4. Документація та діловодство

Документація — це письмове подання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Документи можна класифікувати за різноманітними ознаками.

За змістом:

• адміністративна;

• планово-облікова;

• комерційна;

• фінансова;

• зовнішньоекономічна;

• бухгалтерська;

• з обліку кадрів;

• технічна та ін.;

за складністю:

• проста (відображає один процес);

• складна (відображає кілька процесів);

за призначенням:

• індивідуальна;

• типова;

за місцем у менеджменті:

• службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо);

• розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);

• спеціальна (фінансова, бухгалтерська, планова, звітна та ін).

Процес, пов’язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням тощо, називають діловодством (справочинством).

Його функції такі:

• попередній розгляд і облік документів, довідково-інформаційне обслуговування;

• контроль виконання;

• удосконалення (раціоналізація) документообігу;

• експедиційна обробка та транспортування документів.

Виділяють такі системи діловодства:

• централізовану, коли вся документація скеровується в якийсь єдиний центр організації, наприклад у канцелярію;

• децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

• змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією (канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро тощо).

5. Графіки та їх роль у менеджменті

Графіки — це способи наочного зображення стану й ходу виробничо-господарської діяльності за допомогою умовних позначень (точок, ліній, фігур тощо). Графік має два елементи:

• графічний образ, або систему накреслень;

• легенду (експлікацію), тобто умовні позначення на графіку.

При застосуванні графіків слід пам’ятати про:

• наочність;

• змістовність;

• універсальність;

• зручність у користуванні.

Використовують такі групи графічних засобів:

1. Органіграми, які характеризують структуру і взаємовідносини явища;

• класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

• оргсхеми (структура підприємств, цехів);

• оперограми (порядок руху сировини, деталей);

• хроноперограми (порядок руху в часі) тощо.

2. Топограми, що відображають явища у просторі:

• маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

• планування виробничих дільниць, робочих місць;

• схеми змащування обладнання;

• маршрут руху багатоверстатника тощо.

3. Хронограми, які характеризують зміну явищ у часі:

• циклограми;

• планово-контрольні графіки;

• диспетчерські графіки руху транспорту тощо.

4. Діаграми, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ):

• діаграми порівняння показників;

• діаграми зміни показників;

• діаграми розподілу показників;

• хронодіаграми тощо.

Література

1. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. -Львів: Світ, 1995. - С. 121-135 (методи); С. 136-141 (комунікації).

2. Мескон М.Х.. Альберт М.. Хедоури Ф. Основи менеджменту. - М., 1992. - С. 165-193 (комунікації)

3. Фатхудинов Р.А. Система менеджменту. - М.. 1996, - С. 208-221 (комунікації).

4. Шегда А.В. Основи менеджменту. - К.: Товариство "Знання'', КОО, 199У. - С. 117-126 (методи); С. 407-427 (комунікації).

тема № 8: “Технологія прийняття управлінських рішень.”

План.

1. Суть та характерні особливості управлінських рішень, програмовані та непрограмовані рішення.

2. Технологія прийняття та реалізації рішення.

3. Класифікація рішень.

4. Методи оптимізації прийняття управлінських рішень.

5. Типи і види моделей, які застосовуються в управлінській практиці.

Література

І. Суть та характерні особливості управлінських рішень, програмовані та непрограмовані рішення.

Ухвалення рішення — це основа діяльності організації. Від якості розробки, прийняття га впровадження управлінських рішень залежить ефективність використання людських, матеріальних, фінансових. енергетичних та інформаційних ресурсів конкретної організації. За результатами рішень відбувається процес порівняння, аналізу та оцінки запланованих показників і досягнутих результатів.

Ухвалення та виконання управлінських рішень — найголовніший оціночний критерій керівних здібностей. Адже від оцінки рішень та процесу їх ухвалення, форм впровадження, виконання залежить продуктивність праці, економне та раціональне використання спожитих ресурсів, рівень інформаційної системи, мотивація персоналу та багато ін. аспектів управління.

Ухвалення управлінського рішення — це вибір однієї з кількох можливих альтернатив. Тобто, це модель, у якій фігурує певне число варіантів та можливість обрати кращий з них. Відсутність вибору ускладнює процес ухвалення рішення. Ця ситуація передбачає, що рішення вже ухвалив хтось інший або непідвладні сили.

Результатом обраного рішення повинна бути якась дія. Можна дійти висновку, що "прийняті я рішень означає процес , завдяки якому обирається лінія поведінки, як вирішення певної проблеми". Тут ключовими поняттями е процес, лінія поведінки, вибір, вирішення і проблема. Звідси, дві умови ухвалення рішення — визначення проблеми і вибір рішення.

Рішення — це вибір альтернативи можливих дій (М.Мескон, М.Альлберт, Ф.Хедоурі).

Найповніше визначення процесу прийняття рішень в організаціях звучить наступним чином: "Ухвалення рішень в організаціях охоплює створення вибору для зміни певного існуючого стану, вибір однієї лінії поведінки з кількох можливих, мобілізацію певних організаційних та індивідуальних ресурсів на виконання рішення і діяльність, спрямовану на досягнення бажаного результату ". ухвалення рішень по і ребус ви і раї ресурсів. Це—виконавча фаза ухвалення рішення. Процес ухвалення рішень передбачає якусь визначену ціль чи мету діяльності — розв'язання проблеми, створення нового рівня виконання чи запобігання певній ситуації.

Управлінське рішення можна класифікувати насамперед за такою ознакою: одне й те саме рішення ухвалюється за схожих обставин або ж різка зміна останніх змушує ухвалювати нове рішення. Тобто на цій основі розрізняють програмовані (програмні) та непрограмовані (непрограмні) рішення.

Мургед і Гріффін розробили зведену таблицю, що характеризує загальні переваги та недоліки програмованих га непрограмованих рішень.

Програмовані рішення базуються на звичці, заведеному порядкові або процедурній політиці і ухвалюються за типових обставин. Програмовані рішення найкраще впроваджуються в організаціях зважаючи на раціональність та ефективність їхньої діяльності. Програмовані рішення — це результат програмованих кроків (заходів чи дій), що сприяють вирішенню проблеми. Як правило, у цих випадках число альтернатив обмежене і вибір повинен бути зроблений в межах напрямів, що визначені динамікою розвитку організації.

Коли виникають проблеми або ситуації, для яких програмоване рішення не придатне або невідоме, то керівники або особи, від яких залежить ухвалення рішення, повинні звернутися до непрограмованого. Характеристики непрограмованих рішень передбачають слабку структуру, що зумовлена браком інформації. незатверджену процедуру. Непрограмовані рішення приймаються у ситуаціях, які внутрішньо не структуровані. відносно нові або ж зустрічаються вперше. Такі ситуації залежать від невизначених обставин, від неконтрольованих сил, від впливу непередбачених чинників.

Інколи в складних ситуаціях практикують компроміси — нейтральне чи тимчасове вирішення проблеми, що умовно задовольняє на даному етапі всі сторони, які беруть участь у конфлікті