;

Денежный – используется для работы с денежными данными, предупреждает округления во время вычислений. Размер поля – 8 байт;

Счетчик – используется для ввода чисел, которые автоматически увеличиваются на единицу при добавлении новой записи. Если свойство поля Новые значения имеет значение: Последовательные - выполняется добавление числа, получаемого увеличением на единицу номера предварительной записи; Случайные - для счетчика генерируется случайное число. Размер поля - 4 байта;

Логический – применяется к полям, которые могут содержать только одно из двух значений (ДА/НЕТ, Истина/Ложь, ВКЛ/ВЫКЛ). Размер поля – 1 бит;

Поле объекта OLE – используется для связывания или внедрения объектов (документов MICROSOFT WORD, электронных таблиц MICROSOFT EXCEL, рисунков, звуков и т.д.). Для изображения объектов в формах и отчетах необходимо применять элемент управления Присоединенная рамка объекта. Размер поля ограничивается объемом диска;

Гиперссылка – применяется для хранения гиперссылки в виде UNC (стандартный формат пути файла) или URL (адрес объекта в INTERNET или внутренней сети). Размер поля - до 64000 символов;

Мастер подстановок – используется для определения поля, с помощью которого можно выбрать значение из другой таблицы или из списка значений. При выборе данного типа загружается мастер.

Заполнение строк столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для более подробного описания каждого поля предусмотрена вкладка Общие, в которой задаются следующие свойства полей (рис. 1.6):

• размер поля – для задания размера и типа данных, вводимых в поле;

• формат поля – для указания формата вывода значений данного поля (рис. 1.7); для типа данных Дата/Время можно выбрать формат из набора (рис. 1.8);

Рисунок 1.6 – Заполнение свойств поля с помощью вкладки общие

• число десятичных знаков – позволяет задать число разрядов;

• маска ввода – позволяет вводить любые данные в поле. Маску ввода можно создать вручную или использовать Мастер масок посредством кнопки ;

Рисунок 1.7 – Задание формата поля

Рисунок 1.8 – Форматы Дата/Время

• подпись поля – позволяет задать подпись поля для использования в формах и отчетах, в случае отличия от имени поля;

• значение по умолчанию – позволяет задать значение, которое будет автоматически вводиться во все новые записи;

• условие на значение – позволяет задать условие, накладывающее ограничение на значения, которые вводятся в данное поле;

• сообщение об ошибке – сообщение, появляющееся при вводе значения с нарушением наложенного условия;

• обязательное поле – определяет, может ли это поле оставаться незаполненным при вводе данных;

• индексированное поле – позволяет построить индекс для поля, основное назначение которого – ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Возможные значения:

• Нет – индекс отсутствует или удаляется существующий индекс;

• Да (допускаются совпадения) – создает индекс, если в нем допускаются совпадения значений для разных записей;

• Да (совпадения не допускаются) – создает уникальный индекс;

• смарт-теги – позволяет создать смарт-теги, применяемые к полю.