11.4 Юридична документація

Юридична документація повинна включати усі контракти, що укладаються або укладалися Товариством, та пов'язане з ними листування; документацію та листування щодо судових або арбітражних спорів; листування та звіти, що надаються Товариством до державних органів і навпаки. Зазначену документацію можна розділити на дві категорії:

1. Документація, що перебуває у роботі: договори, термін дії яких ще не закінчився; документація щодо судових та арбітражних справ, що знадяться в процесі розгляду; звіти поточного року, що надаються до державних органів. Ця документацій повинна зберігатися у фахівця (виконавця), що від відає або контролює певну сферу діяльності Товариства.

2. Архівна документація: договори, термін дії яких вже закінчився; документа­ція щодо судових та арбітражних справ, в яких будь-коли брало участь Товариство; звіти за минулі роки та інша документація минулих років. З метою пос­тійного чи тимчасового зберігання документів Товариства може створити архів (архівний підрозділ). Звіти необхідно зберігати в архіві протягом часу, пе­редбаченого відповідними нормативно-правовими ак­тами. У випадках, коли законодавство України окремо не визначає терміну та порядку збереження докумен­тації на підприємстві, акціонерні товариства зобов'язані зберігати документи протягом терміну, визначеного Положенням про архіви підприємства, що затверджу­ється Загальними зборами акціонерів.

Юридична документація, в свою чергу, поділяється на такі види:

1. Договори:

• документи, що стосуються кредитів, угоди щодо цінних паперів, догово­ри купівлі продажу, застави та інші договори, за якими Товариство пря­мо чи опосередковано має дебіторську або кредиторську заборгованість;

• договори про оренду та угоди, що стосуються нерухомого майна, яке є власністю Товариства або перебуває в його користуванні;

• договори з партнерами щодо розроблення, виробництва або поставки про­дукції Товариства (включаючи всі інженерні та проектні креслення);

• договори з постачальниками, дистриб'юторами, транспортними агента­ми та інші договори, що укладені Товариством з партнерами;

• договори Товариства, які стосуються переходу права власності на акції Товариства.

2. Процесуальні документи (судові процеси та арбітраж):

• копії усіх листів, претензій, позовів, що пред'являються Товариством або до Товариства;

• копії усіх рішень суду або арбітражного суду стосовно будь-яких судо­вих або арбітражних процесів, у яких брало участь Товариство;

• записи щодо всіх судових спорів, що очікуються.

3. Документація, що стосується цінних паперів Товариства:

• документи щодо реєстрації випуску цінних паперів у Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку;

• реєстр власників іменних цінних паперів Товариства;

• звітність Товариства, пов’язана з випуском та обігом цінних паперів;

• річна звітність Товариства про свій фінансово-господарський стан та результати діяльності перед громадськістю та Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку;

• квартальна звітність Товариства, що самостійно веде реєстр власників іменних цінних паперів, перед Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку.

4. Документація, що стосується інтелектуальної вартості Товариства.

Інтелектуальна власність є виключним правом на отримання доходу від доку­ментально засвідчених розробок та результатів творчої діяльності. У міжнародній практиці інтелектуальну власність поділяють на такі категорії:

• об'єкти промислової власності (патенти на винахід, свідоцтва на корисні моделі, патенти на промислові зразки, свідоцтва на товарні знаки, фірмові найменування та інша інтелектуальна власність, що належить Товариству або зареєстрована Товариством у відповідних державних установах тощо);

• об'єкти авторського права (наукові публікації, в тому числі монографії, дисертації, звіти про науково-дослідні, конструкторсько-технічні та проектні роботи, аудіовізуальні твори, витвори архітектури, містобуду­вання, програми для електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), бази даних, топології інтегральних мікросхем тощо). Як правило, авторське право має бути належним чином зареєстроване;

• ноу-хау (комерційні таємниці, технологічні таємниці, фінансові таємни­ці, організаційні таємниці тощо);

• права, що випливають із ліцензійних договорів, укладених Товариством, на використання винаходів, захищених патентами, що належать іншим особам або навпаки дозволяють третім особам використовувати патен­ти Товариства за певну плату;

• права, що випливають із укладених Товариством договорів, на викорис­тання комп'ютерних програм;

• інші аналогічні права.

5. Періодичні звіти, що надаються в інші державні органи

Крім фінансової звітності та звітності щодо роботи з цінними паперами в То­варистві існують інші види звітності, що передбачаються чинними нормативно-правовими актами України. З метою полегшення роботи на підприємстві рекомен­дується розробити та прийняти Положення про організацію звітності в Товаристві, яке передбачало б порядок складання звітності на підприємстві, термін її надання в державні органи, особу (осіб), відповідальних за правильне складання звітів та сво­єчасне їх надання до державних органів.

Так, наприклад, Товариство періодично надає звіти до:

• органів статистики – звіти щодо заборгованості із заробітної платні, звіти щодо екологічних платежів, виплат за природні ресурси та поточ­ні платежі на охорону природи, звіти про зовнішню трудову міграцію та інші звіти;

• державної служби зайнятості – звіти щодо кількості працівників у То­варистві, про наявність робочих місць, звільнених та прийнятих на ро­боту працівників, інші види звітів;

• пенсійного фонду – бухгалтерська документація, звіти про сплату страхових внесків до пенсійного фонду, інша документація;

• інших органів відповідно до чинного законодавства України.